Quick Setup

Grundeinrichtung

Diese Seite erklärt, was Sie tun müssen, um Beds24 einzurichten

Was Sie wissen und tun sollten, bevor Sie anfangen

Dieser Selbst-Einrichtungsleitfaden unterstützt Sie bei Ihrer ersten Einrichtung. Beds24 ist als Selbstbedienungssystem konzipiert, so dass Sie alle Funktionen selbst einrichten und jederzeit ändern können.

Wenn Sie Hilfe benötigen klicken Sie auf die Icons für Information zu einer Einstellung oder auf HILFE im Menü oben rechts oder nutzen Sie dieses Wiki.

• Es gibt einige (teilweise englischsprachige) Video Tutorials. Es gibt auch eine Youtube Playlist.
• Hier finden Sie Aufzeichnungen und Ankündigungen unserer Webinare.
• Wir empfehlen, die Setup Wizards als Unterstützung bei der Einrichtung zu benutzen.
• Das Zahlenformat im Control Panel ist das englische Zahlenformat, d.h. Dezimalstellen sind durch einen Punkt (nicht durch ein Komma) zu trennen.

Tipp Wenn Sie dieses Symbol sehen, können Sie darauf klicken und dann den Wert dieser Einstellung auf andere Zimmer oder Unterkünfte kopieren.

Untekünfte & Einheiten

Unterkünfte können verschiedene Formen annehmen, darunter Hotels, Hostels, Bed & Breakfasts, Ferienhäuser, Ferienwohnungen, Apartmenthäuser oder Campingplätze. Sie können eine einzelne Unterkunft besitzen oder mehrere Unterkünfte unterschiedlicher Typen.

Einheiten unterteilen Ihre Unterkunft in separat buchbare Bereiche. Diese müssen nicht zwangsläufig physische Räume sein, sondern können unterschiedliche buchbare Angebote darstellen, z. B.: - Schlafzimmer in einem Hotel oder Bed & Breakfast

- Ferienwohnungen oder Ferienhäuser

- Betten in Hostel-Schlafsälen

- Campingplätze, Hausboote, Hütten

- Touren, Kurse oder Fahrzeuge

Auch wenn Sie Ihre Unterkunft als Ganzes vermieten, wie etwa eine einzelne Ferienwohnung, benötigen Sie dennoch mindestens eine Einheit, die der Gast buchen kann.

Eine Unterkunft kann nur eine Einheit haben, wie bei einer Ferienwohnung, oder mehrere Einheitstypen bzw. -kategorien, wie bei Hotels, Bed & Breakfasts, Hostels oder Aparthotels.

Jede Einheit oder Einheitstyp/-kategorie kann zusätzlich über mehrere Inventare verfügen.

Verfügbarkeit Die Verfügbarkeit wird für jede Einheit auf Basis der bereits im System vorhandenen Buchungen und der hinterlegten Preise berechnet. Wenn für ein bestimmtes Datum keine Preise eingetragen sind, zeigt das System keine Verfügbarkeit an. Daher ist es besonders wichtig, Buchungen und Preise stets aktuell zu halten.

Multiple Einheiten oder multiple Unterkünfte

Wenn Sie den Channel Manager nutzen, empfehlen wir, Ihr Buchungssystem so ähnlich wie Ihre verschiedenen Buchungskanäle einzurichten. Sollten Ihre Unterkünfte unterschiedliche Hotel- oder Unterkunftscodes für Plattformen wie Booking.com haben, ist es erforderlich, diese als separate Unterkünfte in Beds24 einzurichten, um eine reibungslose Verbindung herzustellen.

Durch das Einrichten verschiedener Unterkünfte können Sie für jeden Unterkunft eine eigene Buchungsseite erstellen, die individuell angepasst werden kann. Oder Sie können eine zentrale Buchungsseite für multiple Unterkünfte einrichten, die erweiterte Suchfunktionen wie Einrichtungen und Standorte bietet und alle verfügbaren Optionen auflistet.

