Fragen und Antworten

Häufige Fragen

Beds24 ist ein kostengünstiges Do-it-yourself-System für Hotel, Pensionen, Hostels und Ferienwohnungen: Online Buchungssystem (Buchungsmaschine), PMS und optional Channel Mangem

1 Allgemein

1.1 Sind meine Daten sicher?

Wir sind konform mit den europäischen Datenschutzrichtlinien (GDPR), die die sichere Verwaltung und Speicherung von personenbezogenen Daten und PCIDSS für Kartendaten umfassen.

Das von uns genutzte Rechenzentrum ist nach DIN ISO/IEC 27001 zertifiziert.

Wir erstellen stündlich Backups aller Daten, die sicher und entfernt von unseren Hauptservern gespeichert werden.

Alle Daten werden per SSL übertragen.

1.2 Ist Beds24 in meinem Land verfügbar?

Ja, Beds24 ist weltweit verfügbar.

2 Bilder

Die responsive Version der Buchungsseite erlaubt pro Unterkunft 5 Bilder plus 5 Bilder pro Einheit und 5 Bilder pro Offerte. Sie können wählen ein einzelnes Bild oder Slider zu zeigen.

2.1 Kann Beds24 Bilder an OTAS senden?

Beds24 kann Bilder an viele OTAs einschließlich Airbnb, Booking.com, Google, TripadvisorRentals und VRBO Gruppe (Fewo Direkt) senden.

3 Buchungen

Beds24 zeigt die Verfügbarkeit in Echtzeit an. Buchungen können sofort (automatisch bestätigt) oder auf Anfrage (manuell bestätigt oder abgelehnt) erfolgen.

3.1 Können Buchungen zwischen Zimmern oder Ferienimmubilien verschoben werden?

Ja, Buchungen können bei Bedarf geändert oder in eine andere Einheit oder eine andere Unterkunft verschoben werden.

Der Kalender verfügt über eine Drag-and-Drop-Funktion, die eine schnelle Änderung der Zuordnung ermöglicht. Oder öffnen Sie die Buchung und gehen Sie auf die Registerkarte "Zusammenfassung", ändern Sie dann den Raum/die Einheit und klicken Sie auf SPEICHERN.

3.2 Kann ich (Gastgeber) Buchungen stornieren?

Sie können den Status von Direktbuchungen in Beds24 auf der Registerkarte "Zusammenfassung" ändern.

Buchungen von Channels müssen beim Channel storniert werden und Änderungen/Stornierungen werden dann in Beds24 importiert.

3.3 Können Gäste Buchungen stornieren?

Ja, Sie können Gästen die Möglichkeit geben, direkte Buchungen einzusehen und zu stornieren. Gehen Sie zu (KONFIGURATION) GÄSTEMENAGEMENT > LOGIN FÜR GÄSTE und klicken Sie auf HILFE, um Anweisungen zu erhalten.

Wenn die Buchung über einen Channel vorgenommen wurde, schlagen Sie vor, dass der Gast den Channel kontaktiert, um die Buchung zu stornieren. Dies stellt sicher, dass Ihre Verfügbarkeit aktualisiert wird und die Daten wieder geöffnet werden.

3.4 Unterstützen Sie Gruppenbuchungen?

Ja. Wenn Ihre Gäste mehrere Zimmer/Vermietungsobjekte buchen, wird eine Gruppenbuchung erstellt. Sie können die Buchungen auch manuell "gruppieren". Sie sehen die Liste der "gruppierten" Buchungen, wenn Sie eine der Buchungen in der Gruppe öffnen.

Öffnen Sie die ursprüngliche Buchung (Master), gehen Sie auf die Registerkarte "Rechnung" und scrollen Sie nach unten, dann fügen Sie die neue Buchung unter "Vorhandene Buchung zur Gruppe hinzufügen" hinzu.

