Email Vorlagen

Diese Seite ist über das Menue KONFIGURATION -> GÄSTEMANAGEMENT -> AUTO ACTIONS

Auto Actions sind vorprogrammierte Aktionen die zeitlich relativ zu einem Buchungszeitpunkt, Check-in oder Check-out Datum ausgeführt werden. Die Aktion kann eine vorbereitete Email an einen Gast, an eine fixe Email Adresse oder eine Änderung der Buchungsinformation sein.

Über einen Klick auf "Bearbeiten" kann eine bestehende Auto Action verändert werden. "Neue Auto Action" erstellt eine neue Auto Action.

Angelegte Auto Actions sind im Reiter MAIL jeder Buchung verfügbar worüber sie auch manuell versendet werden können. Wenn sie ihre eigene Email zum Versand nutzen, werden Auto Actions für Buchungen und Rechnungen ausgeführt bevor Mails versendet werden.

Note: Buchungsbestätigungen werden automatisch an Gäste gesendet. Sie können unter  KONFIGURATION ->UNTERKÜNFTE->BESTÄTIGUNGEN individualisiert werden.

1 Auslöser

Hier stellen sie ein, was die Aktion auslöst und worauf sie angewendet wird.

Buchungsherkunft "Direkt" beinhaltet alle Buchungen von der eigenen Website, manuell eingegebene Buchungen und Buchungen welche über die API (nicht den Channel Manager) eingespielt werden.

Um eine Auto Action nur für manuell eingegebene Buchungen zu nutzen, geben sie zusätzlich im Feld "Referer" ihren Benutzernamen ein.

2 Email

Email Vorlagen die hier erstellt werden können automatisch eine bestimmte Periode nach der Buchung, vor Ankunft oder nach Abreise oder manuell versendet werden.

Über Template Variablen können Informationen aus der Buchung eingefügt werden.

• Um Mails automatisch zu versenden müssen sie ihre Email Adresse als Absender einrichten. Gehen sie hierzu auf KONFIGURATION -> BENUTZERKONTO -> VERSAND EMAIL. Wenn dies nicht möglich ist, öffnet sich ihr Email Programm in einem Pop-Up worüber sie über ihr Desktop Programm versendet werden können. In diesem Fall sehen sie die Mail in ihrem Ausgangsfolder
• Manuell können sie Emails direkt aus der BUCHUNG über den Reiter MAIL versenden.

Manche Systeme limitieren den Umfang von Mails auf 2.000 Zeichen. Wenn sich die Email nicht öffnen lässt, versuchen sie sie zu kürzen.

2.1 Email Anlagen

Sie können auswählen, dass einer Email eine Rechnung oder ein Buchungsausdruck als pfd Anlage hinzugefügt wird.

Wenn Sie Emails mit pdf Anlagen (Rechnung, Buchungsausdruck) an Alias-Email Addressen von Channels versenden, kann es sein, dass der Channel die Anlage herausfiltert so dass sie dem Gast nicht zugestellt wird.

Andere Dateien können nicht angehangen werden. Nutzen Sie hierfür einen Link zu einer Datei, die Sie auf Ihre Web Site hochladen.

3 SMS

Sie können automatisch SMS Nachrichten versenden. Bitte beachten sie, dass pro SMS eine Gebühr anfällt, wenn diese Funktion aktiviert ist.

HINWEIS: Die SMS wird in der Sprache des Accounts versendet, nicht in der Sprache der Buchung. In Beispiel 14 wird erklärt, wie die Sprache der SMS variiert werden kann.

4 Buchungen

Klicken sie auf Buchungen um automatisch Modifikationen an einer Buchung vorzunehmen.

5 Rechung

Klicken sie auf Rechnung um automatisch Rechnungsposten hinzuzufügen.

6 Beispiele

Beispiel 1 - Nach drei Tagen der Status aller Buchungen von "Anfrage" automatisch auf "Storniert" geändert:

Reiter Auslöser

• Auslösender Event = Nach Buchung
• Auslöser Zeit = 3 Tage
• Status der Buchung = Anfrage

Reiter Buchung:

• Ausführung = Nur einmal
• Status der Buchung = Storniert

Beispiel 2 - Automatische Änderung des Status aller Buchungen, die über Ical Importiert wurden auf "Anfrage" :

Reiter Auslöser

• Auslösender Event = Nach Buchung
• Auslöser Zeit = Sofort
• Buchungsherkunft = Ical Import (1, 2, 3)

Reiter Buchung:

• Ausführung = Nur einmal
• Status der Buchung = Storniert

Beispiel 3 - Setzen die automatisch eine Markierung für Buchungen von einem bestimmten OTA" :

Reiter Auslöser

• Auslösender Event = Nach Buchung
• Auslöser Zeit = Sofort
• Buchungsherkunft = Booking.com (zum Beispiel)

Reiter Buchung:

• Markierung Text = geben sie den Text ein, den sie anzeigen wollen
• Markierung Farbe = wählen sie eine Farbe

Änderungen der Buchung werden vorgenommen, bevor die Email versendet wird so dass die Template Variable für die Markierung in der Email berücksichtigt werden kann.

