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CHECKIN (für Check|CARDTOSTRIPE | Kreditkartendaten wurden an Stripe gesendet|-in / Check-out Funktion genutzt)
CHECKOUT (für Check|STRIPEPAYMENT| Zahlung wurde von Stripe importiert|-in / Check-out Funktion genutzt)
DEPOSIT|STRIPEFAIL| Karte konnte nicht an Stripe gesendet werden|-
PAID|CARDEXPIRES| wird hinzugefügt, wenn Karte vor Check-in abläuft|-
UNPAID| DEPOSIT| Voreinstellung aus {{#fas:cog}} (KONFIGURATION) BENUTZERKONTO > EINSTELLUNGEN|-
LOCKROOM | PAID| Voreinstellung aus {{#fas:cog}} (verhindert Änderung der EinheitKONFIGURATION)BENUTZERKONTO > EINSTELLUNGEN|-
LOCKUNIT | UNPAID| Voreinstellung aus {{#fas:cog}} (verhindert Änderung der und UntereinheitKONFIGURATION)BENUTZERKONTO > EINSTELLUNGEN|-
<span class="circle" style="color: #f3e504; font-size: 250%;" >{{#fas:lightbulb}} Tipp</span> ''Optimieren Sie die Anzeige von Buchung durch Icons.''
Unter Klicken Sie auf das 'User Icon' oben rechts und dann auf 'Account Management' (im alten Control Panel gehen Sie zu SUB ACCOUNT (Menü ACCOUNTS im Menu oben rechts) - "Account Bearbeiten" - "Unterkunft bearbeiten" - "Einheit" . Dort können sieSie:
[[Kategorie:Einheiten]]
[[Kategorie:Tägliche_Nutzung]]
<div class="heading">Buchungen</div> ''Diese Seite ist über das Menue BUCHUNGEN''
__TOC__
Unter BUCHUNGEN gibt es drei verschiedene Ansichten
"Neu" sind Buchungen, die noch nicht geöffnet wurden. Nachdem eine Buchung geöffnet und gespeichert wurde ändert sich der Status automatisch zu "Bestätigt".
"Blindbuchungen" sind Buchungen ohne Gast, die angelegt wurden, um ein Zimmer zu schließen. Blindbuchungen werden nicht in Reports Berichte berücksichtigt.
===Buchungen manuell hinzufügen===
1. Exportieren sie ihre Buchungen als .csv file
2. Gehen sie zu {{#fas:cog}} (KONFIGURATION->) BENUTZERKONTO -> ACCOUNT ZUGANG und erlauben API Zugang
3. Gehen sie zu https://api.beds24.com
Gäste können auch eingecheckt werden, wenn die Buchung geöffnet und um Reiter "Info" der Info Code "Checkin" gesetzt wird.
In {{#fas:cog}} (KONFIGURATION) BENUTZERKONTO > EINSTELLUNG "Check-in Regen" können Sie die Check-in Funktion in den Dashboard Modulen limitieren.
Wenn Sie unsere Integration mit [[Remotelock.com|Remotelocks]] nutzen, werden Gäste automatich eingecheckt, wenn sie erstmals ein Schloss öffnen.
==Einheit/Zimmer zuweisen==
Standardmäßig ordnet das System jeder Buchung automatisch eine Einheit zu.
Wenn Sie Einheiten generell manuell zuweisen möchten, können Sie die Einstellung für Zuweisung Buchungen" in {#fas:cog} (KONFIGURATION) UNTERKÜNFTE > EINHEITEN > EINRICHTEN ändernt.
Wenn Sie Ihre Zuordnung neu ordnen möchten, können Sie die Drag-and-Drop-Funktion in BUCHUNGEN > GRIID verwenden.
<span style="color: #f3e504; font-size: 250%;" >{{#fas:lightbulb}} </span> Wenn Sie einen Einheitstyp/Zimmertyp mit einer Anzahl v on mehr als einer Einheit haben, erlaubt das System einem Gast, mehrere Tage zu buchen, solange an jedem Tag eine Einheit des Typs verfügbar ist. Wenn dies dazu führt, dass der Gast während des Aufenthalts umziehen muss, müssen Sie die Buchungen manuell mischen.
