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Die Zusammenfassung kann mit Template Variablen in KONFIGURATION| CANCELLED_BY_OWNER_INVALID_CARD| Homeaway XML um Stornos zu melden|->BENUTZERKONTO->EINSTELLUNGEN "Buchungsinfo" individualisiert werden.
Der Buchung können neben Info Codes als auch manuelle Notizen hinzugefügt werden. | CANCELLED_BY_OWNER_UNIT_NOT_AVAILABLE| Homeaway XML um Stornos zu melden|-
Info Codes können [[:category:Berichte|individuellen reports]] genutzt werden um bestimmte Buchungen anzuzeigen und können auch in Auto Actions genutzt werden.
Beispiel: Sie benutzen den Code "CHECKEDIN" ein Gast eincheckt und "CHECKEDOUT" wenn ein Gast auscheckt. Sie können dann einen Bericht mit allen Buchungen erstellen, die den Info Code "CHECKEDIN" enthalten aber nicht den Info Code "CHECKEDOUT".|}
Presets für Info Codes können in KONFIGURATION->BENUTZERKONTO->EINSTELLUNGEN "Info Codes" erstellt werden.
'''Ideen für häufig genutzte Beispiel: Sie benutzen den Code "CHECKIN" ein Gast eincheckt und "CHECKOUT" wenn ein Gast auscheckt. Sie können dann einen Bericht mit allen Buchungen erstellen, die den Info Codes'''Code "CHEC<kIN" enthalten aber nicht den Info Code "CHECKOUT".
LOCKROOM (verhindert Änderung der Einheit)'''Eigene Info Codes erstellen'''
LOCKUNIT Info Codes können in {{#fas:cog}} (verhindert Änderung der und UntereinheitKONFIGURATION)BENUTZERKONTO > EINSTELLUNGEN "Info Codes" erstellt werden. Ideen für häufig genutzte Info Codes:
BREAKFASTFRÜHSTÜCK
Um BED_EINZEL '''Schritt 2''': Fügen Sie die zutreffenden Codes im Reiterr "Info" der Buchung hinzu. '''Schritt 3 ''': Fügen sie die Spalte "Betten" den Reiter Dashboard Moduelen, in denen Sie diese Information brauchen hinzu. '''Schritt 4 ''': Falls Sie einen Bericht benötigen, erstellen Sie einen Report "Ankünfte Gruppen".==== Icons ==== <span class="" style="Infocolor: #f3e504; font-size: 250%;" >{{#fas:lightbulb}} </span>Optimieren Sie die Anzeige von Buchung durch Icons. 1. Gehen Sie zu verbergen gehen sie {{#fas:cog}} (KONFIGURATION) BENUTZERKONTO > EINSTELLUNGEN und stellen "Buchung Anzeige Icon" auf "Ja". 2. Gehen Sie zu SUB ACCOUNTS {{#fas:cog}} (Menue oben rechtsKONFIGURATION) BENUTZERKONTO > EINSTELLUNGEN und erstellen "Account bearbeitenInfo Codes". Unterstützt werden alle "free" "solid" Font Awesome Icons. Kopieren Sie den Namen des Icons, welches Sie nutzen möchten und geben das Wort 'bookeditI- gefolgt vom Namen des Icons ein. Beispiele: I-money-bill I-bell TRANSFER I-money-bill CHECKIN I-info unter bell Nachdem sie erstellt wurden, können Info Codes manuell aus der Auswahl im Reiter "Control Panel Seiten verbergenInfo" einder Buchung oder automatisch über [[Email_Vorlagen|Auto Actions]] hinzugefügt werden. Wenn Sie einen Text hinzufügen, wird dieser angezeigt, wenn Sie mit der Maus über das Icon fahren.
Hier können zusätzliche Kosten manuell ergänzt werden. Geben Sie Kosten als positive Zahl und Zahlungen als negative Zahl ein. Über ''berechnen'' wird der Preis aktualisiert und eine neue Zeile eingefügt. Zum Entfernen markieren Sie die Zeile durch einen Haken in der Tickbox und klicken dann "berechnen".