3.5 Welche Informationen werden während des Buchungsvorgangs erfasst?

Bei Direktbuchungen können Sie festlegen, welche Informationen Ihr Gast bei der Buchung eingeben muss. Sie können optionale/verpflichtende Informationen festlegen, zusätzlich können Sie benutzerdefinierte Fragen einstellen (falls erforderlich).

Gehen Sie zu (KONFIGURATION) UNTERKÜNFTE > BUCHUNGSFRAGEN können Sie die Standardfragen festlegen und zusätzliche Fragen in Benutzerdefinierten Fragen definieren.

Bei Channelbuchungen bestimmen die Kanäle, welche Informationen gesammelt werden. Beds24 importiert alle Informationen, die die Channels senden.

3.6 Kann ich bestimmte Buchungen markieren?

Mit "Markierungen" können Sie Buchungen markieren, die besondere Aufmerksamkeit erfordern.

Der Markierungstext wird zusammen mit den anderen Buchungsfeldern im Control Panelangezeigt und die Template-Variable [FLAG] kann verwendet werden, um diesen Text als "Hovertext" anzuzeigen, wenn der Mauszeiger in der Kalenderansicht über der markierten Buchung positioniert wird.

Markierungen können auch automatisch über die Auto-Actions angewendet werden, die Sie in #fas:cog}} (KONFIGURATION) GÄSTEMENAGEMENT > AUTO ACTIONS einrichten können

4 Channel Manager

Wir synchronisieren uns mit über 60 Buchungskanälen und sind Preferred/Premium-Partner von Booking.com, Airbnb und VRBO/Homeaway Group sowie Elite-Partner von Expedia. Eine vollständige Liste der angeschlossenen Kanäle finden Sie unter www.beds24.de/channel-manager.html.

Wir haben Zwei-Wege API-Verbindungen mit allen wichtigen Kanälen, so dass Beds24.com Inventar und Preise exportieren und Buchungen und Änderungen an Buchungen sofort importieren kann und für einige auch Inhalte wie Beschreibungen und Bilder senden und sogar Konten bei den Kanälen erstellen kann. Details zu den einzelnen angeschlossenen Kanälen finden Sie unter https:/wiki.beds24.com/index.php?title=Channel_Manager_Capabilities.

4.1 Was ist der Unterschied zwischen einer API/XML Verbindung und einer iCal Verbindung?

API/XML - Beds24.com kann Inventar und Preise exportieren sowie Buchungen und Änderungen an Buchungen importieren. An einige Kanäle können wir auch Bilder und Beschreibungen senden.

iCal - Beds24.com kann Verfügbarkeiten und geblockte Daten exportieren, Buchungen importieren (zusammenfassende Informationen)

Die tecnischen Möglichkeiten der Verbindung hängen vom Kanal ab.

Details zu den einzelnen angeschlossenen Kanälen finden Sie hier https:/wiki.beds24.com/index.php?title=Channel_Manager_Capabilities.

4.2 Wie funktioniert der Channel Manager?

Diese Seite erklärt ausführlich, wie der Channel Manager funktioniert.

4.3 Kann ich für jeden Channel unterschiedliche Preise einstellen?

Ja, bei Bedarf können Sie unterschiedliche Preise für Ihre eigene Website und den/die Buchungskanal/Kanäle festlegen. Sie können für jeden Channel unterschiedliche Preise festlegen. Auf der Channel-Hilfeseite finden Sie die Anforderungen und Optionen.

4.4 Kann ich einen Aufpreis für einen Channel festlegen?

Ja, Sie können verschiedene Preise für einen Channel einrichten und/oder einen Preismultiplikator verwenden, um Ihre Preise/Tagespreise für einen Channel zu ändern. Der Preis kann erhöht/verringert werden. Weitere Informationen finden Sie auf der HILFE-Seite für den Channel.

5 Facebook App

Über die Facebook App können Buchungen direkt von ihrer Facebook Fanseite generiert werden.