=== Zimmerwechsel verhindern===
Wenn das Zimmer einer von einem OTA importierten Buchung in Beds24 verändert wurde, müssen Sie die Einstellung "Änderungen durch Kanal zulassen" im Reiter "Details" der Buchung ändern, um zu verhindern, dass der Channel die manuelle Änderung überschreibt.
Die Info Codes LOCKROOM oder LOCKUNIT verhindern manuelle Zimmeränderungen durch Personal.
Wenn Sie diese nicht in der Vorauswahl sehen, können sie unter {{#fas:cog}} (KONFIGURATION) > BENUTZERKONTO > EINSTELLUNGEN in der Box "Info Codes" erstellt werden.
== Buchungen managen ==
Unter BUCHUNGEN können Sie Ihre Buchungen verwalten. Sie können zwischen einer Kalender und einer Listen-Ansicht wählen. Als Voreinstellung Standardeinstellung sehen Sie die Buchungen ab dem aktuellen Tag. Über die Sektoren können Sie einstellen welchen Zeitrum und wofür Sie Buchungen sehen möchten.
Ein Klick auf die Buchung öffnet öffnet die Buchung zum Bearbeiten. Diese Ansicht hat mehrere Reiter:
=== Info ===
Der Reiter "Info" enthält Info Codes und die Möglichkeit interne Notizen hinzuzufügen. Es gibt eine komplett individualisierbare Zusammenfassung ( "Buchungsinfo") der Buchungsinformationen sowie Info Codes die der Buchung hinzugefügt werden können.
'''Buchungsinfo'''
Die Zusammenfassung kann in {{#fas:cog}} (KONFIGURATION->) BENUTZERKONTO->EINSTELLUNGEN "Buchungsinfo" individualisiert werden. Sie können auch [[Template_Variables|Template Variablen]] nutzen.
Um den Reiter "Info" zu verbergen klicken Sie auf das 'User Icon' oben rechts und dann auf 'Account Management' (im alten Control Panel gehen sie Sie zu SUB ACCOUNTS (Menue im Menu oben rechts) "Account bearbeiten" und geben das Wort 'bookedit-info unter "Control Panel Seiten verbergen" ein.
'''Info Codes'''
Einer Buchung können Info Codes zugeordnet werden. Sie bestehen aus einem "Info-Code" und einem Freitext, in dem Sie zusätzliche Hinweise hinzufügen können. Sie sind eine leistungsstarke Funktion, die genutzt werden kann:
*für das Reporting Berichte in [[:Kategorie:Berichte|individuellen Berichten]], um ausgewählte Buchungen ein- oder auszublenden.
*um [[Email_Vorlagen|Auto Actions]] für Buchungen mit bestimmten Kriterien auszulösen.
*um Buchungen zu filtern
[[Media:info.png|große Ansicht]]
{| class="wikitable"!colspan="2"|Voreingestellte Info Codes sind:|-|-! scope="col"| Code! scope="col"| Nutzung|- | CHECKIN| check-in Function|- | CHECKOUT| check-out Function|- | LOCKSTATEPIN| Lockstate Integration|- | NUKIPIN| Nuki Integration|- | LOCKROOM| verhindert manuelle Änderungen an der Einheit|- | LOCKUNIT| verhindert manuelle Änderungen an der Untereinheit|- | AGODACOLLECT| Agoda Hotel Collect Buchung|- | AGODACOMSERVICE| Agoda Buchung mit zuätzlichen Servics (Parken, Frühstück)|- | BOOKINGCOMCARD| ungülige Karte wurde an Booking.com gemeldes|- | BOOKINGCOMFLAG| Booking.com allgemeine Info (Genius/keine Kreditkarte)|- | BOOKINGCOMVIRUTALCARD| Booking.com hat eine virtuelle Karte gesendet|- | BOOKINGCOMBANKTRANS| Booking.com zahlt die Buchung per Banküberweisung|- | EXPEDIACOLLECT| Expedia hat eine virtuelle Karte gesendet|- | HOTELCOLLECT| Expedia Hotel Collect Buchung|- | VIRTUALCARD| OTA hat eine virtuelle Karte gesendet|-
| CLEAN| Voreinstellung aus {{#fas:cog}} (KONFIGURATION) BENUTZERKONTO > EINSTELLUNGEN, genutzt für Check-in Regeln|- | DIRTY| Voreinstellung aus {{#fas:cog}} (KONFIGURATION) BENUTZERKONTO > EINSTELLUNGEN, genutzt für Check-in Regeln|- | REPAIR| Voreinstellung aus {{#fas:cog}} (KONFIGURATION) BENUTZERKONTO > EINSTELLUNGEN|- | CANCELLED_BY_OWNER| Homeaway XML um Stornos zu melden|- | CANCELLED_BY_OWNER_INVALID_CARD| Homeaway XML um Stornos zu melden|- | CANCELLED_BY_OWNER_NO_PAYMENT| Homeaway XML um Stornos zu melden|- | CANCELLED_BY_OWNER_UNIT_NOT_AVAILABLE| Homeaway XML um Stornos zu melden|- |} Beispiel: Sie benutzen den Code "CHECKEDINCHECKIN" ein Gast eincheckt und "CHECKEDOUTCHECKOUT" wenn ein Gast auscheckt. Sie können dann einen Bericht mit allen Buchungen erstellen, die den Info Code "CHECKEDINCHEC<kIN" enthalten aber nicht den Info Code "CHECKEDOUTCHECKOUT".