=== Zimmerwechsel verhindern=== Wenn das Zimmer einer von einem OTA importierten *Gast aus Buchung in Beds24 verändert wurde, müssen Sie die Einstellung "Änderungen durch Kanal zulassen" erstellen: Aus den Informationen im Reiter "DetailsZusammenfassung" der Buchung ändernwird ein Gast erstellt.*Neuen Gast erstellen: Ein neuer Gast wird zur Datenbank hinzugefügt.*Vorhandenen Gast hinzufügen: Durchsuchen Sie die Datenbank nach einem vorhandenen Gast, um zu verhindern, dass ihn der Channel die manuelle Änderung überschreibtBuchung hinzuzufügen.
Die Info Codes LOCKROOM oder LOCKUNIT verhindern manuelle Zimmeränderungen durch Personal. Wenn Sie diese nicht in der Vorauswahl sehen, können sie unter KONFIGURATION-<span style="color:#fe746c;“ >BENUTZERKONTO{{#fas:exclamation-triangle}} </span>EINSTELLUNGEN in Durch die Aktualisierung eines Gasts wird der Box Inhalt der Registerkarte "Info CodesZusammenfassung" erstellt werdender Buchung nicht geändert.
[[Kategorie:Einheiten]]
[[Kategorie:Tägliche_Nutzung]]
<div class="heading">Buchungen</div> ''Diese Seite ist über das Menue BUCHUNGEN''
__TOC__
Unter BUCHUNGEN gibt es drei verschiedene Ansichten
"Neu" sind Buchungen, die noch nicht geöffnet wurden. Nachdem eine Buchung geöffnet und gespeichert wurde ändert sich der Status automatisch zu "Bestätigt".
"Blindbuchungen" sind Buchungen ohne Gast, die angelegt wurden, um ein Zimmer zu schließen. Blindbuchungen werden nicht in Reports Berichte berücksichtigt.
===Buchungen manuell hinzufügen===
1. Exportieren sie ihre Buchungen als .csv file
2. Gehen sie zu {{#fas:cog}} (KONFIGURATION->) BENUTZERKONTO -> ACCOUNT ZUGANG und erlauben API Zugang
3. Gehen sie zu https://api.beds24.com
Gäste können auch eingecheckt werden, wenn die Buchung geöffnet und um Reiter "Info" der Info Code "Checkin" gesetzt wird.
In {{#fas:cog}} (KONFIGURATION) BENUTZERKONTO > EINSTELLUNG "Check-in Regen" können Sie die Check-in Funktion in den Dashboard Modulen limitieren.
Wenn Sie unsere Integration mit [[Remotelock.com|Remotelocks]] nutzen, werden Gäste automatich eingecheckt, wenn sie erstmals ein Schloss öffnen.
==Einheit/Zimmer zuweisen==
Standardmäßig ordnet das System jeder Buchung automatisch eine Einheit zu.
Wenn Sie Einheiten generell manuell zuweisen möchten, können Sie die Einstellung für Zuweisung Buchungen" in {#fas:cog} (KONFIGURATION) UNTERKÜNFTE > EINHEITEN > EINRICHTEN ändernt.
Wenn Sie Ihre Zuordnung neu ordnen möchten, können Sie die Drag-and-Drop-Funktion in BUCHUNGEN > GRIID verwenden.
<span style="color: #f3e504; font-size: 250%;" >{{#fas:lightbulb}} </span> Wenn Sie einen Einheitstyp/Zimmertyp mit einer Anzahl v on mehr als einer Einheit haben, erlaubt das System einem Gast, mehrere Tage zu buchen, solange an jedem Tag eine Einheit des Typs verfügbar ist. Wenn dies dazu führt, dass der Gast während des Aufenthalts umziehen muss, müssen Sie die Buchungen manuell mischen.
=== Zimmerwechsel verhindern===
Wenn das Zimmer einer von einem OTA importierten Buchung in Beds24 verändert wurde, müssen Sie die Einstellung "Änderungen durch Kanal zulassen" im Reiter "Details" der Buchung ändern, um zu verhindern, dass der Channel die manuelle Änderung überschreibt.
Die Info Codes LOCKROOM oder LOCKUNIT verhindern manuelle Zimmeränderungen durch Personal.
Wenn Sie diese nicht in der Vorauswahl sehen, können sie unter {{#fas:cog}} (KONFIGURATION) > BENUTZERKONTO > EINSTELLUNGEN in der Box "Info Codes" erstellt werden.