6 Gebühren

Pro Monat zahlen sie eine Gebühr die von der Anzahl der Zimmer/Einheiten, die sie anlegen abhängt sowie Gebühren für die aktivierten Services.

Details und einen Preisrechner finden sie auf unserer Website: http://beds24.de/pricing.html

7 Google Analytics / Tracking

Sie können Google Analytics auf ihrer Buchungsseite installieren. Beds24 hat außerdem ein eigenes Loggingsystem das Auskunft über die Aktivitäten auf ihrer Buchungsseite und die Herkunft von Buchungen gibt.

8 Import von Daten / Verbindung zu anderen Systemen /API

Wenn sie Buchungen importieren möchten können sie dies über mit einer .csv Datei über unsere API (https://api.beds24.com) machen. Für manche Buchungskanäle können wir versuchen Buchungen über die Schnittstelle zu importieren.

Die API (http://api.beds24.com) kann auch genutzt werden um Daten zu im- oder exportieren oder um Beds24 mit anderen Systemen zu verbinden.

9 Kommunikation und Benachrichtigungen

E-Mail Sie können Emails einrichten, die automatisch z.B. x Tage for Ankunft/Abreise, nach Buchungsquelle usw. Buchungen können exportiert werden um z.B. in Mailinglisten weiterverarbeitet zu werden.

Buchungen über OTA´s werden direkt über die OTA´s nicht über Beds24 bestätigt.

10 Integrationen

Wir bieten viele Integrationen so dass Sie nahtlose Arbeitsabläufe erstellen können. Viele Dienste, hier nicht aufgeführt sind, können über Integromat verbunden werden und wir haben auch eine offene API.

11 Kostenloser Test

Sie können 14 Tage alle Funktionalitäten ohne Einschränkung testen. Wenn sie Beds24 nach Ablauf der Testperiode weiter nutzen möchten, wird das Benutzerkonto zahlungspflichtig.

Zahlungen können unter KONFIGURATION-BENUTZERKONTO-ABRECHNUNG vorgenommen werden.

12 Mailings

Gastinformationen und Kontaktdaten können heruntergeladen und in externe Mailinglisten importiert werden

13 Nutzung von Mobilegeräten

Unser Control Panel ist responsive und über einen Browser von jedem mobilen Gerät aus erreichbar. Wir bieten ein mobiles Dashboard, das auf weitere spezielle mobile Seiten verlinkt und Zugriff auf alle anderen Beds24-Funktionen bietet.

Dies ermöglicht Ihnen, alle Aktionen von Ihrem Smartphone oder Tablet aus durchzuführen, wenn Sie es brauchen.

Es gibt keine App, da die die Funktionalität einer App naturgemäß begrenzt ist und unsere Nutzerforschung zeigt, dass eine App niemals die Flexibilität und die Leistungsfähigkeit erreichen könnte, die Beds24-Kunden gewohnt sind.

Die Buchungsseite ist mobilfreundlich. Sie erkennt, welches Gerät der Gast nutzt und passt die Ansicht entsprechend an.

14 Multiple Hotels / Agenturen

Über das System können multiple Unterkünfte in einem Benutzerkonto verwaltet werden. Falls gewünscht können Subaccounts mit individuellen Logins und vollem (Lese- und Schreibzugriff) der begrenztem Zugriff (nur lesen) eingerichtet werden.

Auf einer Agenturseite können Gäste Unterkünfte nach von ihnen definierten Kriterien suchen. Ein einfaches Beispiel sehen sie hier: https://beds24.com/demo/agency-online-reservation-system.html

Provisionen können nicht automatisch berechnet werden. Sie können eine Anzahlung vom Gast nehmen (ihre Provision) und die Unterkunft kassiert die Restsumme bei Ankunft.

