Kategorie:Rechnung

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Rechnungen können über den Reiter "Rechnung" der Buchung ausgedruckt werden.

1 Rechnungsinhalt

1.1 Rechnungsposten Beschreibung Einheit

Der beschreibende Text nutzt Template Variablen um automatisch Informationen aus jeder Buchung einzufügen. Wenn hier nichts eingetragen wird nutzt das System die Standardeinstellung (Name der Einheit gefolgt von Check-in und Check-out Datum).

1.2 Rechnungsposten

Artikel, die hier angelegt werden, stehen als Auswahl im Reiter "Rechnung" jeder Buchung zur Verfügung, damit Sie bei Bedarf schnell zur Rechnung hinzugefügt werden können. Sie werden nicht auf der Buchungsseite aufgeführt.

Über Template Variablen können die Werte in die Rechungen, Buchungs- oder Mailtemplates eingefügt werden.

1.3 Rechnungsnummer

Um eine einmalige fortlaufende Rechnungsnummer zuzuordnen öffnen Sie die Buchung und klicken im Reiter "Rechnung" auf "Rechnungsnummer erzeugen". Rechnungsnummern werden pro Benutzerkonto oder Subaccount vergeben.Wenn Sie mehrere Unterkünfte haben, und separate Rechnungskreise benötigen, können Sie Subaccounts nutzen. Die Standardeinstellung für die erste Rechnungsnummer ist 1. Eine abweichende "Nächste Rechnungsnummer" kann in KONFIGURATION->BENUTZERKONTO->EINSTELLUNGEN eingestellt werden.

Wenn Sie automatisch Rechnungsnummern erzeugen wollen, können Sie hierfür in KONFIGURATION-GÄSTEMANAGEMENT-AUTO ACTIONS eine Auto Action anlegen.Es ist eine Vorlage verfügbar, die Sie weiter anpassen können. Verwenden Sie die Kontexthilfe (?Icons) in der Auto Action und auf der Hilfeseite (klicken Sie auf ?Hilfe" im Menü oben rechts) für weitere Anweisungen.

Unter BERICHTE-INDIVIDUELLE BERICHTE können Sie individuelle Berichte erstellen. Wenn Sie die Spalte "Rechnungsnummer erzeugen" hinzufügen, hat der Bericht Buttons über welche Sie die Funktion ausführen könnnen.

1.3.1 Nach Rechnungsnummer suchen

• Unter BERICHTE - STANDARD BERICHTE können Sie einen Bericht "Rechnungsnummern" ziehen. Hier können Sie nun mit dem Browser nach einer Rechnungsnummer suchen.

• Sie können auch einen individuellen Bericht erstellen. Ziehen Sie das Feld 'Rechnungsnummer' in die anzuzeigenden Spalten. Nun können Sie nach einer Rechnungsnummer suchen. Diesen Bericht können Sie im Dashboard anzeigen.

1.4 Rechnungsdatum

Wenn eine Rechnungsnummer generiert wird, ist das Rechnungsdatum das Datum an dem die Rechnungsnummer hinzugefügt wurde.

1.5 Status

Im "Status" Feld können Sie ergänzende Informationen z.b. zur Zahlungsart oder Mehrwertsteuer hinzufügen. Die Standardeinstellungen für die Statuswerte von Upsell Posten und Extra Rechungsposten können Sie selbst wählen. Nutzen Sie die Kontexthilfen (? Icons) unter "Rechnungsposten" und in "Upselling" für weitere Informationen.

[INVOICETABLEPART:status1,status2,!status4] - generiert eine Rechnungstabelle nur mit den Posten, die diesen Status haben. Mehrere Status können getrennt durch Komma eingegeben werden. Im einen Status auszuschließen setzen Sie ein Ausrufungszeichen davor z,B, !status1.

