Email Vorlagen

Auto Actions

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Auto Actions sind vorprogrammierte Aktionen die zeitlich relativ zu einem Buchungszeitpunkt, Check-in oder Check-out Datum ausgeführt werden. Die Aktion kann eine vorbereitete Email an einen Gast, an eine fixe Email Adresse oder eine Änderung der Buchungsinformation sein.

Um diese Funktion zu nutzen müssen Sie unter KONFIGURATION->BENUTZERKONTO->VERSANDEMAIL einstellen, dass der EMail Versand über Ihre eigene EMail Adresse erfolgt.

Über einen Klick auf "Bearbeiten" kann eine bestehende Auto Action verändert werden. "Neue Auto Action" erstellt eine neue Auto Action.

Angelegte Auto Actions sind im Reiter MAIL jeder Buchung verfügbar worüber Sie auch manuell versendet werden können. Wenn Sie ihre eigene Email zum Versand nutzen, werden Auto Actions für Buchungen und Rechnungen ausgeführt bevor Mails versendet werden.

Buchungsbestätigungen werden automatisch an Gäste gesendet. Sie können unter KONFIGURATION ->UNTERKÜNFTE->BESTÄTIGUNGEN individualisiert werden.

Der Versand erfolgt pro Account.

Automatisches Senden:

Automatische Aktion werden von der E-Mail-Adresse des Kontos gesendet, mit dem die automatische Aktion erstellt wurde. Dies ist das Konto, das Sie in EINSTELLUNGEN-BENUTZERKONTO-VERSAND E-MAIL eingerichtet haben.

Automatische Aktionen werden alle 15 Minuten ausgelöst.

Manuelles Senden:

Wenn Sie über Klicken auf die Schaltfläche "Senden" in der Buchung senden, müssen Sie sicherstellen, dass Sie bei dem Konto angemeldet sind, das die E-Mail-Adresse verwendet, von der Sie senden möchten.

1 Auslöser

Hier stellen -sie ein, was die Aktion auslöst und worauf Sie angewendet wird.

Buchungsherkunft "Direkt" beinhaltet alle Buchungen von der eigenen Website, manuell eingegebene Buchungen und Buchungen welche über die API (nicht den Channel Manager) eingespielt werden.

Um eine Auto Action nur für manuell eingegebene Buchungen zu nutzen, geben Sie zusätzlich im Feld "Referer" ihren Benutzernamen ein.

2 Email

Email Vorlagen die hier erstellt werden können automatisch eine bestimmte Periode nach der Buchung, vor Ankunft oder nach Abreise oder manuell versendet werden.

Über Template Variablen können Informationen aus der Buchung eingefügt werden.

• Um Mails automatisch zu versenden müssen sie ihre Email Adresse als Absender einrichten. Gehen sie hierzu auf KONFIGURATION -> BENUTZERKONTO -> VERSAND EMAIL. Wenn dies nicht möglich ist, öffnet sich ihr Email Programm in einem Pop-Up worüber sie über ihr Desktop Programm versendet werden können. In diesem Fall sehen sie die Mail in ihrem Ausgangsfolder
• Manuell können sie Emails direkt aus der BUCHUNG über den Reiter MAIL versenden.

Manche Systeme limitieren den Umfang von Mails auf 2.000 Zeichen. Wenn sich die Email nicht öffnen lässt, versuchen Sie sie zu kürzen.

2.1 Email Anlagen

Sie können auswählen, dass einer Email eine Rechnung oder ein Buchungsausdruck als pfd Anlage hinzugefügt wird.

Wenn Sie Emails mit pdf Anlagen (Rechnung, Buchungsausdruck) an Alias-Email Addressen von Channels versenden, kann es sein, dass der Channel die Anlage herausfiltert so dass sie dem Gast nicht zugestellt wird.

Andere Dateien können nicht angehangen werden. Nutzen Sie hierfür einen Link zu einer Datei, die Sie auf Ihre Web Site hochladen.

3 SMS

Sie können automatisch SMS Nachrichten versenden. Bitte beachten Sie, dass pro SMS eine Gebühr anfällt, wenn diese Funktion aktiviert ist.

HINWEIS: Die SMS wird in der Sprache des Accounts versendet, nicht in der Sprache der Buchung. In Beispiel 14 wird erklärt, wie die Sprache der SMS variiert werden kann.

4 Buchungen

Klicken Sie auf Buchungen um automatisch Modifikationen an einer Buchung vorzunehmen.

5 Buchung Info

Automatisches Hinzufügen oder Entfernen von Info Codes.

6 Rechnung

Klicken Sie auf Rechnung um automatisch Rechnungsposten und ausstehende Zahlungen hinzuzufügen.

7 API

Richten Sie Auto Actions ein, die eine HTTP POST Benachrichtigung auslösen.

8 Webhook

Richten Sie Auto Actions ein, die einen Webhook Benachrichtigung auslösen.

9 Test

Hier können Sie testen warum eine Auto Action nicht ausgelöst wurde.

