Individuelle-Berichte

Individuelle Berichte

Diese Seite ist über das Menu  BERICHTE -> INDIVIDUELLE Berichte

1 Individuelle Berichte einrichten

Ziehen Sie einfach die gewünschten Spalten nach links und und nicht gewünschte nach rechts.

Wenn Sie einen individuellen Bericht auf dem Dashboard nutzen wollen stellen Sie "Layout" = tabular ein.

Wenn Sie in ihren Buchungen Info Codes einsetzen können sSe diese nutzen, um bestimmte Buchungen anzuzeigen.

Beispiel: Sie benutzen den Code "CHECKEDIN" ein Gast eincheckt und "CHECKEDOUT" wenn ein Gast auscheckt. Sie können dann einen Bericht mit allen Buchungen erstellen, die den Info Code "CHECKEDIN" enthalten aber nicht den Info Code "CHECKEDOUT".

Die "Einheit Template" Spalten zeigen den als "Einheit Template" in (KONFIGURATION) > UNTERKÜNFTE > EINHEITEN > EINRICHTEN eingegebenen Inhalt. Diese Felder können Template Variablen und auch mathematische Template Varialblen enthalten, so dass die für individuelle Kalulationen genutzt werden können.

Wenn Sie einen Bericht nach Rechnungsdatum erstellen wolllen, muss "Status" = "Rechnungsnummer zugeordnet" eingestellt sein.

2 Diagramme

Unter "Layout" können Sie auswählen, dass ein Diagramm angezeigt wird. Dabei wird das, was unter "Sortieren nach" ausgewählt wird, auf der horizontalen Achse abgebildet.

• Jede Spalte, die eine "Summe" erzeugt, kann angezeigt werden.
• Balkendiagramm monatlich muss unter "Sortieren nach" auf eine Datumsoption eingestellt sein.
• Für ein Tortendiagramm muss als Spalte"Anzahl" oder eine der Kosten/Zahlungen/Preissspalten ausgewählt werden. Im Tortendiagramm wird die Anzahl/Wert für die unter "Sortieren nach" eingestellt Option angezeigt.

3 Template Variablen in individuellen Berichten

In den Spalten "Unterkunft Template" und "Einheit Template" wird der Inhalt angezeigt, den Sie in (KONFIGURATION) > UNTERKÜNFTE > EINHEITEN-> EINRICHTEN eingegeben haben. Diese Felder unterstützen selbst Template Variablen. Wenn Sie dort Template Variablen eingeben, zeigt der Bericht den entsprechenden Wert aus der Buchung. Sie können auch mathematische Variablen verwenden, um Werte aus der Buchung zu berechnen.

4 Dashboard Berichte

Um Individuelle Berichte auf dem Dashboard anzuzeigen, erstellen Sie den Bericht in BERICHTE-> INDIVIDUELLE BERICHTE, dann aktualisieren Sie der Name und stellen Sie "Layout" = Tabular ein. Gehen Sie dann zum Dashboard und fügen Sie unter Komponenten die Nummer oder der Name des individuellen Berichts zu Ihrem Dashboard hinzu.

5 Beispiele

5.1 To-Do Liste aller Buchungen mit Substatus "Handlungsbedarf"

Gehen Sie zu BERICHTE -> INDIVIDUELLE BERICHTE und erstellen Sie einen neuen benutzerdefinierten Bericht mit diesen Einstellungen:

Berichtstitel = To-Do-Liste

Check-in / Check-out = gewünschter Berichtszeitraum

Substatus = Handlungsbedarf

Layout = Tabular

Ziehen Sie die Spalten mit den Informationen, die Sie sehen möchten, von "Verfügbare Spalten" zu "Spalten anzeigen" z.B.:

Substatus (erforderlich) Buchungsnummer

5.2 Bericht mit einer Spalte, die aus einem Wert in der Buchung berechnet wird

1. In diesem Beispiel werden 15% vom Unterkunftspreis berechnet. Gehen Sie dazu zu (KONFIGURATION) > UNTERKÜNFTE > EINHEITEN > EINRICHTEN und fügen Sie [INVOICEUPSELLNUM0][*]0.15 als "Einheit Template 1" hinzu.

2. Erstellen Sie einen Kundenbericht:

Ziehen Sie die Spalten mit den Informationen, die Sie sehen möchten, von "Verfügbare Spalten" auf "Spalten anzeigen" stellen Sie sicher, dass die Spalte "Einheit Template 1" darunter ist.