Ferienwohnungen und -häuser Wenn Sie Ihre Unterkunft als Ganzes vermieten, müssen Sie immer noch ein "Zimmer" definieren, das in Ihrem Fall Ihre gesamte Unterkunft darstellt.

Wenn Sie den Channel Manager benutzen, empfehlen wir Beds24 analog zu Ihrem Set up in den Kanälen einzurichten. Wenn Ihre Unterkünfte z.B. verschiedene Hotel Codes bei Booking.com etc. haben müssen Sie auch in Beds24 als separate Unterkünfte angelegt werden.

Für weitere Informationen siehe hier.

Hotels, B&B´s, Hostels

Hotels, B&B's und Gasthöfe werden in der Regel als eine Unterkunft mit einer Anzahl von Zimmern eingerichtet. Wenn Sie mehrere unabhängige Unterkünfte haben, z. B. Apartments oder Villen, können Sie diese dennoch als Zimmer einrichten, wenn dies Ihrer Marketingstrategie entspricht. Für jedes Zimmer (das auch eine Wohnung, ein Haus usw. sein kann) können Sie eigene Preis- und Buchungsregeln festlegen.

Schritt-für-Schritt-Einrichtung

Schritt 1 - Allgemeine Account-Einstellungen

Klicken Sie auf (KONFIGURATION) > BENUTZERKONTO und vervollständigen Sie Ihre Daten

Ansichten und Einstellungen

Um das Aussehen Ihres Control Panels einzustellen, gehen Sie zu (KONFIGURATION) > BENUTZERKONTO > EINSTELLUNGEN und überprüfen Sie die Einstellungen für Ihr Control Panel.

Die meisten Einstellungen können mit dem Standardwert belassen werden, für weitere Informationen zu jeder Einstellung, verwenden Sie (?) für die Kontexthilfe.

Versand E-Mail

Richten Sie in, dass Ihre eigene Email Adresse zum Versand von Mails an Gäste genutzt wird KONFIGURATION->BENUTZERKONTO->VERSAND EMAIL.

Wenn Sie Auto Actions zur Automatisierung von Workflows nutzen wollen müssen Sie Ihre eigene E-Mail Adresse verwenden.

Host-Benachrichtigungen

Standardmäßig werden E-Mail-Benachrichtigungen über neue Buchungen und Systembenachrichtigungen an die Administrator-E-Mail-Adresse von (KONFIGURATION) > BENUTZERKONTO > ACCESS gesendet.

Wenn Sie mehrere Unterkünfte haben, können Sie (KONFIGURATION) > BENUTZERKONTO > BENACHRICHTIGUNGEN > Buchungsbenachrichtigungs-E-Mails gesendet an"=Administrator und Cc: Unterkunft' einstellen, um eine Kopie der Bestätigung an die Unterkunft zu senden. Die verwendete E-Mail-Adresse ist diejenige, die in (KONFIGURATION) > UNTERKÜNFTE > BESCHREIBUNG eingegeben wurde.

Systembenachrichtigungen sind Fehlermeldungen, Antworten auf Support-Tickets und andere Nachrichten, die nicht direkt mit einer Buchung zusammenhängen.

Wir empfehlen, verschiedene E-Mail-Adressen zum Senden und Empfangen zu verwenden, da einige E-Mail-Programme (z.B. gmail) eingehende E-Mails verbergen, wenn sie von derselben E-Mail-Adresse stammen.

Account-Zugang und Sicherheit

Der Zugang einschließlich API und Sicherheitseinstellungen kann über dieses Menü verwaltet werden.

Gehen Sie zu (KONFIGURATION) > BENUTZERKONTO > ACCOUNT ACCESS

• Passwort ändern
• Administrator-E-Mail
• Zusätzlicher Login
• 2Factor-Authentifizierung
• API-Schlüssel

Datenschutz

Datenschutzregeln für die Datenverwaltung sollten über dieses Menü verwaltet werden. Wir bieten Einstellungen, die es Ihnen ermöglichen, zu steuern, wie die Daten Ihrer Gäste in Beds24 gespeichert werden.