10 Beispiele

10.1 Nach drei Tagen den Status aller Buchungen von "Anfrage" automatisch auf "Storniert" ändern

Reiter Auslöser

• Auslösender Event = Nach Buchung
• Auslöser Zeit = 3 Tage
• Status der Buchung = Anfrage

Reiter Buchung:

• Ausführung = Nur einmal
• Status der Buchung = Storniert

10.2 Automatische Änderung des Status aller Buchungen, die über Ical Importiert wurden, auf "Anfrage"

Reiter Auslöser

• Auslösender Event = Nach Buchung
• Auslöser Zeit = Sofort
• Buchungsherkunft = Ical Import (1, 2, 3)

Reiter Buchung:

• Ausführung = Nur einmal
• Status der Buchung = Storniert

10.3 Automatische Markierung für Buchungen von einem bestimmten OTA

Reiter Auslöser

• Auslösender Event = Nach Buchung
• Auslöser Zeit = Sofort
• Buchungsherkunft = Booking.com (zum Beispiel)

Reiter Buchung:

• Markierung Text = geben Sie den Text ein, den Sie anzeigen wollen
• Markierung Farbe = wählen Sie eine Farbe

Änderungen der Buchung werden vorgenommen, bevor die Email versendet wird so dass die Template Variable für die Markierung in der Email berücksichtigt werden kann.

10.4 Wenden Sie eine Markierung an, wenn eine Zahlung erfolgt ist:

Reiter Auslöser

• Auslösender Event = Buchung
• Auslöser Zeit = Sofort
• Auslöser Zeitfenster = 365 Tage
• Buchungsherkunft = Alle
• Buchungsstatus = Alle nicht stornierten
• Rechnungssaldo = Beliebige Zahlung

Reiter Buchung:

• Ausführung = Nur einmal
• Status der Buchung = Keine Modifikation
• Markierung Text = geben Die den gewünschten Text ein
• Markierung Farbe = wählen Sie die gewünschte Farbe

10.5 Status aller künftigen Direktbuchungen auf "Storniert" ändern und eine E-Mail an den Gast senden

Reiter Auslöser

• Auslösender Event = Check-in
• Auslöser Zeit = -14 (z.B. um alle Buchungen in den nächsten 14 Tagen zu ändern)
• Auslöser Zeitfenster: 14
• Buchungsherkunft: Direkt (z.B.)
• Status der Buchung: Alle nicht stronierten

Reiter Buchungen:

• Status: Storniert

Reiter Nachrichten:

• Auslöser Aktion = Automatisch
• Email senden = Gast

10.6 Automatische Email an den Gast, wenn sich der Status der Buchung auf "Storniert" ändert

Reiter Auslöser

• Auslösender Event = Check-in
• Auslöser Zeit = -365
• Auslöser Zeitfenster: 365
• Buchungsherkunft: Alle (z.B.)
• Status der Buchung: Storniert

Reiter Nachrichten:

• Auslöser Aktion = Automatisch
• Email senden = Gast

Hinweis: Wenn Sie automatisierte Anzahlungen entgegennehmen, stellen Sie sicher, dass KONFIGURATION->ZAHLUNGEN->ZAHLUNGSEINZUG "Status bei Nichtzahlung" = Anfrage eingestellt ist.

10.7 Automatische Gebühr für Buchungen von einem bestimmten OTA

Reiter Auslöser

• Auslösender Event = Nach Buchung
• Auslöser Zeit = Sofort
• Buchungsherkunft = Expedia (zum Beispiel)

Reiter Rechnung:

• Typ = Betrag
• Beschreibung = Reinigungsgebühr (zum Beispiel)
• Betrag = 50 (zum Beispile - das ist der Betrag der Reinigungsgebühr)
• pro = Einheit
• Zeitraum = einmalig
• MWST = 19% (zum Beispiel - falls notwending geben Sie den Mwst. Satz ein, den die Gebühr enthält)

Die Gebühr wird beim nächsten Lauf der Auto Actions hinzugefügt.

10.8 Ausstehende Zahlung hinzufügen

Reiter Auslöser

• Auslösender Event = Nach Buchung oder vor Check-in
• Auslöser Zeit = Zeitpunkt zu dem die Zahlung ausgelöst werden soll
• Buchungsstatus = Alle (z.B. Sie können auch eigene Auto Actions für jeden Channel erstellen)

Reiter Rechnung:

• Zahlungsart = Wählen Sie aus, worauf die Zahlung berechnet wird.
• Beschreibung = Der Text, den Sie im Reiter "Kosten und Zahlungen" sehen.
• Status = Wenn Sie die Statusfunktion verwenden, fügen Sie den Status hinzu, den Sie für die ausstehende Zahlung anwenden möchten (optional).
• Betrag = Geben Sie den Betrag oder Prozentsatz ein, den Sie einziehen möchten.
• Zahlungsregel = Automatisch oder manuell - wenn Sie Zahlungsregeln in KONFIGURATION->ZAHLUNGEN->ZAHLUNGSREGELN eingerichtet haben, sind diese hier verfügbar.
• Zahlung fällig = Stellen Sie ein, wann die Zahlung fällig ist.