Diese Template Variablen ziehen die Gesamtsummen aus der Buchung:

[INVOICEPARTCHARGES:]

[INVOICEPARTPAYMENTS:]

[INVOICEPARTBALANCE:]

Fügen Sie den Status hinter dem : ein. Mehrere Status können durch Komma getrennt eingegeben werden. Es kann auch ein Multiplikator oder eine Anpassung hinzugefügt werden.

Über ein Ausrufungszeichen ! kann ein Status ausgeschlossen werden

Beispiel: Ein Hotel nutzt die Status kurtaxe, restaurant und bar

[INVOICEPARTCHARGES:restaurant,bar!kurtaxe:10%] errechnet die Summe aller Rechnungsposten mit den Status bar oder restaurant aber nicht kurtaxe und nimmt eine 10%ige Anpassung vor.

Individuelle Rechnungssumme

Sie können eine Rechnungssumme nur für bestimmte Upsell Posten ausweisen oder Upsell Posten von der Rechnungssumme ausschließen. Wenn Sie diese Funktionalität nutzen möchten ergänzen Sie einen Status abgetrennt durch das einen senkrechten Strich z.B. Beschreibung | Status (in KONFIGURATION->BUCHUNGSMASCHINE->UPSELLING).

1.6 Rechnung erstellen

Um eine Rechnung zu erstellen gehen Sie zu BUCHUNGEN, öffnen die Buchung, für die Sie eine Rechnung erstellen möchten und klicken dort auf den Reiter "Rechnungen"

• Der Rechnung können über "Hinzufügen" weitere Posten hinzugefügt werden.
• Über "Preis und ausstehende Zahlung neu berechnen" kann der Preis automatisch neu berechnet werden, wenn eine Änderung vorgekommen wurde. Optionale Upselling Posten können manuell angepasst werden.
• Wenn Sie manuell Zusätze in Rechnungen einfügen wollen könnne Sie dafür unter (KONFIGURATION) UNTERKÜNFTE > BUCHUNGSFRAGEN eine "Interne" individuelle Frage anlegen. Die Antwort fügen Sie über eine Template Variable in die Rechnung einfügen.
• Um eine Rechnung auszudrucken klicken Sie auf "Rechnung drucken". Dort können Sie auswählen, welches Template für den Druck genutzt wird.

1.7 Template Variablen

Als Standardeinstellung enhält das Rechungsformular die Template Variable [INVOICETABLE]. Verschiedene andere Template Variables mit anderen Inhalten sind verfügbar.

Als Service für den Gast wird der Inhalt der Bestätigungs- und Rechnungstabelle immer die Sprache des Gastes verwenden, auch wenn diese nicht unterstützt wird.

1.8 Rechnung mit Steuern

Die Standardeinstellung für im Preis enthaltene Mwst. kann unter KONFIGURATION->UNTERKÜNFTE->REGELN vorgenommen werden.

Um Rechnungen mit Steuer auszuweisen verwenden Sie die Template Variable [INVOICETABLEVAT]

Steuern, die nicht im Preis enthalten sind (z.B. Bettensteuer) können unter KONFIGURATION->BUCHUNGSMASCHINE->UPSELLING angelegt werden.

1.9 Rechnungen schließen / Mehrere Rechnungen

Rechnungen können geschlossen werden, sobald eine Rechungsnummer zugewiesen wurden. Wird diese Funktion genutzt, sind Rechnungen danach nicht mehr editierbar. Die Rechungsposten werden aus dem Reiter "Kosten und Zahlungen" entfernt. Werden neue Rechungsposten hinzugefügt, wird automatisch eine neue Rechnung angelegt.

Diese Funktion kann in KONFIGURATION->BENUTZERKONTO->EINSTELLUNGEN aktiviert werden.

Wenn Sie eine Rechnung geschlossen haben, können Sie die Buchung nicht mehr löschen.

2 E-Rechnung (Beta)

Sie können E-Rechnungen im ZUGFeRD / Factur-x Format erstellen.

