Kategorie:Rechnung

Diese Seite ist über das Menue KONFIGURATION -> GÄSTEMANAGEMENT -> RECHNUNG

Rechnungen können über den Reiter "Rechnung" der Buchung ausgedruckt werden.

1 Rechnungsinhalt

1.1 Rechnungsposten Beschreibung Einheit

Der beschreibende Text nutzt Template Variablen um automatisch Informationen aus jeder Buchung einzufügen. Wenn hier nichts eingetragen wird nutzt das System die Voreinstellung (Name der Einheit gefolgt von Check-in und Check-out Datum).

1.2 Rechnungsposten

Artikel, die hier angelegt werden, stehen als Auswahl im Reiter "Rechnung" jeder Buchung zur Verfügung, damit Sie bei Bedarf schnell zur Rechnung hinzugefügt werden können. Sie werden nicht auf der Buchungsseite aufgeführt.

Über Template Variablen können die Werte in die Rechungen, Buchungs- oder Mailtemplates eingefügt werden.

1.3 Rechnungsnummer

Um eine einmalige fortlaufende Rechnungsnummer zuzuordnen öffnen Sie die Buchung und klicken im Reiter "Rechnung" auf "Rechnungsnummer erzeugen". Rechnungsnummern werden pro Benutzerkonto oder Subaccount vergeben.Wenn Sie mehrere Unterkünfte haben, und separate Rechnungskreise benötigen, können Sie Subaccounts nutzen. Die Voreinstellung für die erste Rechnungsnummer ist 1. Eine abweichende "Nächste Rechnungsnummer" kann in KONFIGURATION->BENUTZERKONTO->EINSTELLUNGEN eingestellt werden.

Wenn Sie automatisch Rechnungsnummern erzeugen wollen können Sie hierfür in KONFIGURATION-GÄSTEMANAGEMENT-AUTO ACTIONS eine Auto Action anlegen.

Unter BERICHTE-INDIVIDUELLE REPORTS können Sie individuelle Reports erstellen. Wenn Sie die Spalte "Rechnungsnummer erzeugen" hinzufügen, hat der Report Buttons über welche Sie die Funktion ausführen könnnen.

1.4 Rechnungsdatum

Wenn eine Rechnungsnummer generiert wird, ist das Rechnungsdatum das Datum an dem die Rechnungsnummer hinzugefügt wurde.

1.5 Status

Im "Status" Feld können Sie ergänzende Informationen z.b. zur Zahlungsart oder Mehrwertsteuer hinzufügen. Die Voreinstellungen für die Statuswerte von Upsell Posten und Extra Rechungsposten können Sie selbst wählen. Nutzen Sie die Kontexthilfen (? Icons) unter "Rechnungsposten" und in "Upselling" für weitere Informationen.

[INVOICETABLEPART:status1,status2,!status4] - generiert eine Rechnungstabelle nur mit den Posten, die diesen Status haben. Mehrere Status können getrennt durch Komma eingegeben werden. Im einen Status auszuschließen setzen Sie ein Ausrufungszeichen davor z,B, !status1.

Diese Template Variablen ziehen die Gesamtsummen aus der Buchung:

[INVOICEPARTCHARGES:]

[INVOICEPARTPAYMENTS:]

[INVOICEPARTBALANCE:]

Fügen Sie den Status hinter dem : ein. Mehrere Status können durch Komma getrennt eingegeben werden. Es kann auch ein Multiplikator oder eine Anpassung hinzugefügt werden.

Über ein Ausrufungszeichen ! kann ein Status ausgeschlossen werden

Beispiel: Ein Hotel nutzt die Status kurtaxe, restaurant und bar

[INVOICEPARTCHARGES:restaurant,bar!kurtaxe:10%] errechnet die Summe aller Rechnungsposten mit den Status bar oder restaurant aber nicht kurtaxe und nimmt eine 10%ige Anpassung vor.