10.8.1 Beispiel Ausstehende Zahlung: Kreditkarten-Daten werden bei Buchung übernommen und 3 Tage vor Ankunft ist die vollständige Zahlung fällig.

Reiter Auslöser:

• Auslöser Event = Nach Buchung
• Auslöser Zeit = Sofort
• Buchungsherkunft = Alle (oder Sie erstellen verschiedene Regeln für verschiedene Kanäle)

Reiter Rechnung:

• Zahlungsart = Prozentsatz vom zu zahlenden Betrag
• Beschreibung = Dieser Text erscheint unter dem Reiter 'Kosten und Zahlungen' in der Buchung
• Status = Nur wenn Sie die Statusfunktion verwenden. Fügen Sie den Status hinzu, den Sie für die ausstehende Zahlung anwenden möchten (optional).
• Betrag = 100 (Wenn Sie 100% vom zu zahlenden Betrag einziehen möchten)
• Zahlungsregel = Auto
• Zahlung fällig = check in -3

10.8.2 Beispiel: Die Kreditkarte wird zum Zeitpunkt der Buchung erfasst und Sie möchten einen Betrag für Kaution blocken.

Reiter Auslöser:

• Auslöser Event = Nach Buchung
• Auslöser Zeit = Sofort
• Buchungsherkunft = Alle (oder Sie erstellen verschiedene Regeln für verschiedene Kanäle)

Reiter Rechnung:

• Zahlungsart = Fester Betrag
• Beschreibung = Kaution (den Text, den Sie auf der Reiter "Kosten und Zahlungen" sehen möchten) Status = Wenn Sie die Statusfunktion verwenden, fügen Sie den Status hinzu, den Sie auf die ausstehende Zahlung anwenden möchten (optional).
• Betrag = 100 (Der Restbetrag ist der volle Preis, also 100% des Restbetrags)
• Zahlungsregel = Kaution (Erstellen Sie eine Zahlungsregel in Konfiguration > Zahlungen > Zahlungsregeln)
• Zahlung fällig = check in

10.9 Markierung, wenn eine Buchung storniert wird

Reiter Auslöser

• Auslösender Event = Buchung
• Auslöser Zeit = 1 Stunde
• Auslöser Zeitfenster = 365 Tage
• Buchungsherkunft = Alle
• Buchungsstatus = Storniert

Reiter Buchung:

• Ausführung = Nur einmal
• Status der Buchung = Keine Modifikation
• Markierung Text = geben Die den gewünschten Text ein
• Markierung Farbe = wählen Sie die gewünschte Farbe

10.10 Wenden Sie eine Markierung an, wenn eine Zahlung bei Stripe nicht erfolgt ist:

Reiter Auslöser:

• Auslösender Event = Buchung
• Auslöser Zeit = Sofort
• Auslöser Zeitfenster = 365 Tage
• Buchungsherkunft = Alle
• Buchungsstatus = Alle nicht stornierten
• Info Code = STRIPEFAIL

Reiter Buchung:

• Ausführung = Nur einmal
• Markierung Text = geben Die den gewünschten Text ein
• Markierung Farbe = wählen Sie die gewünschte Farbe

10.11 Wenden Sie eine Markierung in Booking.com Buchungen an, und melden Sie automatisch Kreditkarten, die ungültige sind.

Gehen Sie zu KONFIGURATION > CHANNEL MANAGER und setzen Sie Ungültige Karten automatisch melden zu „Ja“ ein. Reiter Auslöser:

• Auslösender Event = Buchung
• Auslöser Zeit = Sofort
• Auslöser Zeitfenster = 365 Tage
• Buchungsherkunft = Alle
• Buchungsstatus = Alle nicht stornierten
• Info Code = BOOKINGCOMCARD

Reiter Buchung:

• Ausführung = Nur einmal
• Markierung Text = Ungültige Kreditkarte in Booking.com gemeldet
• Markierung Farbe = wählen Sie die gewünschte Farbe

10.12 Email oder SMS an den Gast, wenn die Buchung mehr als 10 Tage im Voraus erfolgte

Reiter Auslöser

• Auslösender Event = Check-in
• Auslöser Zeit = -365 Tage
• Auslöser Zeitfenster = 365 Tage
• Buchungsherkunft = Alle
• Buchungsstatus = Alle nicht stornierten

Reiter Buchung::

• Ausführung = Nur einmal
• Status der Buchung = Keine Modifikation

Reiter Nachrichten oder SMS:

• Geben die die gewünschten Daten ein

10.13 Email oder SMS an den Gast, wenn die Buchung mehr als 7 Tage im Voraus erfolgte

Reiter Auslöser

• Auslöser Zeit = Sofort
• Auslöser Zeitfenster = 1 Tag
• Buchungsherkunft = Alle
• Zwischen Buchung und Check-in = 7 bis 999
• Buchungsstatus = Alle nicht stornierten