Gehen Sie zu (KONFIGURATION) > BENUTZERKONTO > DATENSCHUTZ und klicken Sie auf (?) für weitere Informationen.

Abrechnung

Sie können die monatlichen Servicegebühren und Nutzungsgebühren einsehen, Zahlungsdetails für Ihren Account einrichten und Ihre Rechnung generieren und herunterladen, nachdem Sie eine Zahlung getätigt haben.

Buchungsseite Sprachen

Wenn Sie eine andere Sprache als Englisch auf Ihrer Buchungsseite verwenden möchten, gehen Sie zu (KONFIGURATION) BUCHUNGSMASCHINE > INTERNATIONALISIERUNG und markieren Sie diejenigen, die Sie verwenden möchten. Wenn Sie mehr als eine Sprache aktivieren, sehen Sie Tabs für jede Sprache in Ihren Beschreibungen, Informationen auf Ihrer Buchungsseite und Benachrichtigungen. Beschreibungen müssen in jedem Sprach-Tab eingegeben werden.

Schritt 2 - Unterkünfte und Einheiten einrichten

Jedes Benutzerkonto hat automatisch eine Unterkunft und eine Einheit mit einem Preis.

Weiter Unterkünfte und Einheiten können bei Bedarf hinzugefügt werden.

Import von Airbnb

Wenn Sie Inserate auf Airbnb haben, können Sie über einen Import zu Beds24 entweder eine neue Unterkunft mit einer neuen Einheit erstellen oder eine Einheit zu in einer Unterkunft hinzufügen, die Sie bereits in Beds24 haben. Eine Anleitung finden Sie hier.

Import von Booking.com

Sie können Unterkunft von Booking.com importieren.

Manuelle Anlage

Schritt 1 - Unterkunft erstellen

• In KONFIGURATION -> UNTERÜNFTE können Sie Unterkünfte anlegen.
• Dann geben Sie KONFIGURATION -> UNTERÜNFTE -> BESCHREIBUNG die Informationen zur Unterkunft ein.

Schritt 2 - Einheiten und Offerten definieren

• In KONFIGURATION -> UNTERÜNFTE -> EINHEITEN legen Sie manuell vermietete Einheiten (Zimmer, Apartments..) an.
• In KONFIGURATION -> UNTERÜNFTE -> EINHEITEN -> SETUP können Sie Ihre Einheiten konfigurieren.

Wenn Sie Dorms/Schlafsäle haben in denen Gäste einzelne Betten buchen können nutzen Sie die Anleitung für die Einrichtung von Dorms/Schlafsälen.

• In KONFIGURATION -> UNTERÜNFTE -> OFFERTEN definieren Sie Ihre Offerten. Eine Offerte ist ein Preis in Kombination mit bestimmten Konditionen. Offerte 1 ist das Standardangebot, welches immer angeboten wird. Sie können drei weitere Offerten anlegen um Gästen verschiedene Preisoptionen z.B. Stornierbar/Nicht stornierbar, Pakete anzubieten. Jede Offerte kann einen eigenen "Buchungstyp" haben.

Unterkünfte und Einheiten können kopiert werden. Dadurch werden alle Einstellungen automatisch übertragen. Wenn Sie die selben Preise für verschiedene Einheiten nutzen wollen, löschen Sie die Preise bevor Sie kopieren und legen Sie erst an, wenn alle Einheiten erstellt sind.

Schritt 3 - Preise anlegen

Dieser Wizard hilft Ihnen bei der Einrichtung.

Das System kann nur Verfügbarkeiten anzeigen oder senden, wenn gültige Preise vorhanden sind.

Preise können "verbunden" werden so dass Sie mit oder ohne Anpassung für verschiedene Einheiten gelten.