Beispiel 4 - Versenden sie automatisch eine Email an den Gast wenn sich der Status der Buchung auf "Storniert" ändert.

Reiter Auslöser

• Auslösender Event = Check-in
• Auslöser Zeit = -365
• Auslöser Zeitfenster: 365
• Buchungsherkunft: Alle (z.B.)

Reiter Email:

• Auslöser Aktion = Automatisch
• Email senden = Gast und cc: Email Addresse

Hinweis: Wenn sie automatisierte Anzahlungen entgegennehmen stellen sie sicher, dass KONFIGURATION->UNTERKÜNFTE->ZAHLUNGEN VON GÄSTEN "Status bei Nichtzahlung" = Anfrage eingestellt ist.

Beispiel 5 - Fügen sie Buchungen von einem bestimmten OTA automatisch eine Gebühr hinzu:

Reiter Auslöser

• Auslösender Event = Nach Buchung
• Auslöser Zeit = Sofort
• Buchungsherkunft = Expedia (zum Beispiel)

Reiter Rechnung:

• Typ = Betrag
• Beschreibung = Reinigungsgebühr (zum Beispiel)
• Betrag = 50 (zum Beispile - das ist der Betrag der Reinigungsgebühr)
• pro = Einheit
• Zeitraum = einmalig
• MWST = 19% (zum Beispiel - falls notwending geben sie den Mwst. Satz ein, den die Gebühr enthält)

Die Gebühr wird beim nächsten Lauf der Auto Actions hinzugefügt.

Beispiel 6 - Ändern sie den Status der Einheit wenn ein Gast anreist" :

Reiter Auslöser

• Auslösender Event = Check-in
• Auslöser Zeit = 13 Stunden (this will trigger the action at 1pm GMT, adjust the value to trigger at a different time=
• Auslöser Zeitfenster = 1 Tag
• Buchungsherkunft = Alle
• Buchungsstatus = Alle nicht stornierten

Reiter Buchung::

• Ausführung = Nur einmal
• Status Einheit ändern = Wählen sie den Status zu dem sie ändern möchten

Beispiel 7 - Setzen sie eine Markierung wenn eine Buchung storniert wird:

Reiter Auslöser

• Auslösender Event = Buchung
• Auslöser Zeit = 1 Stunde
• Auslöser Zeitfenster = 365 Tage
• Buchungsherkunft = Alle
• Buchungsstatus = Storniert

Reiter Buchung::

• Ausführung = Nur einmal
• Status der Buchung = Keine Modifikation
• Markierung Text = geben sie den gewünschten Text ein
• Markierung Farbe = wählen sie die gewünschte Farbe

Beispiel 8 - Senden sie eine Email oder SMS an einen Gast wenn die Buchung mehr als 10 Tage im voraus erfolge:

Reiter Auslöser

• Auslösender Event = Check-in
• Auslöser Zeit = -365 Tage
• Auslöser Zeitfenster = 365 Tage
• Buchungsherkunft = Alle
• Buchungsstatus = Alle nicht stornierten

Reiter Buchung::

• Ausführung = Nur einmal
• Status der Buchung = Keine Modifikation

Reiter Email oder SMS:

• Geben die die gewünschten Daten ein

Beispiel 9 - Senden sie am Tag vor dem Check-in eine Email mit einem Zugangscode für ein spezielles Apartment:

Reiter Auslöser

• Auslösender Event = Check-in
• Auslöser Zeit = -1 Tag
• Auslöser Zeitfenster = 1 Tag
• Buchungsherkunft = Alle
• Buchungsstatus = Alle nicht stornierten
• Untereinheit = Wählen die die Untereinheit. Beachten sie, dass die Zahl den Index nicht den Namen der Untereinheit repräsentiert.

Reiter Buchung::

• Ausführung = Nur einmal
• Status der Buchung = Keine Modifikation

Reiter Email oder SMS:

• Geben die die gewünschten Daten ein

Wenn sie unter KONFIGURATION->UNTERKÜNFTE->EINHEITEN -> SETUP "Namen Untereinheit" zusätzliche Informationen hinzugefügt haben, können sie diese als Template Variablen hier einfügen.

Beispiel: Ihre Zimmernummer ist [UNITNAME]. Check-in ab: [UNITNAME:1]. Ihr Key Code ist: [UNITNAME:2]

Die Template Variablen funktionieren nur, wenn die Inhalte unter KONFIGURATION->UNTERKÜNFTE->EINHEITEN -> SETUP "Namen Untereinheit" angelegt sind. Die Kontext Hilfe für diese Einstellung erklärt, wie sie das machen.

Beispiel 10 - Automatisch eine Markierung setzen für alle Buchungen von einem OTA die Frühstück beinhalten:

Reiter Auslöser

• Auslösender Event = Nach Buchung
• Auslöser Zeit = Sofort
• Buchungsherkunft = Booking.com (zum Beispiel)
• Feld in der Buchung enthält - wählen sie "API Message" im nächsten Feld geben sie ein: meal_plan=Breakfast (nehmen die den Text, den der Channel verwendet)

Reiter Buchung:

• Ausführung = nur einmal
• Markierung Text = geben sie den Text ein, den sie anzeigen wollen
• Markierung Farbe = wählen sie eine Farbe

Wenn sie auch eine Mail versenden wollen, legen sie diese im Reiter "Email" an.