5.3 Spezifische benutzerdefinierte Berichte

5.3.2 Referrer Bericht/ Buchungsherkunft

Gehen Sie zu BERICHTE -> INDIVIDUELLE BERICHTE und erstellen Sie einen neuen benutzerdefinierten Bericht mit diesen Einstellungen:

Berichtstitel = Referrer Bericht

Layout = Tabular

Gesamtsummen berücksichtigen = Sortieren nach (oder Sortieren nach und Bericht wenn Sie Summen über den gesamten Bericht wünschen)

Sortieren nach = Referrer

Ziehen Sie die Spalten mit den Informationen, die Sie sehen möchten, von "Verfügbare Spalten" zu "Spalten anzeigen" z.B.:

Referrer (erforderlich)

Anzahl (erforderlich)

Buchungssreferenz (optional)

Einheit (optional)

Untereinheit (optional)

Nachname (optional)

Erste Nacht (optional)

Check Out (optional)

5.4 Spezifische benutzerdefinierte Berichte mit Info Codes

Sie können spezifische Berichte erstellen, die nur Buchungen anzeigen, die bestimmte Kriterien erfüllen.

Diese Buchungen werden über Info Codes identifiziert, die automatisch über Auto Actions vergeben werden.

Um Info Codes anzulegen, gehen Sie zu (KONFIGURATION) > BENUTZERKONTO > EINSTELLUNGEN "Info Codes" und erstellen Sie die benötigten Info-Codes.

Zum Beispiel:

F & B-BB (z.B für Frühstück)

F & B-HP (z.B für für Halbpension)

F & B-VB (z.B für Vollpension)

AirportTransfer (z.B fürFlughafentransfer)

5.4.1 Täglicher Frühstücksbericht

1. Erstellen Sie Ihre Info-Codes wie oben beschrieben.

2. Richten Sie Auto Actions ein, um die Info-Codes automatisch zuzuordnen.

Gehen Sie zu KONFIGURATION -> GASTMANAGEMENT -> AUTO ACTIONS und erstellen Sie eine Autoaktion.

Reiter Auslöser:

Auslösender Event = Nach der Buchung

Auslöser Zeit = Sofort

Buchungsquelle = Booking.com (zum Beispiel)

Feld in der Buchung enthält: meal_plan = Frühstück (oder Extra Frühstück - benutzen Sie den Text, den der Kanal benutzt)

Reiter Buchung:

Buchung Info-Code: F & B-BB

Buchung Info Text: [NUMMEOPLE1]

3. Erstellen Sie einen individuellen Bericht

Gehen Sie zu BERICHTE -> INDIVIDUELLE BERICHTE und erstellen Sie einen neuen benutzerdefinierten Bericht mit diesen Einstellungen:

Berichtstitel = Frühstück

Check-in ab = beliebiges Datum

Check-in bis = Heute

Check-out ab = Heute

Check-in bis = beliebiges Datum

Alle Info Codes = F & B-BB

Layout = Tabular

Ziehen Sie die Spalten mit den Informationen, die Sie sehen möchten, von "Verfügbare Spalten" zu "Spalten anzeigen".

Buchungsreferenz

Unterkunft

Einheit

Untereinheit

Nachname

Check-in

Check-out

Info Codes spezifische Spalten

5.4.2 Täglicher Halbpension-Bericht

1. Erstellen Sie Ihre Info-Codes wie oben beschrieben.

2. Richten Sie Auto Actions ein, um die Info-Codes automatisch zuzuordnen.

Gehen Sie zu (KONFIGURATION) > GASTMANAGEMENT -> AUTO ACTIONS und erstellen Sie eine Autoaktion.

Reiter Auslöser:

Auslösender Event = Nach der Buchung

Auslöser Zeit = Sofort

Buchungsquelle = Booking.com (zum Beispiel)

Feld in der Buchung enthält: meal_plan = Halbpension (oder Extra Halbpension - benutzen Sie den Text, den der Kanal benutzt)

Reiter Buchung:

Buchung Info-Code: F & B-HB

Buchung Info Text: [NUMMEOPLE1]

3. Erstellen Sie einen individuellen Bericht

Gehen Sie zu BERICHTE -> INDIVIDUELLE BERICHTE und erstellen Sie einen neuen benutzerdefinierten Bericht mit diesen Einstellungen:

Berichtstitel = Halbpension

Check-in ab = beliebiges Datum

Check-in bis = Heute

Check-out ab = Heute

Check-in bis = beliebiges Datum

Alle Info Codes = F & B-HB

Layout = Tabular

Ziehen Sie die Spalten mit den Informationen, die Sie sehen möchten, von "Verfügbare Spalten" zu "Spalten anzeigen".