• E-Rechnungen sind nur verfügbar, wenn das PDF manuell aus der Buchung über den Button „Rechnung drucken“ erzeugt wird
• Um E-Rechnungen zu aktivieren, müssen Sie unter (KONFIGURATON) GÄSTEMANAGEMENT > RECHNUNG „E-Rechnung“ den „Name des Unternehmens “ eingeben
• Sowohl das Land des Gastes als auch des Gastgebers sind obligatorisch
  • Wenn Sie kein Land in (KONFIGURATON) GÄSTEMANAGEMENT > RECHNUNG „E-Rechnung“ angeben, wird das Land der Unterkunft verwendet.
  • Wenn es kein Land für den Gast in der Buchung gibt, wird stattdessen das Land der Unterkunft verwendet
• Damit die Rechnung gültig ist, müssen Sie Ihre Steuernummern in (KONFIGURATON) GÄSTEMANAGEMENT > RECHNUNG „E-Rechnung“ einfügen

Um die Rohdaten zu sehen, fügen Sie &showdata=1 an die URL im Browser an. Es gibt Online-Validatoren, mit denen Sie ein PDF hochladen können, das dann überprüft wird, z. B. https://www.portinvoice.com/.

Die Anforderungen können variieren. Wenn die Rechnung aufgrund fehlender Daten nicht validiert, prüfen Sie zunächst, ob alle erforderlichen Informationen in den entsprechenden Feldern der Buchung vorhanden sind. Wenn dies der Fall ist und Sie die Rechnung immer noch nicht validieren können, senden Sie uns ein Support-Ticket über den Button SUPPORT oben im Control Panel, in das Sie das Validierungsergebnis einfügen.

3 Rechnungen stornieren

• Gehen Sie zu KONFIGURATION->BENUTZERKONTO->EINSTELLUNGEN und stellen Sie "Rechnungen schließen" = Ja.
• Schließen Sie die Rechnung, die Sie stornieren möchten.
• Gehen Sie zu "Kosten und Zahlungen" und geben Sie dort die zu stornierenden Posten negativ ein.

Bei Bedarf können Sie für Stornos in KONFIGURATION -> GÄSTEMANAGEMENT -> RECHNUNG ein abweichendes Rechnungstemplate erstellen. Welches Template genutzt wird, können Sie auswählen, nachdem Sie auf "Rechnung drucken" geklickt haben.

4 Abweichende Rechnungsadresse

1. Konfigurieren Sie individuelle Buchungsfragen in KONFIGURATION->UNTERKÜNFTE->BUCHUNGSFRAGEN über welche Firmenname, Strasse und Hausnummer, Postleitzzahl und Stadt eingegeben werden können. Wenn Sie diese nicht auf ihrer Buchungsseite abfragen möchten, wählen Sie "intern".

2. Nutzen Sie die Template Variablen für die individuellen Buchungsfragen (z.B. [GUESTCUSTOMQ1], [GUESTCUSTOMQ2] ..) um die Information in die Rechnung einzufügen.

Wenn Sie hierfür ein zweites Rechnungstemplate benötigen können Sie hierfür einen der Buchungsausdrucke (KONFIGURATION->GÄSTEMANAGEMENT->BUCHUNGSAUSDRUCK nutzen.

5 Währungen

Smart Template Variablen können die Beträge aus der Buchung automatisch in andere Währungen umrechnen.

Beispiel: [INVOICETABLE:1.1$] multipliziert den Preis mit 1.1 (+10%) und zeigt ihn mit einem $ Symbol am Ende an

Sie können das "Status" Feld in der Buchung nutzen um dort manuell eine andere Währung einzugeben. Nutzen Sie [INVOICETABLE2], um beide Währungen anzuzeigen.