15 Multiple Nutzer

Sie können Subaccounts für zusätzliche Nutzer mit vollen oder eingeschränkten Rechten einrichten. Dabei können sie aus Standardfunktionen (z.B. Admin, Backoffice, Rezeption,Reinigung) wählen, oder eigene Funktionen anlegen.

16 Private Label

Die Private Label Option erlaubt ihnen die Nutzung ihrer eigenen Subdomain (buchungen.meinewebsite.com).

17 Raten/Preise

Es können einfache oder komplexe Ratenstrukturen nach Saisonalitäten, Belegung, Mindestaufenthalten, maximalen Aufenthalten, Buchungszeitpunkt (z.Bl Last-Minute) angelegt werden.

18 Berichte

Das System bietet eine Reihe vordefinierter Berichte inklusive Umsatz, Ankunft, Abreise, Rechnungen, Belegung, aktuelle Gäste. Sie können außerdem individuelle Berichte nach eigenen Kriterien anlegen. Alle Berichte können als .csv Datei gespeichert werden. Individuelle Berichte können außerdem als Excel oder pdf Dateien heruntergeladen werden.

19 Setup

Beds24 ist ein do-it-yourself-System. Set up ist kostenlos und sie können alles selbst einrichten. Hierfür stehen Setup Wizards, Videos und Anleitungen zur Verfügung.

Fast alle Elemente der Buchungsmaske und der Rechnung haben CSS Klassen und können über individuelles CSS verändert werden. Sie oder ihre Webdesigner können die Klassen über Firebug oder ein ähnliches Tool identifizieren.

20 Sprachen

Das Backend Control Panel ist auf Englisch, Deutsch und als Hilfestellung für Personal, welches kein Deutsch oder Englisch spricht teilweise in Französisch, Griechis, Spanisch und Portugisisch. verfügbar.

Die Buchungsmaske ist in 37 Sprachen verfügbar (Arabisch, Bahasa Indonesia, Bulgarisch, Burmesisch, Chinesisch (simplified), Chinesisch (traditionell), Dänisch, Deutsch, Englisch, Estnisch, Finnisch, Französisch, Griechisch, Hebräisch, Isländisch, Italienisch, Japanisch, Catalan, Koreanisch, Kroatisch, Litauisch, Mongolisch, Niederländisch, Norwegisch, Polnisch, Portugiesisch, Rumänisch, Russisch, Serbisch, Slowakisch, Slowenisch, Spanisch, Schwedisch, Tschechisch, Thai, Türkisch, Vietnamesisch). Wenn ihre Sprache nicht verfügbar ist, können wir prüfen, ob wir sie ergänzen können, wenn sie uns mit der Übersetzung helfen.

Eine oder mehrere Sprachen können aktiviert werden, damit Gäste in ihrer eigenen Sprache buchen können und Bestätigungen und Auto EMail in der eigenen Sprache versendet werden.

22 =Gibt es eine offene API?

Ja. Beds24 hat eine offene API über die eigene Systeme angebunden werden können.

23 Support

Beds24 ist ein do-it-yourself-System mit Kontexthilfe, umfangreicher Dokumentation und kostenlosem Ticket-Supportsystem. Unsere Gebühren beinhalten keinen Telefonsupport. So können wir Nutzern, die Beds24 selbst einrichten den bestmöglichen Preis anbieten.

24 System Status

Wir haben ein öffentliches Monitoring System. Auch wenn unser Service sehr zuverlässig ist lassen sich vereinzelte kurze Systemausfälle wegen notwendiger Wartungsarbeiten nicht ausschließen. Außerdem übernehmen wir keine Gewähr für höhere Gewalt.

25 Währungen

25.1 Kann ich mehrere Währungen in Beds24 verwenden?

Sie können das System so einstellen, dass es eine Hauptwährung verwendet.

Wenn Sie mehrere Unterkünfte haben, können Sie für jede Unterkunft eine andere Währung einstellen. Wenn Sie Buchungen in einer anderen Währung als Ihrer Standardwährung verwalten müssen, können Sie einen "Rechnungsempfänger" für die zusätzliche Währung anlegen und die Gebühren diesem zuweisen. Weitere Informationen zur Rechnungsfunktion finden Sie hier.