Individuelle Rechnungssumme

Sie können eine Rechnungssumme nur für bestimmte Upsell Posten ausweisen oder Upsell Posten von der Rechnungssumme ausschließen. Wenn Sie diese Funktionalität nutzen möchten ergänzen Sie einen Status abgetrennt durch das einen senkrechten Strich z.B. Beschreibung | Status (in KONFIGURATION->UNTERKÜNFTE->UPSELLING).

1.6 Rechnung erstellen

Um eine Rechnung zu erstellen gehen Sie zu BUCHUNGEN, öffnen die Buchung, für die Sie eine Rechnung erstellen möchten und klicken dort auf den Reiter "Rechnungen"

• Der Rechnung können über "Hinzufügen" weitere Posten hinzugefügt werden.
• Über "Preis und ausstehende Zahlung neu berechnen" kann der Preis automatisch neu berechnet werden, wenn eine Änderung vorgekommen wurde. Optionale Upselling Posten können manuell angepasst werden.
• Um eine Rechnung auszudrucken klicken Sie auf "Rechnung drucken". Dort können Sie auswählen, welches Template für den Druck genutzt wird.

1.7 Template Variablen

Als Voreinstellung enhält das Rechungsformular die Template Variable [INVOICETABLE]. Verschiedene andere Template Variables mit anderen Inhalten sind verfügbar.

1.8 Rechnung mit Steuern

Die Voreinstellung für im Preis enthaltene Mwst. kann unter KONFIGURATION->UNTERKÜNFTE->REGELN vorgenommen werden.

Um Rechnungen mit Steuer auszuweisen verwenden Sie die Template Variable [INVOICETABLEVAT]

Steuern, die nicht im Preis enthalten sind (z.B. Bettensteuer) können unter KONFIGURATION->UNTERKÜNFTE->UPSELLING angelegt werden.

1.9 Rechnungen schließen

Rechnungen können geschlossen werden, sobald eine Rechungsnummer zugewiesen wurden. Wird diese Funktion genutzt sind Rechnungen danach nicht mehr editierbar. Die Rechungsposten werden aus dem Reiter "Kosten und Zahlungen" entfernt. Werden neue Rechungsposten hinzugefügt, wird automatisch eine neue Rechung angelegt.

Diese Funktion kann in KONFIGURATION->BENUTZERKONTO->EINSTELLUNGEN aktiviert werden.

2 Rechnungen stronieren

• Gehen Sie zu KONFIGURATION->BENUTZERKONTO->EINSTELLUNGEN und stellen "Rechnungen schließen" = Ja.
• Schließen Sie die Rechnung, die Sie stronieren möchten.
• Gehen Sie zu "Kosten und Zahlungen" und geben dort die zu stronierenden Posten negativ ein.

Bei Bedarf können Sie für Stornos in KONFIGURATION -> GÄSTEMANAGEMENT -> RECHNUNG ein abweichendes Rechnungstemplate erstellen. Welches Template genutzt wird, können Sie auswählen nachdem Sie auf "Rechnung drucken" geklickt haben.

3 Abweichende Rechnungsadresse

1. Konfigurieren Sie individuelle Buchungsfragen in KONFIGURATION->UNTERKÜNFTE->BUCHUNGSFRAGEN über welche Firmenname, Strasse und Hausnummer, Postleitzzahl und Stadt eingegeben werden können. Wenn Sie diese nicht auf ihrer Buchungsseite abfragen möchten, wählen Sie "intern".

2. Nutzen Sie die Template Variablen für die individuellen Buchungsfragen (z.B. [GUESTCUSTOMQ1], [GUESTCUSTOMQ2] ..) um die Information in die Rechnung einzufügen.

Wenn Sie hierfür ein zweites Rechnungstemplate benötigen können Sie hierfür einen der Buchungsausdrucke (KONFIGURATION->GÄSTEMANAGEMENT->BUCHUNGSAUSDRUCK nutzen.

4 Währungen

Smart Template Variablen können die Beträge aus der Buchung automatisch in andere Währungen umrechnen.

Beispiel: [INVOICETABLE:1.1$] multipliziert den Preis mit 1.1 (+10%) und zeigt ihn mit einem $ Symbol am Ende an

Sie können das "Status" Feld in der Buchung nutzen um dort manuell eine andere Währung einzugeben. Nutzen Sie [INVOICETABLE2], um beide Währungen anzuzeigen.