== Buchungen managen ==
Unter BUCHUNGEN können Sie Ihre Buchungen verwalten. Sie können zwischen einer Kalender und einer Listen-Ansicht wählen. Als Voreinstellung Standardeinstellung sehen Sie die Buchungen ab dem aktuellen Tag. Über die Sektoren können Sie einstellen welchen Zeitrum und wofür Sie Buchungen sehen möchten.
Ein Klick auf die Buchung öffnet öffnet die Buchung zum Bearbeiten. Diese Ansicht hat mehrere Reiter:
=== Info ===
Der Reiter "Info" enthält Info Codes und die Möglichkeit interne Notizen hinzuzufügen.
Es gibt eine komplett individualisierbare Zusammenfassung ( "Buchungsinfo") der Buchungsinformationen sowie Info Codes die der Buchung hinzugefügt werden können.
'''Buchungsinfo'''
Die Zusammenfassung kann in {{#fas:cog}} (KONFIGURATION) BENUTZERKONTO > EINSTELLUNGEN "Buchungsinfo" individualisiert werden. Sie können auch [[Template_Variables|Template Variablen]] nutzen.
Um den Reiter "Info" zu verbergen klicken Sie auf das 'User Icon' oben rechts und dann auf 'Account Management' (im alten Control Panel gehen Sie zu SUB ACCOUNTS im Menu oben rechts) "Account bearbeiten" und geben das Wort 'bookedit-info unter "Control Panel Seiten verbergen" ein.
'''Info Codes'''
Einer Buchung können Info Codes zugeordnet werden. Sie bestehen aus einem "Info-Code" und einem Freitext, in dem Sie zusätzliche Hinweise hinzufügen können. Sie sind eine leistungsstarke Funktion, die genutzt werden kann:
*für Berichte in [[:Kategorie:Berichte|individuellen Berichten]], um ausgewählte Buchungen ein- oder auszublenden.
*um [[Email_Vorlagen|Auto Actions]] für Buchungen mit bestimmten Kriterien auszulösen.
*um Buchungen zu filtern
*um bestimmte Buchungen mit Icons zu kennzeichnen.
[[Image:info.png|600px|link=]]
[[Media:info.png|große Ansicht]]
{| class="wikitable"!colspan="2"|Voreingestellte Info enthält eine komplett individualisierbare Zusammenfassung Codes|-|-! scope="col"| Code! scope="col"| Nutzung|- | CHECKIN| check-in Function|- | CHECKOUT| check-out Function|- | LOCKSTATEPIN| Lockstate Integration|- | NUKIPIN| Nuki Integration|- | LOCKROOM| verhindert manuelle Änderungen an der Einheit|- | LOCKUNIT| verhindert manuelle Änderungen an der Buchungsinformationen sowie Untereinheit|- | AGODACOLLECT| Agoda Hotel Collect Buchung|- | AGODACOMSERVICE| Agoda Buchung mit zuätzlichen Servics (Parken, Frühstück)|- | BOOKINGCOMCARD| ungülige Karte wurde an Booking.com gemeldes|- | BOOKINGCOMFLAG| Booking.com allgemeine Info Codes (Genius/keine Kreditkarte)|- | BOOKINGCOMVIRUTALCARD| Booking.com hat eine virtuelle Karte gesendet|- | BOOKINGCOMBANKTRANS| Booking.com zahlt die der Buchung per Banküberweisung|- | EXPEDIACOLLECT| Expedia hat eine virtuelle Karte gesendet|- | HOTELCOLLECT| Expedia Hotel Collect Buchung|- | VIRTUALCARD| OTA hat eine virtuelle Karte gesendet|- |CARDTOSTRIPE | Kreditkartendaten wurden an Stripe gesendet|- |STRIPEPAYMENT| Zahlung wurde von Stripe importiert|- |STRIPEFAIL| Karte konnte nicht an Stripe gesendet werden|- |CARDEXPIRES| wird hinzugefügt werden können., wenn Karte vor Check-in abläuft|- | DEPOSIT| Voreinstellung aus {{#fas:cog}} (KONFIGURATION) BENUTZERKONTO > EINSTELLUNGEN|- | PAID| Voreinstellung aus {{#fas:cog}} (KONFIGURATION) BENUTZERKONTO > EINSTELLUNGEN|- | UNPAID| Voreinstellung aus {{#fas:cog}} (KONFIGURATION) BENUTZERKONTO > EINSTELLUNGEN|- | CLEAN| Voreinstellung aus {{#fas:cog}} (KONFIGURATION) BENUTZERKONTO > EINSTELLUNGEN, genutzt für Check-in Regeln|- | DIRTY| Voreinstellung aus {{#fas:cog}} (KONFIGURATION) BENUTZERKONTO > EINSTELLUNGEN, genutzt für Check-in Regeln|- | REPAIR| Voreinstellung aus {{#fas:cog}} (KONFIGURATION) BENUTZERKONTO > EINSTELLUNGEN|- | CANCELLED_BY_OWNER| Homeaway XML um Stornos zu melden|-
| CANCELLED_BY_OWNER_NO_PAYMENT
| Homeaway XML um Stornos zu melden
|-
CANCELLED_BY_OWNER
LOCKSTATE_PIN (für Kunden, welche die Integration mit Lockstate Schlossystem)
Nachdem sie erstellt wurden können Info Codes manuell aus der Auswahl im Reiter "Info" der Buchung oder automatisch über [[Email_Vorlagen|Auto Actions]] hinzugefügt werden.
==== Betten====
Sie können Info Codes mit Informationen zu Betten erstellen.
'''Schritt 1''': Gehen Sie zu {{#fas:cog}} (KONFIGURATION) BENUTEZRKONTO > EINSTELLUNGEN und fügen Info Codes für die Betten, die Sie haben hinzu. Die Codes müssen mit BED_ beginnen. Beispiele:
BED_DOPPEL
BED_TWIN
===Zusammenfassung===
[[Media:SummaryDE.png|große Ansicht]]
Dieser Reiter zeigt die wichtigsten Informationen wie aus der Buchung. Den Status der Buchungkönnen Sie manuell ändern. Über die zweite Auswahl können Sie einen "Substatus" hinzufügen. Der Substatus hat keine Auswirkung auf die Anzeige. Er ist dazu da, Einheit, Aufenthalt, Kontaktdaten und Nachrichten des Gastesdass Sie Berichte nach diesen Kriterien erstellen können.
Über die"Slice" Funktion kann eine Buchung in einzelne Buchungen mit unterschiedlichem Start- und Enddatum geteilt werden. Diese Funktion ist nützlich wenn z.B. ein Gast während des Aufenthaltes das Zimmer wechselt.
Über einen Klick auf "Template 1" kann das Anmeldeformular erzeugt werden.
Welche Informationen angezeigt werden hängt von den Einstellungen in {{#fas:cog}} (KONFIGURATION->) UNTERKÜNFTE->BUCHUNGSFRAGEN ab.
===Detail===
[[Media:DetailDE.png|große Ansicht]]
Die Einstellung "Markiert" können Sie benutzen um Buchungen zu markieren, die besonderer Aufmerksamkeit bedürfen. Der Text wird mit den anderen Informationen angezeigt. Die [[Template Variables|Variable]] [FLAG] kann unter Notizen eingefügt werden, um den "Markiert" Text im KALENDER anzuzeigen, wenn Sie mir der Maus über die Buchung fahren. Markierungen können auch automatisch über Auto Actions hinzugefügt werden. Auto Actions können in {{#fas:cog}} (KONFIGURATION->) GÄSTEMANAGEMENT->AUTO ACTIONS eingerichtet werden.
Welche Informationen angezeigt werden hängt von den Einstellungen in {{#fas:cog}} (KONFIGURATION->) UNTERKÜNFTE->BUCHUNGSFRAGEN ab.
=== Kosten und Zahlungen===
Informationen von Ihrer Buchungsseite oder von einem Kana übermittelt, werden automatisch eingegeben. Für Buchungen von OTAs können Sie unter {{#fas:cog}} (KONFIGURATION) CHANNEL MANAGER einstellen, wie die Kosten und Zahlungen importiert werden.