'''Eigene Info Codes erstellen'''
Info Codes können in {{#fas:cog}} (KONFIGURATION->) BENUTZERKONTO->EINSTELLUNGEN "Info Codes" erstellt werden. Ideen für häufig genutzte Info Codes:
FRÜHSTÜCK
Nachdem sie erstellt wurden können Info Codes manuell aus der Auswahl im Reiter "Info" der Buchung oder automatisch über [[Email_Vorlagen|Auto Actions]] hinzugefügt werden.
==== Betten====
Sie können Info Codes mit Informationen zu Betten erstellen.
'''Schritt 1''': Gehen Sie zu {{#fas:cog}} (KONFIGURATION) BENUTEZRKONTO > EINSTELLUNGEN und fügen Info Codes für die Betten, die Sie haben hinzu. Die Codes müssen mit BED_ beginnen. Beispiele:
BED_DOPPEL
BED_TWIN
BED_EINZEL
'''Schritt 2''': Fügen Sie die zutreffenden Codes im Reiterr "Info" der Buchung hinzu.
'''Schritt 3 ''': Fügen sie die Spalte "Betten" den Dashboard Moduelen, in denen Sie diese Information brauchen hinzu.
'''Schritt 4 ''': Falls Sie einen Bericht benötigen, erstellen Sie einen Report "Ankünfte Gruppen".
==== Icons ====
1. Gehen Sie zu {{#fas:cog}} (KONFIGURATION->) BENUTZERKONTO -> EINSTELLUNGEN und stellen "Buchung Anzeige Icon" auf "Ja".
2. Gehen Sie zu {{#fas:cog}} (KONFIGURATION->) BENUTZERKONTO -> EINSTELLUNGEN und erstellen "Info Codes".
Unterstützt werden alle "free" "solid" Font Awesome Icons. Kopieren Sie den Namen des Icons, welches Sie nutzen möchten und geben I- gefolgt vom Namen des Icons ein. Beispiele:
I-bell
TRANSFER I-money-bill
CHECKIN I-bell
Nachdem sie erstellt wurden, können Info Codes manuell aus der Auswahl im Reiter "Info" der Buchung oder automatisch über [[Email_Vorlagen|Auto Actions]] hinzugefügt werden. Wenn Sie einen Text hinzufügen, wird dieser angezeigt, wenn Sie mit der Maus über das Icon fahren.
[[Media:SummaryDE.png|große Ansicht]]
Dieser Reiter zeigt die wichtigsten Informationen wie aus der Buchung. Den Status der Buchungkönnen Sie manuell ändern. Über die zweite Auswahl können Sie einen "Substatus" hinzufügen. Der Substatus hat keine Auswirkung auf die Anzeige. Er ist dazu da, Einheit, Aufenthalt, Kontaktdaten und Nachrichten des Gastesdass Sie Berichte nach diesen Kriterien erstellen können.
Über die"Slice" Funktion kann eine Buchung in einzelne Buchungen mit unterschiedlichem Start- und Enddatum geteilt werden. Diese Funktion ist nützlich wenn z.B. ein Gast während des Aufenthaltes das Zimmer wechselt.
Über einen Klick auf "Template 1" kann das Anmeldeformular erzeugt werden.
Welche Informationen angezeigt werden hängt von den Einstellungen in {{#fas:cog}} (KONFIGURATION->) UNTERKÜNFTE->BUCHUNGSFRAGEN ab.