Reiter Buchung:

• Ausführung = Nur einmal
• Status der Buchung = Keine Modifikation

Reiter Nachrichten oder SMS: Geben die die gewünschten Daten ein

10.14 Email oder SMS an den Gast, wenn die Buchung weniger als 6 Tage vor Check-in erfolgte

Reiter Auslöser

• Auslösender Event = Buchung
• Auslöser Zeit = Sofort
• Auslöser Zeitfenster = 1 Tag
• Buchungsherkunft = Alle
• Zwischen Buchung und Check-in = 0 bis 6
• Buchungsstatus = Alle nicht stornierten

Reiter Buchung:

• Ausführung = Nur einmal
• Status der Buchung = Keine Modifikation

Reiter Nachrichten oder SMS: Geben die die gewünschten Daten ein

10.15 Email mit Zugangscode für eine spezielle Einheit am Tag vor dem Check-in

Reiter Auslöser

• Auslösender Event = Check-in
• Auslöser Zeit = -1 Tag
• Auslöser Zeitfenster = 1 Tag
• Buchungsherkunft = Alle
• Buchungsstatus = Alle nicht stornierten
• Untereinheit = Wählen Sie die Untereinheit. Beachten Sie, dass die Zahl den Index, nicht den Namen der Untereinheit repräsentiert.

Reiter Buchung::

• Ausführung = Nur einmal
• Status der Buchung = Keine Modifikation

Reiter Nachrichten oder SMS:

• Geben die die gewünschten Daten ein

Wenn Sie unter KONFIGURATION->UNTERKÜNFTE->EINHEITEN -> SETUP "Namen Untereinheit" zusätzliche Informationen hinzugefügt haben, können Sie diese als Template Variablen hier einfügen.

Beispiel: Ihre Zimmernummer ist [UNITNAME]. Check-in ab: [UNITNAME:1]. Ihr Key Code ist: [UNITNAME:2]

Die Template Variablen funktionieren nur, wenn die Inhalte unter KONFIGURATION->UNTERKÜNFTE->EINHEITEN -> SETUP "Namen Untereinheit" angelegt sind. Die Kontext Hilfe für diese Einstellung erklärt, wie sie das machen.

10.16 Markierung setzen für alle Buchungen von einem OTA, die Frühstück beinhalten

Reiter Auslöser

• Auslösender Event = Nach Buchung
• Auslöser Zeit = Sofort
• Buchungsherkunft = Booking.com (zum Beispiel)
• Feld in der Buchung enthält - wählen Sie "API Message" im nächsten Feld geben Sie ein: meal_plan=Breakfast (nehmen die den Text, den der Channel verwendet)

Reiter Buchung:

• Ausführung = nur einmal
• Markierung Text = geben Sie den Text ein, den Sie anzeigen wollen
• Markierung Farbe = wählen Sie eine Farbe

Wenn Sie auch eine Mail versenden wollen, legen Sie diese im Reiter "Email" an.

Änderungen an der Buchung werden ausgeführt bevor die Email versendet wird.

10.17 Senden eine Email an den Gast, wenn eine Zahlung erfolgt ist

Reiter Auslöser:

• Auslösender Event = Buchung
• Auslöser Zeit = Sofort
• Auslöser Zeitfenster = 365 Tage
• Buchungsstatus = Alle nicht stornierten
• Buchungsherkunft = Alle
• Rechnungssaldo = Beliebige Zahlung oder Null

Reiter Buchung:

• Ausführung = Nur einmal
• Status der Buchung = Keine Modifikation

Reiter Nachrichten: Geben die die gewünschten Daten ein. Sie können Rechnungsvariablen verwenden, die die Zahlungen anzeigen.

10.18 Senden eine Email an den Gast von Kanäle

Reiter Auslöser:

• Auslösender Event = Buchung
• Auslöser Zeit = Sofort
• Auslöser Zeitfenster = 1 Tag
• Buchungsstatus = Alle nicht stornierten
• Buchungsherkunft = Channel Manager

Reiter Buchung:

• Ausführung = Nur einmal
• Status der Buchung = Keine Modifikation

Reiter Nachrichten:

• Nachricht senden = Gast

Geben die die gewünschten Daten ein. Wenn Sie die Funktion "Zusätzliche Informationen" in KONFIGURATION > UNTERKÜNFTE > EINHEITEN > EINRICHTEN " Namen Untereinheit" verwenden, können Sie Template-Variablen verwenden Beispiel: Ihre Zimmernummer ist [UNITNAME]. Check-in ab: [UNITNAME:1]. Ihr Key Code ist: [UNITNAME:2]

Die Template-Variablen funktionieren nur, wenn Sie Text unter KONFIGURATION > UNTERKÜNFTE > EINHEITEN > EINRICHTEN " Namen Untereinheit" eingegeben haben. In der Kontexthilfe für diese Einstellung wird erläutert, wie dies durchgeführt wird.