Buchungsreferenz

Unterkunft

Einheit

Untereinheit

Nachname

Check-in

Check-out

Info Codes spezifische Spalten

5.4.3 Täglicher Vollpension-Bericht

1. Erstellen Sie Ihre Info-Codes wie oben beschrieben.

2. Richten Sie Auto Actions ein, um die Info-Codes automatisch zuzuordnen.

Gehen Sie zu (KONFIGURATION) > GASTMANAGEMENT -> AUTO ACTIONS und erstellen Sie eine Autoaktion.

Reiter Auslöser:

Auslösender Event = Nach der Buchung

Auslöser Zeit = Sofort

Buchungsquelle = Booking.com (zum Beispiel)

Feld in der Buchung enthält: meal_plan = Vollpension (oder Extra Vollpension - benutzen Sie den Text, den der Kanal benutzt)

Reiter Buchung:

Buchung Info-Code: F & B-VB

Buchung Info Text: [NUMMEOPLE1]

3. Erstellen Sie einen individuellen Bericht

Gehen Sie zu BERICHTE -> INDIVIDUELLE BERICHTE und erstellen Sie einen neuen benutzerdefinierten Bericht mit diesen Einstellungen:

Berichtstitel = Vollpension

Check-in ab = beliebiges Datum

Check-in bis = Heute

Check-out ab = Heute

Check-in bis = beliebiges Datum

Alle Info Codes = F & B-VB

Layout = Tabular

Ziehen Sie die Spalten mit den Informationen, die Sie sehen möchten, von "Verfügbare Spalten" zu "Spalten anzeigen".

Buchungsreferenz

Unterkunft

Einheit

Untereinheit

Nachname

Check-in

Check-out

Info Codes spezifische Spalten

5.4.4 Täglicher Bericht zu Flughafen Transfers

1. Erstellen Sie Ihre Info-Codes wie oben beschrieben.

2. Richten Sie Auto Actions ein, um die Info-Codes automatisch zuzuordnen.

Gehen Sie zu (KONFIGURATION) > GASTMANAGEMENT -> AUTO ACTIONS und erstellen Sie eine Autoaktion.

Reiter Auslöser:

Auslösender Event = Nach der Buchung

Auslöser Zeit = Sofort

Buchungsquelle = Booking.com (zum Beispiel)

Feld in der Buchung enthält: Kommentar Gast = Flughafen Transfer (Wert für den gebuchten Transfer)

Reiter Buchung:

Buchung Info-Code: Transfer

Buchung Info Text: [NUMMEOPLE1]

3. Erstellen Sie einen individuellen Bericht

Gehen Sie zu BERICHTE -> INDIVIDUELLE BERICHTE und erstellen Sie einen neuen benutzerdefinierten Bericht mit diesen Einstellungen:

Berichtstitel = Flughafen Transfer

Check-in ab = beliebiges Datum

Check-in bis = Heute

Check-out ab = Heute

Check-in bis = beliebiges Datum

Alle Info Codes = Transfer

Layout = Tabular

Ziehen Sie die Spalten mit den Informationen, die Sie sehen möchten, von "Verfügbare Spalten" zu "Spalten anzeigen".

Beachten Sie, dass Sie ggf. Check-In und Check-Out anpassen müssen, um den Bericht mit dem gewünschten Vorlauf zu generieren.

Ziehen Sie die Spalten mit den Informationen, die Sie sehen möchten, von "Verfügbare Spalten" zu "Spalten anzeigen".

Buchungsreferenz

Unterkunft

Einheit

Untereinheit

Nachname

Check-in

Check-out

Info Codes spezifische Spalten

5.5 Auflistung von Rechnungs- und Upsell-Posten, individuell oder in Gruppen kontiert

1.) Wählen Sie aussagekräftige Namen für Ihre Kostengruppen. Zum Beispiel:

Zimmerpreis, Upsell-Posten Reinigung = Zimmer

Upsell-Posten Frühstück = Frühstück

Upsell-Posten Hunde, Katzen = Haustiere

2.) Tragen Sie diese Kostengruppen in die Statusfelder von Rechnungsposten und Upsell-Posten ein.

Die Statusfelder sind nicht direkt ansteuerbar. Sie müssen Ihren Text an das Beschreibungsfeld mit einer Pipe (|) anhängen.