6 OTAs / Channel Collect

Unter KONFIGURATION-CHANNEL MANAGER können Sie einstellen, ob Channel Collect Zahlungen importiert werden. Wenn Sie importieren wird der Betrag, den Sie an den OTA zahlen müssen, und nicht der Betrag, den der Gast bezahlt hat, gesendet. Der Gast hat die Rechnung vom OTA erhalten, sodass Sie die Zimmerkosten nicht in Rechnung stellen müssen.

Wenn Sie ein abweichendes Rechungstemplate für einzelne OTAs brauchen, können Sie dies in den Channel Manager Einstellungen einstellen (momentan für ausgewählte OTAs). Nutzen die die Hilfeseite des OTAs für Details.

7 Template individualisieren

Hier können Sie ihre Rechnungsvorlage individualisieren. Über den Editor können Sie Ihr Logo und Texte eingeben.

Ihr Logo können Sie unter KONFIGRUATION -> BUCHUNGSSEITE -> BILDER hochladen. Nach dem Hochladen kopieren Sie die URL des Bildes. Im Editor des klicken Sie auf das "Bild" Icon und geben die URL dort ein.

Über Template Variablen können Sie Informationen aus der Buchung eingeben und die Rechnung zur personalisieren. Klicken Sie dazu in Rechnungsvorlage auf "Bearbeiten"

8 Daten Export/Import und Berichte

Rechnungsdaten können hier zu einer .csv Datei extpoertiert werden. Fall notwendig können die Daten geändert und hier importiert werden.

Unter BERICHTE-STANDARD BERICHTE (Finanzen) können Sie Berichte für beliebige Zeiträume erstellen.

Unter BERICHTE- INDIVIDUELLE BERICHTE können Sie individuelle Berichte erstellen. Wenn Sie die Spalten "Rechnung drucken" oder "Rechnungsnummer erzeugen" hinzufügen, hat der Bericht Buttons über welche Sie die Funktion ausführen könnnen.

9 Extras vor Ort

Unter "Rechnungposten" können Sie Artikel anlegen, die dann als Auswahl im Reiter "Rechnung" jeder Buchung zur Verfügung stehen und bei Bedarf schnell zur Rechnung hinzugefügt werden können.

10 Abweichende/separtate Rechungen für Agenturen, Geschäftsreisende, Buchungen von OTAs

Nutzen Sie diese Hilfeseite für weitere Informationen.

11 Versand per Email

Um das Rechung als pdf Anlage per Email zu verschicken können Sie unter KONFIGURATION->GÄSTEMANAGEMENT->AUTO ACTIONS eine Auto Action Email erstellen. Es ist eine Vorlage verfügbar, die Sie weiter anpassen können. Verwenden Sie die Kontexthilfe (?Icons) in der Auto Action und auf der Hilfeseite (klicken Sie auf ?Hilfe" im Menü oben rechts) für weitere Anweisungen.

Wenn Sie Emails mit pdf Anlagen (Rechnung, Buchungsausdruck) an Alias-Email Addressen von Channels versenden, kann es sein, dass der Channel die Anlage herausfiltert so dass sie dem Gast nicht zugestellt wird.

12 Buchhaltungssoftware

Beds24 hat Integrationen mit sevDesk, Xero und Kashflow. Wenn Sie eine andere Software nutzen, können Sie versuchen eine Schnittstelle über Make oder die Export Funktion (siehe oben) nutzen, um Daten, die Sie in Ihre Sofware einspielen möchten, runterzuladen.

13 TSE

Beds24 ist für Online-Zahlungen konzipiert und stellt daher keine TSE zur Verfügung. Wenn Sie eine TSE benötigen schauen Sie sich bitte Zettle an.

14 Fehlerbehebung

Wenn Felder falsch angezeigt werden und/oder sich nicht mehr bearbeiten lassen, lesen Sie diese Seite: Beschädigter_Seiteninhalt

Keywords: Rechnung, Rechnungen, Mehrwertsteuer, Mwst., Bettensteuer, City Tax