10.19 Sie verwenden "Offline Zahlung" und möchten dem Gast, der Offline Zahlung gewählt hat, die Zahlungstermine bestätigen

Reiter Auslöser

• Auslösender Event = Check-in
• Auslöser Zeit = -1 Tag
• Zeitfenster = 365 Tage
• Buchungsherkunft = Alle
• Buchungsstatus = Alle nicht stornierten
• Feld in der Buchung enthält - wählen Sie "Notizen" im nächsten Feld geben Sie ein: Offline Payment Instruction Accepted

Reiter Buchung::

• Ausführung = Nur einmal
• Status der Buchung = Keine Modifikation

Reiter Nachrichten:

• Geben die den gewünschten Text ein.

Die Template Variable [DEPOSIT] fügt den Anzahlungsbetrag ein.

Zahlungstermine vor Anreise können Sie mit dieser Template Variable kalkulieren: [FIRSTNIGHT:-10days]

10.20 Senden Sie an den Gästen automatisch XX Tage vor Ankunft eine Zahlungsaufforderung

Reiter Auslöser:

• Auslösender Event = Check-in
• Auslöser Zeit = -42
• Auslöser Zeitfenster = 1 Tag
• Buchungsstatus = Alle nicht stornierten
• Buchungsherkunft = ALLE

Reiter Nachrichten:

• HTML Nachricht = Geben Sie die gewünschten Daten ein und fügen Sie die Template Variable [PAYLINK] mit ein

Reiter Buchung:

• Ausführung = Nur einmal
• Status der Buchung = Keine Modifikation
• Markierung Text = geben Die den gewünschten Text ein
• Markierung Farbe = wählen Sie die gewünschte Farbe

10.21 Senden Sie Ihren Gästen XX Tage nach der Buchung automatisch eine Zahlungsaufforderung

Sie erlauben Ihren Gästen, X Anzahlungen für ihre Buchung zu leisten.

Sie können die Auto Aktion nicht mehrmals auslösen, es sei denn, Sie verwalten dies manuell. Daher müssen Sie mehrere Auto Actions erstellen. Wenn Sie also 3 Zahlungen für deren Buchung zulassen, benötigen Sie 3 Auto Actions.

Sie müssen jeder Buchung, die Sie zugestimmt haben, um X-Zahlungen zuzulassen, manuell einen Info Code hinzufügen. Erstellen Sie die erste Auto Action: Reiter Auslöser:

• Auslösender Event = Buchung aber nicht nach Check-in
• Auslöser Zeit = +7 Tage
• Zeitfenster = 1 Tag
• Buchungsherkunft = Alle
• Buchungsstatus = Alle nicht stornierten
• Rechungssaldo = Nicht Null

Info Code = MULTIPLE (zum Beispiel) Dies kann verwendet werden, wenn Sie nur einigen Gästen erlauben, mehrere Zahlungen zu leisten. Reiter Nachrichten:

• Nachricht senden: Wählen Sie die entsprechende Option aus
• Betreff - Betreff der Auto Action Email.
• HTML Nachricht:- Geben die den gewünschten Text ein und fügen Sie die Template Variable [PAYLINK] mit ein. [PAYLINK] fügt einen Link (HTML A Tag) über den Betrag, den Sie im Feld "Anzahlung" im Reiter "Kosten und Zahlungen" der Buchung eingetragen haben angefordert. Wenn Sie dort keinen Betrag eingegeben haben, nimmt das System den "Zu zahlen" Betrag.

Reiter Buchung:

• Ausführung = Nur einmal
• Status der Buchung = Keine Modifikation
• Markierung Text = geben Sie den Text ein, den Sie anzeigen wollen
• Markierung Farbe = wählen Sie eine Farbe

Wenn Sie auch eine Mail versenden wollen, legen Sie diese im Reiter "Email" an. Änderungen an der Buchung werden ausgeführt bevor die Email versendet wird. Erstellen Sie zusätzliche Auto Actions für jede Periode, die Sie auslösen möchten

Erstellen Sie die zweite Auto Action: Auslöser Zeit = +7 Tage Zeitfenster = 1 Tag Erstellen Sie eine Info Code

Gehen Sie zu KONFIGURATION > BENUTZERKONTO > EINSTELLUNGEN-> BUCHUNGEN -> Info Codes Werte UND FÜGEN Sie MULTIPLE ein.

Aktualisieren Sie die Buchung, um mehrere Zahlungen zu ermöglichen.

Öffnen Sie die Buchung.

Gehen Sie zur Registerkarte Info und wählen Sie aus der Dropdown-Liste den Wert 'MULTIPLE' (oder den Wert, den Sie zum Auslösen verwenden möchten).

