Email Vorlagen

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Diese Seite ist über das Menü KONFIGURATION -> GÄSTEMANAGEMENT -> AUTO ACTIONS

Auto Actions sind vorprogrammierte Aktionen die zeitlich relativ zu einem Buchungszeitpunkt, Check-in oder Check-out Datum ausgeführt werden. Die Aktion kann eine vorbereitete Email an einen Gast, an eine fixe Email Adresse oder eine Änderung der Buchungsinformation sein.

Über einen Klick auf "Bearbeiten" kann eine bestehende Auto Action verändert werden. "Neue Auto Action" erstellt eine neue Auto Action.

Angelegte Auto Actions sind im Reiter MAIL jeder Buchung verfügbar worüber Sie auch manuell versendet werden können. Wenn Sie ihre eigene Email zum Versand nutzen, werden Auto Actions für Buchungen und Rechnungen ausgeführt bevor Mails versendet werden.

Hinweis: Buchungsbestätigungen werden automatisch an Gäste gesendet. Sie können unter KONFIGURATION ->UNTERKÜNFTE->BESTÄTIGUNGEN individualisiert werden.

Der Versand erfolgt pro Account.

Automatisches Senden:

Automatische Aktion werden von der E-Mail-Adresse des Kontos gesendet, mit dem die automatische Aktion erstellt wurde. Dies ist das Konto, das Sie in EINSTELLUNGEN-BENUTZERKONTO-VERSAND E-MAIL eingerichtet haben.

Automatische Aktionen werden alle 15 Minuten ausgelöst.

Manuelles Senden:

Wenn Sie über Klicken auf die Schaltfläche "Senden" in der Buchung senden, müssen Sie sicherstellen, dass Sie bei dem Konto angemeldet sind, das die E-Mail-Adresse verwendet, von der Sie senden möchten.

Inhaltsverzeichnis

Auslöser

Hier stellen -sie ein, was die Aktion auslöst und worauf Sie angewendet wird.

Buchungsherkunft "Direkt" beinhaltet alle Buchungen von der eigenen Website, manuell eingegebene Buchungen und Buchungen welche über die API (nicht den Channel Manager) eingespielt werden.

Um eine Auto Action nur für manuell eingegebene Buchungen zu nutzen, geben Sie zusätzlich im Feld "Referer" ihren Benutzernamen ein.

Email

Email Vorlagen die hier erstellt werden können automatisch eine bestimmte Periode nach der Buchung, vor Ankunft oder nach Abreise oder manuell versendet werden.

Über Template Variablen können Informationen aus der Buchung eingefügt werden.

  • Um Mails automatisch zu versenden müssen sie ihre Email Adresse als Absender einrichten. Gehen sie hierzu auf KONFIGURATION -> BENUTZERKONTO -> VERSAND EMAIL. Wenn dies nicht möglich ist, öffnet sich ihr Email Programm in einem Pop-Up worüber sie über ihr Desktop Programm versendet werden können. In diesem Fall sehen sie die Mail in ihrem Ausgangsfolder
  • Manuell können sie Emails direkt aus der BUCHUNG über den Reiter MAIL versenden.

Manche Systeme limitieren den Umfang von Mails auf 2.000 Zeichen. Wenn sich die Email nicht öffnen lässt, versuchen Sie sie zu kürzen.

Email Anlagen

Sie können auswählen, dass einer Email eine Rechnung oder ein Buchungsausdruck als pfd Anlage hinzugefügt wird.

Wenn Sie Emails mit pdf Anlagen (Rechnung, Buchungsausdruck) an Alias-Email Addressen von Channels versenden, kann es sein, dass der Channel die Anlage herausfiltert so dass sie dem Gast nicht zugestellt wird.

Andere Dateien können nicht angehangen werden. Nutzen Sie hierfür einen Link zu einer Datei, die Sie auf Ihre Web Site hochladen.

SMS

Sie können automatisch SMS Nachrichten versenden. Bitte beachten Sie, dass pro SMS eine Gebühr anfällt, wenn diese Funktion aktiviert ist.

HINWEIS: Die SMS wird in der Sprache des Accounts versendet, nicht in der Sprache der Buchung. In Beispiel 14 wird erklärt, wie die Sprache der SMS variiert werden kann.

Buchungen

Klicken Sie auf Buchungen um automatisch Modifikationen an einer Buchung vorzunehmen.

Buchung Info

Automatisches Hinzufügen oder Entfernen von Info Codes.

Rechnung

Klicken Sie auf Rechnung um automatisch Rechnungsposten und ausstehende Zahlungen hinzuzufügen.

API

Richten Sie Auto Actions ein, die eine HTTP POST Benachrichtigung auslösen.

Webhook

Richten Sie Auto Actions ein, die einen Webhook Benachrichtigung auslösen.

Test

Hier können Sie testen warum eine Auto Action nicht ausgelöst wurde.