Die responsive Version der Buchungsseite ermöglicht es Ihnen, einen Währungsumrechner zu verwenden.

Wir verwenden derzeit Live-Daten von openexchangerates.org für die Währungsumrechnung.

25.2 Was ist, wenn der Buchungskanal eine andere Währung als meine Währung verwendet, kann ich die Währung in Beds24 umrechnen?

Wenn Sie Buchungskanäle verwenden, die eine andere Währung als Ihre Standardwährung erfordern, können Sie einen Multiplikator zu den Preisen hinzufügen, um sie in eine andere Währung umzurechnen. Auf der HILFE-Seite des Kanals finden Sie die entsprechenden Anweisungen.

25.3 In welcher Währung kann ich für mein Beds24-Konto bezahlen?

Ihre Kontogebühren werden in € berechnet, aber Sie können in jeder beliebigen Währung nach dem aktuellen Wechselkurs bezahlen.

26 Website Integration und Widgets

Über Widgets ist Ihre Website mit dem Buchungssystem verbunden. Sie können ein Widget auswählen oder Ihren eigenen Button oder Bild benutzen. Um Widgets auf Ihrer Website zu installieren, müssen Sie oder Ihre Webdesigner den Code Ihrer Website bearbeiten.

Die Buchungsmaske kann komplett an individuelle Bedürfnisse angepasst werden. Die neue responsive Version ist voll modular und gibt neben der Anpassung von Farben auch die Möglichkeit individuell festzulegen, welche Elements an welcher Position angezeigt werden.

26.1 Wie kann ich eine Website erstellen, die mit meinem Beds24-Konto verbunden ist?

Wir haben eine Integration mit Rezintel, die es Nutzern/Entwicklern ermöglicht, eine Website mit dem Inhalt, den Sie in Beds24 eingefügt haben, zu erstellen.

Gehen Sie zu englischsprachigen Wiki für weitere Details.

27 Wordpress

Beds24 stellt Nutzern ein kostenloses Wordpress Plugin (https://wordpress.org/plugins/beds24-online-booking/) zur Verfügung mit dem online Buchungen schnell und einfach über Shorcodes in jede Wordpress Seite integriert werden können. Das Management von Buchungen und Inventar erfolgt über das Beds24 Control Panel.

28 Zahlungen von Gästen

Anzahlungen für Buchungen über die eigene Website können über einen der angeschlossenen Payment Service Provider (Paypal, Stripe, Paymill, Authorize.Net, Relax, asiapay, pesopay, siampay, paydollar, Bitpay) entgegengenommen werden. Um diese Funktion zu nutzen benötigen sie ein Konto bei dem/den Provider, den sie nutzen möchten. Beds24 wickelt keine Zahlungen ab. Alle Zahlungen von Kunden gehen direkt auf ihr Konto bei dem genutzten Payment Service Provider.

Alternativ können sie über Beds24 Kreditkartennummern entgegennehmen, damit sie die Karte bei Bedarf über ihre Bank belasten können. Wir nehmen keine Belastungen vor.

Zahlungen für Buchungen über Buchungskanäle werden direkt über die Buchungskanäle abgewickelt. Jeder Buchungskanal handhabt dies nach seinen Regeln bzw. der Vereinbarung mit dem Vermieter. Manche OTAs übermitteln Kreditkartendaten an Beds24. Wenn sie Stripe als Provider nutzen, können Kreditkartendaten die von OTAs übermittelt werden direkt an Stripe gesendet und bei Bedarf dort belastet werden.

29 Benutzerkonto kündigen

Unter KONFIGURATION > BENUTZERKONTO > ABRECHNUNG können sie ihr Kundenkonto jederzeit selbst kündigen.