10.22 Wenden Sie eine Markierung an, wenn eine Zahlung vor dem Check-in erfolgt ist:

Reiter Auslöser:

• Auslösender Event = Check-in
• Auslöser Zeit = -365 Tage
• Zeitfenster = 365 Tag
• Buchungsherkunft = Alle
• Buchungsstatus = Alle nicht stornierten
• Rechungssaldo = Beliebige Zahlung

Reiter Nachrichten:

• Nachricht senden: Wählen Sie die entsprechende Option aus
• Betreff - Betreff der Auto Action Email.
• HTML Nachricht:- Geben die den gewünschten Text ein

Reiter Buchung:

• Ausführung = Nur einmal
• Status der Buchung = Keine Modifikation
• Markierung Text = geben Sie den Text ein, den Sie anzeigen wollen
• Markierung Farbe = wählen Sie eine Farbe
• Info Code : DEPOSITPAID
• Info Text : geben Sie den Text ein, den Sie anzeigen wollen

10.23 Senden Sie das Remotelock / Lockstate-PIN

Reiter Auslöser:

• Auslösender Event = Check-in
• Auslöser Zeit = -2 Tage (Die Anzahl der Tage vor dem Check-in, an die Sie den Code senden möchten)
• Zeitfenster = 2 Tag
• Buchungsherkunft = Alle
• Buchungsstatus = Alle nicht stornierten
• Gruppenbuchungen = Alle auf Master auslösen
• Info Code = LOCKSTATE_PIN

Reiter Nachrichten:

• Nachricht senden: Wählen Sie die entsprechende Option aus
• Betreff - Betreff der Auto Action Email.
• HTML Nachricht:- Geben die den gewünschten Text und Template Variable [BOOKINGINFOCODETEXT:LOCKSTATE_PIN] ein

10.24 Zahlungsaufforderung versenden

Reiter Auslöser

• Auslösender Event = Check-in
• Auslöser Zeit = -10 Tage (zum Beispiel)
• Zeitfenster = 365 Tage
• Buchungsherkunft = Alle
• Buchungsstatus = Alle nicht stornierten
• Rechungssaldo = Positiv

Reiter Buchung::

• Ausführung = Nur einmal
• Status der Buchung = Keine Modifikation

Reiter Nachrichten:

• Geben die den gewünschten Text ein.

Die Template Variable [PAYLINK:100%] fordert den gesamten ausstehenden Betrag an. Weitere Optionen finden Sie hier.

10.25 Markierung setzen, wenn eine Zahlung erfolgt ist

Reiter Auslöser

• Auslösender Event = Buchung
• Auslöser Zeit = Sofort
• Auslöser Zeitfenster = 365 Tage
• Buchungsherkunft = Alle
• Buchungsstatus = Alle
• Rechungssaldo = Beliebige Zahlung

Reiter Buchung::

• Ausführung = Nur einmal
• Status der Buchung = je nach Bedarf, entweder "Keine Modifikation" oder "Bestätigt"
• Markierung Text = geben Sie den gewünschten Text ein
• Markierung Farbe = wählen Sie die gewünschte Farbe

10.26 Info Code und oder Icon setzen, wenn eine Zahlung erfolgt ist

Reiter Auslöser

• Auslösender Event = Buchung
• Auslöser Zeit = Sofort
• Auslöser Zeitfenster = 365 Tage
• Buchungsherkunft = Alle
• Buchungsstatus = Alle
• Rechungssaldo = Beliebige Zahlung

Reiter Buchung Info:

• Ausführung = Nur einmal
• Status der Buchung = je nach Bedarf, entweder "Keine Modifikation" oder "Bestätigt"
• Buchung Info = geben Sie den Info Code ein, den Sie unter KONFIGURATION-BENUTZERKONTO-EINSTELLNGEN erstellt haben.

10.27 Eine SMS in einer bestimmten Sprache (falls diese in der Buchung vom Gast verwendet wurde) oder in einer Standardsprache senden

Es wird eine Smart-Templatevariable verwendet. In diesem Beispiel wird überprüft, ob der Gast auf Deutsch gebucht hat. Falls ja, bekommt er eine SMS auf Deutsch, falls nein, eine SMS auf Englisch.

Reiter Auslöser: Egal

Reiter Buchung: Egal

Reiter SMS:

• Phone Number = [GUESTMOBILE]
• SMS Message = [IF=:[GUESTLANGUAGE]:de:Deutsch_Text|Englisch_Text]

10.28 Senden Sie eine E-Mail in der Sprache des Gastes an eine interne E-Mail-Adresse:

Dies verwendet eine Smart Template Variable. Bei diesem Beispiel prüfen wir, ob der Gast auf Französisch gebucht hat. Wenn ja, senden wir einen französischen Text. Wenn nein, senden wir einen englischen Text.

Reiter Auslöser:

• Feld in der Buchung enthält - Wählen Sie im nächsten Feld "Sprache" aus. Geben Sie Folgendes ein: die Länderabkürzung für die Sprache, für die diese Auto Aktion bestimmt ist.

Reiter Nachrichten:

• Geben Sie die Nachricht in der entsprechenden Sprache unter Ihrer Standardsprache ein.

10.29 Senden Sie eine E-Mail mit einem PDF-Anhang:

Sie können Ihren Gästen Anhänge zu Rechnungen oder Buchungsausdrücke senden.