Rechnungsposten:

Konfiguration > Gästemanagement > Rechnungen > Rechnungsposten Beschreibung Einheit: Ihre Beschreibung|Ihre Kostengruppe

Upsell-Posten:

KONFIGRUATION -> BUCHUNGSMASCHINE -> UPSELLING "Beschreibung" = Ihre Beschreibung|Ihre Kostengruppe

Indem Sie den selben Kostengruppen-Namen mehreren Upsell-Posten hinzufügen, bündeln Sie diese Posten in einer Gruppe.

3.) Erstellen Sie einen individuellen Bericht. Benutzen Sie die Felder, die Sie brauchen, und verwenden Sie auf jeden Fall das Feld 'Rechnung Status Wert'.

• Layout = 'Tabular'

• Gesamtsummen berücksichtigen = 'Bericht'

Wenn Sie nun einen Bericht für einen gewünschten Zeitraum aufrufen, dann haben Sie für jede Kostengruppe eine Spalte und am Ende der Spalte eine Gesamtsumme.

Buchungen, die vor der Erstellung der Kostengruppen erfolgten, werden in dem Bericht nicht auftauchen, außer Sie tragen den Status manuell in der Buchung unter 'Kosten und Zahlungen' nach.

5.6 Bericht für Steuerberater oder Datev Export

1.) Falls Sie Summen für verschiedene Zahlungsmethoden benötigen richten Sie zunächst unter KONFIGURATION->GÄSTEMANAGEMENT->RECHNUNGEN "Status Zahlungen" Status Bezeichungen für Ihre Zahlungsmethoden ein.

2.) Erstellen Sie einen individuellen Bericht:

• Status = Rechnungsnummer zugeordnet

dann klicken Sie auf SPEICHERN

• Rechnungsdatum ab / bis = der Zeitraum, für den Sie einen Bericht erstellen wollen
• Layout = Tabular 2
• Sortieren = Rechnungsnummer

Ziehen Sie die Spalten mit den Informationen, die Sie sehen möchten, von "Verfügbare Spalten" zu "Spalten anzeigen".

Rechnungsnummer

Rechnungsdatum

Rechnungsposten Beschreibung

Rechnungsposten Kosten

Rechnungsposten MwSt.

Rechnungsposten MwSt. %

Zahlungen Wert

Rechnung Status Wert (falls Sie Summen für verschiedene Zahlungsmethoden benötigen )

Mehrwertsteuer nach Prozentsatz

5.7 Bericht über ausstehende Zahlungen

Erstellen Sie einen individuellen Bericht:

• Ausstehende Zahlungen = Wählen Sie welche ausstehenden Zahlungen Sie im Bericht sehen wollen
• Layout = Tabular
• Sortieren = Check-in

Ziehen Sie die Spalten mit den Informationen, die Sie sehen möchten, von "Verfügbare Spalten" zu "Spalten anzeigen". Stellen Sie sicher, dass Sie die Spalten zu "ausstehende Zahlung" auswählen, die Sie sehen wollen.

5.8 Provisions Bericht

Gehen Sie zu KONFIGURATION-ÜNTERKÜNFTE-EINHEITEN-EINRICHTEN nutzen Sie Template Variabblen in "Einheit Template" um die Provision zu berechnen.

Beispile:

• Wenn Sie 10% Provision auf die Buchung inklusive aller Extras nehmen nutzen Sie [INVOICECHARGES:10%]
• Wenn Sie 10% Provision auf den Übernachtungspreis nehmen nutzen Sie [INVOICEUPSELLNUM0][*]0.1

Erstellen Sie einen individuellen Bericht:

• Layout = Tabular
• Gesamtsummen berücksichtigen= Unterkunft

Ziehen Sie die Spalten mit den Informationen, die Sie sehen möchten, von "Verfügbare Spalten" zu "Spalten anzeigen". Stellen Sie sicher, dass Sie die Spalten zu "Einheit Template" hinzufügen, die Sie nutzen, um die Provision zu berechnen.

5.9 Gutscheincode-Bericht

Erstellen Sie einen individuellen Bericht:

Feld in der Buchung enthält – Wählen Sie "Rate Beschreibung" aus – Gutscheincode Name eingeben

Layout = Tabular

Ziehen Sie die Spalten mit den Informationen, die Sie sehen möchten, von "Verfügbare Spalten" zu "Spalten anzeigen".

6 Berichte via Email versenden

Wenn Sie Berichte per Email versenden möchten, gehen Sie zu KONFIGURATION->BENUTZERKONTO->ROUTINEN. Für Anweisungen benutzen Sie bitte die Kontexthilfe (? Symbole) und klicken Sie auf HILFE (oben rechts) dieser Seite.