Änderungen an der Buchung werden ausgeführt bevor die Email versendet wird.

Beispiel 11 - Sie verwenden "Offline Zahlung" und möchten dem Gast, der Offline Zahlung bestätigt hat die Zahlungstermine bestätigen:

Reiter Auslöser

• Auslösender Event = Check-in
• Auslöser Zeit = -1 Tag
• Zeitfenster = 365 Tage
• Buchungsherkunft = Alle
• Buchungsstatus = Alle nicht stornierten
  • Feld in der Buchung enthält - wählen sie "Notizen" im nächsten Feld geben sie ein: Offline Payment Instruction Accepted

Reiter Buchung::

• Ausführung = Nur einmal
• Status der Buchung = Keine Modifikation

Reiter Email:

• Geben die den gewünschten Text ein.

Die Template Variable [DEPOSIT] fügt den Anzahlungsbetrag ein.

Zahlungstermine vor Anreise können sie mit dieser Template Variable kalkulieren: [FIRSTNIGHT:-10days]

Beispiel 12 - Versenden Sie einen Zahlungsaufforderung:

Reiter Auslöser

• Auslösender Event = Check-in
• Auslöser Zeit = -10 Tage (zum Beispiel)
• Zeitfenster = 365 Tage
• Buchungsherkunft = Alle
• Buchungsstatus = Alle nicht stornierten
• Rechungssaldo = Positiv

Reiter Buchung::

• Ausführung = Nur einmal
• Status der Buchung = Keine Modifikation

Reiter Email:

• Geben die den gewünschten Text ein.

Die Template Variable [PAYLINK:100%] fordert den gesamten ausstehenden Betrag an. Weitere Optionen finden sie hier.

Beispiel 13 - Markierung setzen, wenn eine Zahlung erfolgt ist:

Reiter Auslöser

• Auslösender Event = Buchung
• Auslöser Zeit = Sofort
• Auslöser Zeitfenster = 365 Tage
• Buchungsherkunft = Alle
• Buchungsstatus = Alle
• Rechungssaldo = Beliebige Zahlung

Reiter Buchung::

• Ausführung = Nur einmal
• Status der Buchung = je nach Bedarf, entweder "Keine Modifikation" oder "Bestätigt"
• Markierung Text = geben Sie den gewünschten Text ein
• Markierung Farbe = wählen Sie die gewünschte Farbe

Beispiel 14 - Eine SMS in einer bestimmten Sprache (falls diese in der Buchung vom Gast verwendet wurde) oder in einer Standardsprache senden

Es wird eine Smart-Templatevariable verwendet. In diesem Beispiel wird überprüft, ob der Gast auf Deutsch gebucht hat. Falls ja, bekommt er eine SMS auf Deutsch, falls nein, eine SMS auf Englisch.

Reiter Auslöser: Egal

Reiter Buchung: Egal

SMS tab:

• Phone Number = [GUESTMOBILE]
• SMS Message = [IF=:[GUESTLANGUAGE]:de:Deutsch_Text|Englisch_Text]

7 Troubleshooting

Wenn Auto Actions nicht ausgeführt werden:
 Im Reiter "Test" der Auto Action können sie überprüfen, warum eine Auto Action ausgeführt/nicht ausgeführt wurde. Häufige Ursachen sind: 
*Funktioniert die Versand Email? Gehen sie zu KONFIGRUATION->BENUTZERKONTO -> VERSANDEMAIL und klicken auf  "Test Email senden".
*Ist die Auto Action für automatischen Versand eingestellt?
*Gibt es eine valide Email Adresse des Gastes (Reiter "Mails" der Buchung)?
*Sind automatisierte Emails für diese Buchung erlaubt (Reiter "Mails" der Buchung)?
*Treffen alle Trigger der Auto Action auf diese Buchung zu?

Auto Action ist nicht editierbar
Um Schreibzugriff auf eine Auto Action zu haben muss der Account Schreibzugriff auf alle Unterkünfte haben, für welche die Auto Action gilt. Dies kann nicht der Fall sein, wenn Subaccounts benutzt werden und Auto Actions für alle Unterkünfte auslösen. 

You don't have permission to access control2.php on this server Fehlermeldung wenn der "Speichern" button geklickt wird
Wahrscheinlich wird etwas im Inhalt der Auto Action von unserer Firewall blockiert.
Geben sie den Inhalt Stück für Stück ein bis sie den problematischen Inhalt gefunden haben.
Häufig ist dies ein Script oder HTML code den die Firewall als mögliche Hacker Attacke einstuft. 
Es kann auch eine harmlos aussehende Kombination von Zahlen und Wörtern sein, die häufig von Hackern für SQL Injections genutzt wird. 
Versuchen sie für die problematischen Inhalte eine alternative Formulierung zu finden.