Richten Sie Ihre Rechnung oder Buchungsausdruck in KONFIGURATION > GÄSTEMANAGEMENT > RECHNUNGEN oder in KONFIGURATION > GÄSTEMANAGEMENT > BUCHUNGSAUSDRUCK ein.

Reiter Auslöser:

• Auslösender Event = Check-out
• Auslöser Zeit = Sofort
• Auslöser Zeitfenster = 1 Tag
• Buchungsstatus = Alle nicht stornierten
• Buchungsherkunft = ALLE
• Gruppenbuchungen = Alle auf Master auslösen
• Info Code = CHECKOUT

Reiter Nachrichten:

• Nachricht senden = Gast
• Anlage = Wählen Sie eine Option aus der Dropdown-Liste.
• HTML Nachricht = Geben Sie die gewünschten Daten ein.

Wir vermuten, dass Sie die Checkin / Checkout-Funktion im Dashboard verwenden. Andernfalls können Sie Ihre Buchungen entweder manuell Checkout hinzufügen (Reiter Info) oder eine Auto Aktion erstellen, um die Info Codes zu den Buchungen hinzuzufügen.

Wenn Sie E-Mails mit PDF-Anhang (Rechnung, Buchungsausdruck) an Automatisch-Generierte E-Mail-Adressen senden, die von Kanälen erstellt wurden, blockiert der Kanal möglicherweise den Anhang, sodass er nicht an den Gast gesendet wird. Fragen Sie Ihren Kanal nach den diesbezüglichen Richtlinien.

Andere Dateien können nicht angehängt werden. Wir empfehlen Ihnen, einen Link zu einer Datei zu verwenden, die Sie auf Ihre Website hochladen.

10.30 Rechnungsnummern automatisch erzeugen

Reiter "Auslöser":

• Auslösender Event = Check-out
• Auslöser Zeit = Sofort
• Info Code = CHECKOUT (optional nur, wenn Sie die Check-Out-Funktion verwenden, wenn Sie nicht belassen Sie das Feld leer)

Reiter Rechnung:

• Rechnungsnummer erzeugen = Ja

10.31 Gruppen Check-in

Hierzu muss die Master-Buchung über die Check-in Funktion eingecheckt sein.

Reiter "Auslöser":

• Auslösender Event = Nach Buchung
• Auslöser Zeit = Sofort
• Buchungsherkunft = Alle
• Buchungsstatus = Alle nicht stornierten
• Gruppenbuchung = Alle auf Master auslösen
• Info Code = CHECKIN

Reiter "Buchung Info" :

• Info Code = CHECKIN

10.32 Senden Sie automatisch eine Nachricht (E-Mail oder SMS) an Gäste, die 30 Tage oder länger ausgecheckt haben:

Reiter Auslöser:

• Auslösender Event = Check-out
• Auslöser Zeit = 30 Tage
• Auslöser Zeitfenster = 365

Reiter Nachrichten:

• HTML Nachricht = Geben Sie die gewünschten Daten ein.

Reiter Buchung: (optional)

• Ausführung = nur einmal
• Markierung Text = geben Sie den Text ein, den Sie anzeigen wollen
• Markierung Farbe = wählen Sie eine Farbe

10.33 Fügen Sie den Info Code CHECK IN zu den Buchungen hinzu:

Wenn Sie den Info Code CHECKIN / CHECKOUT für Berichte / andere Auto Actions verwenden müssen, können Sie den Info Code festlegen, anstatt das Anwesende Gäste Modul im Dashboard zu verwenden.

Reiter Auslöser:

• Auslösender Event = Check-in
• Auslöser Zeit = Sofort
• Auslöser Zeitfenster = 1 Tag
• Buchungsstatus = Alle nicht stornierten
• Buchungsherkunft = ALLE
• Gruppenbuchungen = Alle auf Master auslösen

Reiter Buchung Info:

• Info Code = CHECKIN
• Info Text = Auto Checkin

10.34 Fügen Sie den Info Code CHECKOUT zu den Buchungen hinzu:

Wenn Sie den Info Code CHECKIN / CHECKOUT für Berichte / andere Auto Actions verwenden müssen, können Sie den Info Code festlegen, anstatt das Anwesende Gäste Modul im Dashboard zu verwenden.

Reiter Auslöser:

• Auslösender Event = Check-out
• Auslöser Zeit = Sofort
• Auslöser Zeitfenster = 1 Tag
• Buchungsstatus = Alle nicht stornierten
• Buchungsherkunft = ALLE
• Gruppenbuchungen = Alle auf Master auslösen

Reiter Buchung Info:

• Info Code = CHECKOUT
• Info Text = Auto Checkout

10.35 API/Webhook benutzen, um das Feld 'Nachricht' zu beschreiben

Sie können mittels eines Webhooks in Verbindung mit der API-JSON-Funktion setBooking das Feld 'Nachricht' beschreiben. Zunächst müssen Sie den Zugriff über die API aktivieren.