5 OTAs / Channel Collect

Unter KONFIGURATION-CHANNEL MANAGER können Sie einstellen, ob Channel Collect Zahlungen importiert werden. Wenn Sie importieren wird der Betrag, den Sie an den OTA zahlen müssen, und nicht der Betrag, den der Gast bezahlt hat, gesendet. Der Gast hat die Rechnung vom OTA erhalten, sodass Sie die Zimmerkosten nicht in Rechnung stellen müssen.

Wenn Sie ein abweichendes Rechungstemplate für einzelne OTAs brauchen, können Sie dies in den Channel Manager Einstellungen einstellen (momentan für ausgewählte OTAs). Nutzen die die Hilfeseite des OTAs für Details.

6 Template individualisieren

Hier können Sie ihre Rechnungsvorlage individualisieren. Über den Editor können Sie Ihr Logo und Texte eingeben.

Ihr Logo können Sie unter KONFIGRUATION -> BUCHUNGSSEITE -> BILDER hochladen. Nach dem Hochladen kopieren Sie die URL des Bildes. Im Editor des klicken Sie auf das "Bild" Icon und geben die URL dort ein.

Über Template Variablen können Sie Informationen aus der Buchung eingeben und die Rechnung zur personalisieren. Klicken Sie dazu in Rechnungsvorlage auf "Bearbeiten"

6.1 Auf jeder Seite eine Fußzeile einfügen

Klicken Sie in Rechnungsvorlage auf "Bearbeiten" dann im Editor auf "Source". Fügen Sie

<footer class="onlyprint" style="position: fixed;bottom: 0; ">Your footer text</footer>

am Ende des Dokuments ein. Ersetzen Sie "Your footer text" mit dem Text, den Sie anzeigen möchten.

7 Daten Export/Import und Berichte

Rechnungsdaten können hier zu einer .csv Datei extpoertiert werden. Fall notwendig können die Daten geändert und hier importiert werden.

Unter BERICHTE-STANDARD REPORTS (Finanzen) können Sie Berichte für beliebige Zeiträume erstellen.

Unter BERICHTE- INDIVIDUELLE REPORTS können Sie individuelle Reports erstellen. Wenn Sie die Spalten "Rechnung drucken" oder "Rechnungsnummer erzeugen" hinzufügen, hat der Report Buttons über welche Sie die Funktion ausführen könnnen.

8 Extras vor Ort

Unter "Rechnungposten" können Sie Artikel anlegen, die dann als Auswahl im Reiter "Rechnung" jeder Buchung zur Verfügung stehen und bei Bedarf schnell zur Rechnung hinzugefügt werden können.

9 Rechnungsempfänger - separtate Rechungen

Nutzen Sie diese Hilfeseite, wenn sie mit Agenturen, Geschäftsreisenden oder Stammgästen zusammenarbeiten, für die Sie eine separate Rechnung benötigen.

Sie werden nicht auf der Buchungsseite aufgeführt.

10 Versand per Email

Um das Rechung als pdf Anlage per Email zu verschicken können Sie unter KONFIGURATION->GÄSTEMANAGEMENT->AUTO ACTIONS eine Auto Action Email erstellen.

Wenn Sie Emails mit pdf Anlagen (Rechnung, Buchungsausdruck) an Alias-Email Addressen von Channels versenden, kann es sein, dass der Channel die Anlage herausfiltert so dass sie dem Gast nicht zugestellt wird.

11 Buchhaltungssoftware

Beds24 integriert mit Kashflow. Wenn Sie eine andere Softwar nutzen, können Sie die Export Funktion (siehe oben) nutzen, um Daten, die Sie in Ihre Sofware einspielen möchten, runterzuladen.

12 Fehlerbehebung

Wenn Felder falsch angezeigt werden und/oder sich nicht mehr bearbeiten lassen, lesen Sie diese Seite: Beschädigter_Seiteninhalt

Keywords: Rechnung, Rechnungen, Mehrwertsteuer, Mwst., Bettensteuer, City Tax