Hier können Sie:
*'''Kosten''', '''Zahlungen''' oder '''ausstehende Zahlungen''' eingeben oder ändern. Klicken Sie auf das Symbol +, um einen Posten hinzuzufügen und neue leere Zeile zu erzeugen.
**Upsell Posten, die in {{#fas:cog}} (KONFIGURATION) BUCHUNGSMASCHINE > UPSELLING angelegt wurden, können automatisch ausgewählt werden.
**Rechnungsposten für vor Ort verkaufte Artikel können Sie in {{#fas:cog}} (KONFIGURATION) GASTMANAGEMENT > RECHNUNGEN "Rechnungsposten" anlegen.
*Um einen Eintrag zu entfernen, klicken Sie auf das Menü .... und wählen dann "Löschen".
*Unter "Ausstehende Zahlungen" können Sie ausstehende Zahlungen auch manuell terminieren. Ausstehende Zahlungen können manuell oder automatisch eingezogen werden. Die Option Karten automatisch zu belasten ist für Kunden verfügbar, die [[Stripe|Stripe]] verwenden.
**Setzen Sie bei '''automatischer Zahlung''' die "ausstehende Zahlung" auf "auto" und geben ein Fälligkeitsdatum ein.
**Für Channel-Collect-Zahlungen mit virtuellen Karten können Sie in den Channel Manager Einstellungen anlegen, dass die Karten automatisch belastet werden.
**Eine manuelle Belastung einer Karte kann vorgenommen werden, wenn die Kreditkarte an Stripe gesendet wurde, indem Sie auf das Menü .... und dann auf "Jetzt belasten" klicken.
**Unter {{#fas:cog}} (KONFIGURATION) GÄSTEMANAGEMENT -> ZAHLUNGSREGELN können Regeln und Info Codes für ausstehender Zahlungen angelegt werden.
Nachdem die Zahlung abgeholt wurde, sehen Sie auf der Registerkarte "Info" eine Statusinformation. Erfolgreiche Einzüge werden von "Ausstehende Zahlungen" auf "Zahlungen" verschoben.
Über das Feld "Status" kann die Art eines Artikels festgelegt werden. Beispiele sind Zahlwege oder die Kategorisierung von Positionen für Berichte. Ihre Statuswerte können Sie in {{#fas:cog}} (KONFIGURATION) GÄSTEMANAGEMENT > RECHNUNG "Rechnungsposten" anlegen.
Standardmäßig zeigt die Beschreibung des Unterkunftspreises den Namen der Einheit, das Anreise- und das Abreisedatum an. Die Anzeiuge können Sie in {{#fas:cog}} (KONFIGURATION) GÄSTEMANAGEMENT-RECHNUNG "Rechnungsposten Beschreibung Einheit" ändern.
[[Image:Charges_DE.png|600px|link=]]
=== Rechnung===
Im Reiter ''Rechnung'' können sie Sie ein Rechnungsformular erzeugen und ausdrucken.
Das Rechnungsformular können Sie unter {{#fas:cog}} (KONFIGURATION -> ) GÄSTEMANAGEMENT -> RECHNUNG individualisieren.
[[Image:InvoiceDE.png|600px|link=]]
Hier können sie auch Gruppenbuchungen anlegen und managen. Änderungen werden in den einzelnen Buchungen vorgenommen.
*Änderungen müssen bei jeder einzelnen Buchung vorgenommen werden.
[[Image:Group-InvoiceDE.png|600px|link=]]
[[Media:Group-InvoiceDE.png|große Ansicht]]
*Wenn eine Buchung separate Rechnungen erfordert (z.B. Zimmer bezahlt Firma, Extras werden demGast in Rechnung gestellt), können Sie die Funktion "Rechnungsempfänger" in {{#fas:cog}} (KONFIGURATION) GÄSTEMANAGEMENT -> RECHNUNGSEMPFÄNGER verwenden.
=== Mail===
Im Reiter ''Mail'' können die Standard E-Mails verschickt werden, die Sie unter {{#fas:cog}} (KONFIGURATION -> ) GÄSTEMANAGEMENT -> EMAIL VORLAGEN angelegt haben.