===Detail===
[[Media:DetailDE.png|große Ansicht]]
Die Einstellung "Markiert" können Sie benutzen um Buchungen zu markieren, die besonderer Aufmerksamkeit bedürfen. Der Text wird mit den anderen Informationen angezeigt. Die [[Template Variables|Variable]] [FLAG] kann unter Notizen eingefügt werden, um den "Markiert" Text im KALENDER anzuzeigen, wenn Sie mir der Maus über die Buchung fahren. Markierungen können auch automatisch über Auto Actions hinzugefügt werden. Auto Actions können in {{#fas:cog}} (KONFIGURATION->) GÄSTEMANAGEMENT->AUTO ACTIONS eingerichtet werden.
Welche Informationen angezeigt werden hängt von den Einstellungen in {{#fas:cog}} (KONFIGURATION->) UNTERKÜNFTE->BUCHUNGSFRAGEN ab.
=== Kosten und Zahlungen===
Informationen von Ihrer Buchungsseite oder von einem Kana übermittelt, werden automatisch eingegeben. Für Buchungen von OTAs können Sie unter {{#fas:cog}} (KONFIGURATION->) CHANNEL MANAGER einstellen, wie die Kosten und Zahlungen importiert werden.
Hier können Sie:
*'''Kosten''', '''Zahlungen''' oder '''ausstehende Zahlungen''' eingeben oder ändern. Klicken Sie auf das Symbol +, um einen Posten hinzuzufügen und neue leere Zeile zu erzeugen.
**Upsell Posten, die in {{#fas:cog}} (KONFIGURATION->) BUCHUNGSMASCHINE->UPSELLING angelegt wurden, können automatisch ausgewählt werden.**Rechnungsposten für vor Ort verkaufte Artikel können Sie in {{#fas:cog}} (KONFIGURATION->) GASTMANAGEMENT->RECHNUNGEN "Rechnungsposten" anlegen.
*Um einen Eintrag zu entfernen, klicken Sie auf das Menü .... und wählen dann "Löschen".
*Unter "Ausstehende Zahlungen" können Sie ausstehende Zahlungen auch manuell terminieren. Ausstehende Zahlungen können manuell oder automatisch eingezogen werden. Die Option Karten automatisch zu belasten ist für Kunden verfügbar, die [[Stripe|Stripe]] verwenden.
**Für Channel-Collect-Zahlungen mit virtuellen Karten können Sie in den Channel Manager Einstellungen anlegen, dass die Karten automatisch belastet werden.
**Eine manuelle Belastung einer Karte kann vorgenommen werden, wenn die Kreditkarte an Stripe gesendet wurde, indem Sie auf das Menü .... und dann auf "Jetzt belasten" klicken.
**Unter {{#fas:cog}} (KONFIGURATION -> ) GÄSTEMANAGEMENT -> ZAHLUNGSREGELN können Regeln und Info Codes für ausstehender Zahlungen angelegt werden.
Nachdem die Zahlung abgeholt wurde, sehen Sie auf der Registerkarte "Info" eine Statusinformation. Erfolgreiche Einzüge werden von "Ausstehende Zahlungen" auf "Zahlungen" verschoben.
Über das Feld "Status" kann die Art eines Artikels festgelegt werden. Beispiele sind Zahlwege oder die Kategorisierung von Positionen für das ReportingBerichte. Ihre Statuswerte können Sie in {{#fas:cog}} (KONFIGURATION-) GÄSTEMANAGEMENT >GÄSTEMANAGEMENT-RECHNUNG "Rechnungsposten" anlegen.
Standardmäßig zeigt die Beschreibung des Unterkunftspreises den Namen der Einheit, das Anreise- und das Abreisedatum an. Die Anzeiuge können Sie in {{#fas:cog}} (KONFIGURATION->) GÄSTEMANAGEMENT-RECHNUNG "Rechnungsposten Beschreibung Einheit" ändern.
Im Reiter ''Rechnung'' können Sie ein Rechnungsformular erzeugen und ausdrucken.
Das Rechnungsformular können Sie unter {{#fas:cog}} (KONFIGURATION -> ) GÄSTEMANAGEMENT -> RECHNUNG individualisieren.
