Rechnungsempfaenger

Rechnungsempfänger

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Rechnungsempfänger

Normalerweise hat jede Buchung (oder Gruppenbuchung) eine Rechnung. Diese Funktion erlaubt alle oder einzelne Kosten und Zahlungen auch einem anderen Rechnungsempfänger zuzuordnen. Zum Beispiel:

• Agenturen, zahlen die Buchung für Gäste, der Gast zahlt Extras selbst.
• Unternehmen, die Buchungen für Angestellte tätigen.
• Um eine zweite Rechnung mit einer neuen Rechnungsnummer z.b. für eine Gutschrift zu erstellen.
• Um Buchungen in einer zweiten Währung zu verwalten.

So funktioniert es:

1 Rechnungsempfänger anlegen

• Geben Sie dem Rechnungsempfänger einen Namen.
• Stellen Sie "Aktiviert" = "Ja" oder "Ja mit Buchungsseite"
• Sie können eines der Rechnungstemplates zuordnen, die Sie unter KONFIGURATION -> GÄSTEMANAGEMENT -> RECHNUNG angelegt haben.
• Optional können Sie einen Code anlegen, falls Sie einen Code für ein Buchhaltungssystem brauchen.
• Sie können vier Templates für Rechnungsempfänger anlegen, z.B. für Adresse, Steuernummer usw.

Wen Sie Subaccounts haben, können Sie die Rechnungsempfänger auch in den Subaccounts verfügbar machen.

2 Rechnungsempfänger löschen

Aus technischen Gründen kann ein Rechnungsempfänger nicht mehr gelöscht werden. Stellen Sie stattdessen "Aktiviert" = "Nein".

3 Zuweisung von Rechnungsposten zum Gast oder zusätzlichem Rechnungsempfänger

Nachdem Sie einen oder mehrere Rechnungsempfänger angelegt haben:

1) Können Kosten und Zahlungen dem Gast oder einem der angelegten Rechnungsempfänger zugeordnet werden.

Um einen Rechnungsempfänger auszuwählen, fügen Sie zunächst einen neuen Rechnungsposten hinzu. Danach wählen Sie rechts aus dem Ausklappmenü einen Rechnungsempfänger aus.

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Wenn Sie den Rechungsempfänger löschen wird der Rechungssposten dem Gast zugeordnet.

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2) Können Sie im Reiter "Rechnung" eine Rechnungsnummer für jeden Rechnungsempfänger anlegen und separate Rechnungen ausdrucken.

4 Manuel hinzugefügte Buchungen

Wenn sie manuell eine Buchung eingeben sehen sie einen Selektor, über den sie wählen können, wem die Kosten in Rechnung gestellt werden.

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5 Online-Buchungen

Durch Hinzufügen der Rechungsempfänger ID zur URL der Buchungsseite können sie einen speziellen Buchungslink für einen Rechnungsempfänger erstellen Wenn sie diese Funktion benutzen möchten, stellen sie "Aktiviert"= "Ja mit Buchungsseite".

Beispiel:

http://beds24.com/booking2.php?propid=13437&invoicee=3

Wenn ein Gast über diesen Link bucht, werden die Kosten automatisch Rechnungsempfänger 3 zugeordnet.

6 Channel-Buchungen

Wenn Sie eine andere Rechnungsvorlage für die Buchungen eines bestimmten Channels benötigen, geben Sie die ID-Nummer des Rechnungsempfängers mit der gewünschten Rechnungsvorlage in den Einstellungen des Channel-Managers für den Channel ein, damit alle eingehenden Buchungen des Channels diesem Rechnungsempfänger zugeordnet werden (beachten Sie, dass dies bestehende Buchungen nicht ändert).

Sie können verschiedene Rechnungsempfänger für Hotelcollect und Channel Collectangeben, indem Sie ein H oder C die Nummer setzen

Wenn Sie z.B. möchten, dass Rechnung 1234 nur für Channel Collect-Buchungen gilt, geben Sie ein: "C1234".

7 Rechnungen

Unter KONFIGURATION -> GÄSTEMANAGEMENT -> RECHNUNG können sie drei Rechnungstemplates anlegen. Die Template Variablen für die Rechnungsempfänger sind:

[INVOICEACCOUNTNAME]

[INVOICEACCOUNTCODE]

[INVOICEACCOUNTTEMPLATE1]

[INVOICEACCOUNTTEMPLATE2]

[INVOICEACCOUNTTEMPLATE3]

[INVOICEACCOUNTTEMPLATE4]

Nutzen Sie [INVOICENUMBERS] um die Rechnungsnummer anzuzeigen.

8 Dashboard

Spalten für "Rechnungsempfänger Name" und "Rechnungsempfänger Code" können bei Bedarf den Dashboard Modulen hinzugefügt werden.

9 Berichte

Der Filter "Rechnungsempfänger" ermöglicht es, Berichte für spezifische Rechnungsempfänger zu erstellen.