Das System kennt zwei Arten von Preisen:

• Tagespreise
• Fixpreise

Tagespreise (empfohlen) sind Preise für ein Datum. Sie können KALENDER eingegeben werden. Sie können mehrere Tagespreise mit verschiedenen Regeln anlegen.

Mehr Info Informationen zu Tagespreisen.

Fixpreise haben ein Start- und Enddatum so dass sie einen Zeitraum abdecken. Wenn es für ein Datum mehrere Fixpreise gibt, bestimmen die Regeln in den Fixpreisen, welche herangezogen wird.

Nutzen Sie Fixpreise nur:

• Wenn Sie Ihre Preise lange Voraus fixieren und nicht kurzfristig anpassne sowie keine oder wenig Saisonalitäten haben
• Wenn Anfragen erlaubt sein sollen falls kein Preis für die Auswahl des Gastes gefunden wird
• Um einen Referrer Rabatt zu gewähren

Mehr Informationen zu Fixpreise.

Kombination von Fixpreise und Tagespreisen

Es ist nicht notwendig, sowohl Tagespreise als auch Fixpreise zu verwenden, aber eine Kombination kann zur Feinabstimmung der Preisstrukturen verwendet werden.

• Sie können Tagespreise verwenden, um Fixpreisefür einzelne wenige einzelne Daten zu überschreiben. Wenn Sie häufig Preise anpassen, verwenden Sie nur Tagespreise.
• Sie können einen Lückenfüller hinzufügen, um Lücken zu füllen die entstehen, wenn Sie Tagespreisen mit Mindestaufenthalten haben.

'Klicken Sie auf den "Preis Checker" Button auf der KALENDER oder SUPPORT Seite und dann auf "Kalkulieren" um zu sehen warum kein Preis gefunden wird oder wie ein Preis kalkuliert wird.

Regeln in Fixpreisen haben keinen Einfluss auf die Tagespreise.

Schritt 4 - Dynamische Preise einrichten (optional)

Wenn Sie möchten, dass Pricelabs, RoompriceGenie oder Beyond Preise an Beds24 senden, die dann für alle Ihre Verkaufskanäle verwendet werden, finden Sie auf den Hilfeseiten für diese Integrationen Anweisungen zur Einrichtung.

Schritt 5 - Zahlungseinzug aktivieren(optional)

Um Zahlungen einziehen zu können müssen Sie in KONFIGRUATION->ZAHLUNGEN einen Zahlungdienstleister verbinden. Stripe ist unser bevorzugter Partner, der die beste Funktionalität bietet.

Schritt 6 - Channel Manager einrichten (optional)

Richten Sie den Channel Manager ein, um Ihre Vertriebskanäle zu synchronisieren.

Hier einige Beispielvideos. Für detaillierte Anleitungen nutzen Sie:

• Synchronisation mit Airbnb
• Preise und Verfügbarkeiten mit Booking.com synchronisieren
• Preise und Verfügbarkeiten mit Expedia synchroniesieren
• FewoDirekt/Vrbo verbinden
• Liste aller channels mit Links zu detaillierten Anleitungen

Schritt 7 - Vorhandene Buchungen einfügen

Um Doppelbuchungen zu vermeiden müssen vorhandene Buchungen eingegeben oder gebuchte Termine blockiert werden werden.

• Von Airbnb, Booking.com Expedia können künftige Buchungen automatisch importiert werden. Eine Anleitung finden Sie auf den Hilfeseiten der OTAs (KONFIGURATION) CHANNEL MANAGER > AIRBNB/BOOKING.COM/EXPEDIA. Wir empfehlen, diese Methode zu verwenden, da wir dann bei direkt importierten Buchungen Änderungen automatisch importieren können.
• Andere Buchungen können als .csv-Datei in (KONFIGURATION) UNTERKÜNFTE hochgeladen werden.