[[Image:InvoiceDE.png|600px|link=]]
*Wenn eine Buchung separate Rechnungen erfordert (z.B. Zimmer bezahlt Firma, Extras werden demGast in Rechnung gestellt), können Sie die Funktion "Rechnungsempfänger" in {{#fas:cog}} (KONFIGURATION -> ) GÄSTEMANAGEMENT -> RECHNUNGSEMPFÄNGER verwenden.
=== Mail===
Im Reiter ''Mail'' können die Standard E-Mails verschickt werden, die Sie unter {{#fas:cog}} (KONFIGURATION -> ) GÄSTEMANAGEMENT -> EMAIL VORLAGEN angelegt haben.
[[Image:MailDE.png|600px|link=]]
[[Media:MailDE.png|große Ansicht]]
=== Nachrichten ===
Wenn die Buchung über einen Kanal erfolgt, der Nachrichten zur Verfügung stellt, können Sie die Nachrichten von Gästen im Reiter Nachrichten sehen und beantworten.
=== Gäste===
*Vorhandenen Gast hinzufügen: Durchsuchen Sie die Datenbank nach einem vorhandenen Gast, um ihn der Buchung hinzuzufügen.
<span style="color:#fe746c;“ >{{#fas:exclamation-triangle}} Hinweis: </span>Durch die Aktualisierung eines Gasts wird der Inhalt der Registerkarte "Zusammenfassung" der Buchung nicht geändert. === Zimmerwechsel verhindern=== Wenn das Zimmer einer von einem OTA importierten Buchung in Beds24 verändert wurde, müssen Sie die Einstellung "Änderungen durch Kanal zulassen" im Reiter "Details" der Buchung ändern, um zu verhindern, dass der Channel die manuelle Änderung überschreibt. Die Info Codes LOCKROOM oder LOCKUNIT verhindern manuelle Zimmeränderungen durch Personal. Wenn Sie diese nicht in der Vorauswahl sehen, können sie unter KONFIGURATION->BENUTZERKONTO->EINSTELLUNGEN in der Box "Info Codes" erstellt werden.
=== Logs===
[[Media:LogsDE.png|große Ansicht]]
Klicken sie Sie auf das 'User Icon' oben rechts und dann auf 'Account Management' (im alten Control Panel gehen Sie zu SUB ACCOUNT (Menue ACCOUNTS im Menu oben rechts) dann auf "Account Bearbeiten" dann auf "Unterkunft bearbeiten" dann auf "Einheit" bearbeiten. Dort können sie den Status für multiple Buchungen ändern. Um Buchungen zu löschen müssen sie zunächst storniert werden. Bitte beachten sie dass alle Löschungen unwiderruflich sind. Gelöschte Buchungen sind unwiederbringlich aus dem System entfernt und können nicht wiederhergestellt werden.
===Stornos===
Direktbuchungen können storniert werden, indem der Status der Buchung auf "Storniert" geändert wird. Stornierungen für Buchungen von Channels müssen immer vom Channel kommen (entweder durch den Gast, oder den Channel selbst) damit der Status nicht durch Channel Updates überschrieben wird. Wenn das nicht möglich ist können sie den Status der Buchung ändern und im Reiter "Details" "Änderungen durch den Kanal zulassen" = Keine einstellen. Dann werden Modifikationen vom Channel ignoriert die Buchung jedoch nicht beim Channel storniert.
Gästen kann erlaubt werden Buchungen zu stornieren. Die Regeln für Stornos können in {{#fas:cog}} (KONFIGURATION -> ) UNTERKÜNFTE-> REGELN definiert werden. Diese Regel kann in einzelnen Raten oder Offerten oder direkt in der Buchung überschrieben werden. Wenn sie Gästen erlauben selbst zu stornieren fügen sie Template Variable [CANCELURL] zu ihrer Email Buchungsbestätigung hinzu. Der Gast erhält darüber einen Link zum Login für Gäste, wo das Storno vorgenommen kann. Wenn Gäste stornieren erhalten sie einen knappe EMail Benachrichtigung über das System. Bei Bedarf können sie zusätzlich in {{#fas:cog}} (KONFIGURATION -> ) GÄSTEMANAGEMENT -> AUTO ACTIONS eine Auto Action Email anlegen.
=== Buchungen löschen===
=== Mehrere Buchungen auf einmal ändern/löschen===
*Status mehrerer/aller Buchungen ändern.