Sie brauchen zwei Zugangsschlüssel für die API-JSON-Funktionen - einen für die API selbst und einen spezifischen für die Unterkunft. Die Schlüssel müssen mindestens 16 Stellen lang sein, aber ansonsten können Sie diese frei bestimmen.

API-Schlüssel:

Konfiguration > Benutzerkonto > Account Zugang > API Key 1:

API Key = my_very_secret_api_key
API Key Zugang = alle IPs erlauben
IP Whitelist = [leer lassen]
Schreibrecht = Ja
Zugang Unterkunft = Owned by this account only

Unterkunft-Schlüssel:

Konfiguration > Unterkünfte > Zugang > API Zugang > propKey = secret_key_for_prop_XXXXXX

Jetzt legen Sie eine Auto-Action an mit den Triggern, die Sie brauchen, zum Beispiel:

• Feld in der Buchung enthält: Nachricht = XXX

Unter dem Reiter 'Webhook' machen Sie Folgendes:

• URL = https://api.beds24.com/json/setBooking

• Individueller Header = [leer lassen]

• Daten im Body =

{

"authentication":

{

"apiKey": "my_very_secret_api_key",

"propKey": "secret_key_for_prop_XXXXXX"

},

"bookId": "[BOOKID]",

"message": "[MESSAGE] - Diesen Text hinzufügen"

}

10.36 API/Webhook benutzen, um den Wert des Feldes 'Provision' in einen neuen Rechnungsposten einzusetzen

Man kann eine Auto-Action erstellen, die den Wert aus dem 'Provision'-Feld für einen neuen Rechnungsposten übernimmt. Der Wert wird mit einem Minus-Zeichen versehen, damit er vom Preis abgezogen wird. Das geht mit der API-JSON-Funktion setBooking. Zunächst müssen Sie den Zugriff auf die API gewähren:

Sie brauchen zwei Zugangsschlüssel für die API-JSON-Funktionen - einen für die API selbst und einen spezifischen für die Unterkunft. Die Schlüssel müssen mindestens 16 Stellen lang sein, aber ansonsten können Sie diese frei bestimmen.

API-Schlüssel:

Konfiguration > Benutzerkonto > Account Zugang > API Key 1:

API Key = my_very_secret_api_key
API Key Zugang = alle IPs erlauben
IP Whitelist = [leer lassen]
Schreibrecht = Ja
Zugang Unterkunft = Owned by this account only

Unterkunft-Schlüssel:

Konfiguration > Unterkünfte > Zugang > API Zugang > propKey = secret_key_for_prop_XXXXXX

Setzen Sie die Auslöser, die Sie brauchen, zum Beispiel:

• Buchungsherkunft = Booking.com

Unter dem Reiter 'Webhook' machen Sie Folgendes:

• URL = https://api.beds24.com/json/setBooking

• Individueller Header = [leer lassen]

• Daten im Body =

{

"authentication":

{

"apiKey": "my_very_secret_api_key",

"propKey": "secret_key_for_prop_XXXXXX"

},

"bookId": "[BOOKID]",

"invoice":

[

{

"description": "Booking.com Provision",

"status": "",

"qty": "1",

"price": "-[COMMISSIONNUM]",

"vatRate": "7.00",

"type": "0",

"invoiceeId": ""

}

]

}

11 Troubleshooting

Wenn Auto Actions nicht ausgeführt werden:
 Im Reiter "Mail" der Buchung können Sie überprüfen, warum eine Auto Action ausgeführt/nicht ausgeführt wurde. Häufige Ursachen sind: 
*Funktioniert die Versand Email? Gehen Sie zu KONFIGRUATION->BENUTZERKONTO -> VERSANDEMAIL und klicken auf  "Test Email senden".
*Ist die Auto Action für automatischen Versand eingestellt?
*Gibt es eine valide Email Adresse des Gastes (Reiter "Mails" der Buchung)?
*Sind Auto Actions für diese Buchung erlaubt (Reiter "Mails" der Buchung)?
*Treffen alle Trigger der Auto Action auf diese Buchung zu?

Auto Action ist nicht editierbar
Um Schreibzugriff auf eine Auto Action zu haben muss der Account Schreibzugriff auf alle Unterkünfte haben, für welche die Auto Action gilt. Dies kann nicht der Fall sein, wenn Subaccounts benutzt werden und Auto Actions für alle Unterkünfte auslösen. 

You don't have permission to access control2.php on this server Fehlermeldung wenn der "Speichern" button geklickt wird
Wahrscheinlich wird etwas im Inhalt der Auto Action von unserer Firewall blockiert.
Geben Sie den Inhalt Stück für Stück ein bis Sie den problematischen Inhalt gefunden haben.
Häufig ist dies ein Script oder HTML code den die Firewall als mögliche Hacker Attacke einstuft. 
Es kann auch eine harmlos aussehende Kombination von Zahlen und Wörtern sein, die häufig von Hackern für SQL Injections genutzt wird. 
Versuchen Sie für die problematischen Inhalte eine alternative Formulierung zu finden.