• Um Buchungen oder blockierte Termine manuell hinzuzufügen klicken Sie auf das Koffer Icon im KALENDER oder auf den "Buchung hinzufügen" Button.

• Wenn Sie die eigentliche Buchung nicht benötigen, können Sie die Verfügbarkeit im KALENDER in der Zeile "Inventar" anpassen. Die Zahl zeigt die noch zu verkaufenden Zimmer an. Sie können bearbeitet werden, um Ihre Verfügbarkeit schnell zu ändern. Doppelklicken Sie darauf, um ein Pop-up zu öffnen und die Änderungen zu speichern. (es ist nur möglich, die Anzahl auf der Grundlage des Wertes in (KONFIGURATION) UNTERKÜNFTE > EINHEITEN > EINRICHTEN "Anzahl dieses Typs " und bestehender Buchungen zu verringern).

Schritt 8 - Kommunikation und Prozesse automatisieren

Gehen Sie zu (KONFIGURATION) GÄSTEMANAGEMENT > AUTO ACTIONS um

• Vorlagen für den automatischen und manuellen Versand von Nachrichten einzurichten
• Automatisch Änderungen an Buchungen auf der Grundlage vordefinierter Kriterien vorzunehmen

Schritt 9 - Buchungsseite individualisieren und Widgets für provisionsfreie Buchungen von der eigenen Website installieren (optional)

Gehen Sie zu (KONFIGURATION) BUCHUNGSMASCHINE um das Aussehen der Buchungsmaske an den Look Ihrer Website anzupassen.

Buchungs-Widgets verbinden Ihre Website mit Ihrer Buchungsseite. Es gibt eine Auswahl einschließlich Buchungsknöpfe, Buchungskästen, Buchungsstreifen, Kalender. Gehen Sie zu KONFIGURATION -> BUCHUNGSSEITE-> WIDGETS . Wählen Sie das Widget aus, das Sie verwenden möchten. Bei Bedarf können Sie das Aussehen individuell gestalten. Wenn Sie Hilfe benötigen, klicken Sie bitte auf die HILFE-Taste oben rechts auf der Widget-Seite.

Kopieren Sie Ihr Widget auf Ihre Website. Um die Buchungs-Widgets auf Ihrer Website zu installieren, benötigen Sie die Möglichkeit, das HTML Ihrer Seite zu bearbeiten. Dies kann das Kennen der Passwörter für Ihren Webserver und die Fähigkeit zur Übertragung Ihrer Dateien beinhalten. Ihr Webhosting-Dienst sollte in der Lage sein, Ihnen Informationen zu liefern und Ihnen dabei zu helfen.

Schritt 10 - App runterladen (optional)

Unsere kostenlose App für IOS und Android hilft Ihnen bei täglichen Aufgaben, die Sie vielleicht außerhalb des Büros erledigen müssen.Weitere Informationen zur App finden Sie hier.

Individuelle Anpassungen

• Individualisieren Sie Ihrer Buchungsseite unter (KONFIGURATION) BUCHUNGSMASCHINE an Ihre Website an.
• Optional können Sie die Buchungsbenachrichtigungen an Gäste individualisieren.
• die Anzeige im Control Panel KALENDER individualisieren. ( KONFIGURATION->BENUTZERKONTO->KALDNER).
• das Erscheinungsbuld des Control Panels individualisieren. ( KONFIGURATION->BENUTZERKONTO->EINSTELLUNGEN).

Weitere Individualisierungen

• Control Panel in (KONFIRGURATION) BENUTZERKONTO > EINSTELLUNGEN individualisieren.
• Category:Dashbaord individualisieren.
• Subaccounts anlegen, um Eigentümern oder Mitrbeitern ein eigenes Login haben.

Wenn Sie auf FUNKTIONEN unter SUPPORT klicken, finden Sie Links zu den Menueseiten wesentlicher Funktionen. Oder schauen Sie auf die Startseite dieses Support-Wikis.