[[Image:MailDE.png|600px|link=]]
[[Media:MailDE.png|große Ansicht]]
=== Nachrichten ===
Wenn die Buchung über einen Kanal erfolgt, der Nachrichten zur Verfügung stellt, können Sie die Nachrichten von Gästen im Reiter Nachrichten sehen und beantworten.
=== Gast HistorieGäste=== Hier können sie Informationen aus Sie die Verbindung der Buchung zur Gästedatenbank sehen (GÄSTE im oberen Menue)sehen und verwalten.
[[Image:GuestDE.png|600px|link=]]
[[Media:GuestDE.png|große Ansicht]]
Sie haben die Möglichkeit, Gäste zur Buchung hinzuzufügen oder Gäste zu entfernen. Gäste können auch gelöscht werden, wenn sie nicht mit anderen Buchungen verbunden sind.
=== Logs===
[[Media:LogsDE.png|große Ansicht]]
Klicken sie Sie auf das 'User Icon' oben rechts und dann auf 'Account Management' (im alten Control Panel gehen Sie zu SUB ACCOUNT (Menue ACCOUNTS im Menu oben rechts) dann auf "Account Bearbeiten" dann auf "Unterkunft bearbeiten" dann auf "Einheit" bearbeiten. Dort können sie den Status für multiple Buchungen ändern. Um Buchungen zu löschen müssen sie zunächst storniert werden. Bitte beachten sie dass alle Löschungen unwiderruflich sind. Gelöschte Buchungen sind unwiederbringlich aus dem System entfernt und können nicht wiederhergestellt werden.
===Stornos===
Direktbuchungen können storniert werden, indem der Status der Buchung auf "Storniert" geändert wird. Stornierungen für Buchungen von Channels müssen immer vom Channel kommen (entweder durch den Gast, oder den Channel selbst) damit der Status nicht durch Channel Updates überschrieben wird. Wenn das nicht möglich ist können sie den Status der Buchung ändern und im Reiter "Details" "Änderungen durch den Kanal zulassen" = Keine einstellen. Dann werden Modifikationen vom Channel ignoriert die Buchung jedoch nicht beim Channel storniert.
Gästen kann erlaubt werden Buchungen zu stornieren. Die Regeln für Stornos können in {{#fas:cog}} (KONFIGURATION -> ) UNTERKÜNFTE-> REGELN definiert werden. Diese Regel kann in einzelnen Raten oder Offerten oder direkt in der Buchung überschrieben werden. Wenn sie Gästen erlauben selbst zu stornieren fügen sie Template Variable [CANCELURL] zu ihrer Email Buchungsbestätigung hinzu. Der Gast erhält darüber einen Link zum Login für Gäste, wo das Storno vorgenommen kann. Wenn Gäste stornieren erhalten sie einen knappe EMail Benachrichtigung über das System. Bei Bedarf können sie zusätzlich in {{#fas:cog}} (KONFIGURATION -> ) GÄSTEMANAGEMENT -> AUTO ACTIONS eine Auto Action Email anlegen.
=== Buchungen löschen===
Wenn der eine Buchung gelöscht wird wird sie unwiederbringlich aus dem System entfernt.
=== Mehrere Buchungen auf einmal ändern/löschen=== Unter Klicken Sie auf das 'User Icon' oben rechts und dann auf 'Account Management' (im alten Control Panel gehen Sie zu SUB ACCOUNT (Menue ACCOUNTS im Menu oben rechts) - "Account Bearbeiten" - "Unterkunft bearbeiten" - "Einheit" . Dort können sieSie:
*Status mehrerer/aller Buchungen ändern.
*Buchungen von einer Einheit in eine andere verschieben.
*Um Buchungen zu löschen , müssen sie zunächst storniert werden. Bitte beachten sie Sie, dass alle Löschungen unwiderruflich sind. Gelöschte Buchungen können nicht wiederhergestellt werden.
== Template Variablen ==
Über [[Template Variables|Template Variablen]] können Informationen aus der Buchung in Buchungsbestätigungen, Auto Action Emails, Buchungsbenachrichtigungen oder Rechnungen eingefügt werden.
== Gäste melden ==
Unser Partner Chekin automatisiert Gästeidentifikation und die rechtliche Meldeverpflichtungen. Weitere Informationen finden Sie [https://wiki.beds24.com/wikiDE/index.php/CheKin.io hier].