Beispiele

Nach drei Tagen den Status aller Buchungen von "Anfrage" automatisch auf "Storniert" ändern

Reiter Auslöser

  • Auslösender Event = Nach Buchung
  • Auslöser Zeit = 3 Tage
  • Status der Buchung = Anfrage

Reiter Buchung:

  • Ausführung = Nur einmal
  • Status der Buchung = Storniert


Automatische Änderung des Status aller Buchungen, die über Ical Importiert wurden, auf "Anfrage"

Reiter Auslöser

  • Auslösender Event = Nach Buchung
  • Auslöser Zeit = Sofort
  • Buchungsherkunft = Ical Import (1, 2, 3)

Reiter Buchung:

  • Ausführung = Nur einmal
  • Status der Buchung = Storniert


Automatische Markierung für Buchungen von einem bestimmten OTA

Reiter Auslöser

  • Auslösender Event = Nach Buchung
  • Auslöser Zeit = Sofort
  • Buchungsherkunft = Booking.com (zum Beispiel)

Reiter Buchung:

  • Markierung Text = geben Sie den Text ein, den Sie anzeigen wollen
  • Markierung Farbe = wählen Sie eine Farbe

Änderungen der Buchung werden vorgenommen, bevor die Email versendet wird so dass die Template Variable für die Markierung in der Email berücksichtigt werden kann.


Automatische Email an den Gast, wenn sich der Status der Buchung auf "Storniert" ändert

Reiter Auslöser

  • Auslösender Event = Check-in
  • Auslöser Zeit = -365
  • Auslöser Zeitfenster: 365
  • Buchungsherkunft: Alle (z.B.)
  • Status der Buchung: Storniert

Reiter Nachrichten:

  • Auslöser Aktion = Automatisch
  • Email senden = Gast
Hinweis: Wenn Sie automatisierte Anzahlungen entgegennehmen, stellen Sie sicher, dass KONFIGURATION->ZAHLUNGEN->ZAHLUNGSEINZUG "Status bei Nichtzahlung" = Anfrage eingestellt ist.

Automatische Gebühr für Buchungen von einem bestimmten OTA

Reiter Auslöser

  • Auslösender Event = Nach Buchung
  • Auslöser Zeit = Sofort
  • Buchungsherkunft = Expedia (zum Beispiel)

Reiter Rechnung:

  • Typ = Betrag
  • Beschreibung = Reinigungsgebühr (zum Beispiel)
  • Betrag = 50 (zum Beispile - das ist der Betrag der Reinigungsgebühr)
  • pro = Einheit
  • Zeitraum = einmalig
  • MWST = 19% (zum Beispiel - falls notwending geben Sie den Mwst. Satz ein, den die Gebühr enthält)

Die Gebühr wird beim nächsten Lauf der Auto Actions hinzugefügt.


Automatische Gebühr für Buchungen von einem bestimmten OTA

Reiter Auslöser

  • Auslösender Event = Nach Buchung
  • Auslöser Zeit = Sofort
  • Buchungsherkunft = Expedia (zum Beispiel)

Reiter Rechnung:

  • Typ = Betrag
  • Beschreibung = Reinigungsgebühr (zum Beispiel)
  • Betrag = 50 (zum Beispile - das ist der Betrag der Reinigungsgebühr)
  • pro = Einheit
  • Zeitraum = einmalig
  • MWST = 19% (zum Beispiel - falls notwending geben Sie den Mwst. Satz ein, den die Gebühr enthält)

Die Gebühr wird beim nächsten Lauf der Auto Actions hinzugefügt.


Ausstehende Zahlung hinzufügen

Reiter Auslöser

  • Auslösender Event = Nach Buchung oder vor Check-in
  • Auslöser Zeit = Zeitpunkt zu dem die Zahlung ausgelöst werden soll
  • Buchungsstatus = Alle (z.B. Sie können auch eigene Auto Actions für jeden Channel erstellen)

Reiter Rechnung:

  • Zahlungsart = Wählen Sie aus, worauf die Zahlung berechnet wird.
  • Beschreibung = Der Text, den Sie im Reiter "Kosten und Zahlungen" sehen.
  • Status = Wenn Sie die Statusfunktion verwenden, fügen Sie den Status hinzu, den Sie für die ausstehende Zahlung anwenden möchten (optional).
  • Betrag = Geben Sie den Betrag oder Prozentsatz ein, den Sie einziehen möchten.
  • Zahlungsregel = Automatisch oder manuell - wenn Sie Zahlungsregeln in KONFIGURATION->ZAHLUNGEN->ZAHLUNGSREGELN eingerichtet haben, sind diese hier verfügbar.
  • Zahlung fällig = Stellen Sie ein, wann die Zahlung fällig ist.

Beispiel Ausstehende Zahlung: Kreditkarten-Daten werden bei Buchung übernommen und 3 Tage vor Ankunft ist die vollständige Zahlung fällig.

Reiter Auslöser:

  • Auslöser Event = Nach Buchung
  • Auslöser Zeit = Sofort
  • Buchungsherkunft = Alle (oder Sie erstellen verschiedene Regeln für verschiedene Kanäle)

Reiter Rechnung:

  • Zahlungsart = Prozentsatz vom zu zahlenden Betrag
  • Beschreibung = Dieser Text erscheint unter dem Reiter 'Kosten und Zahlungen' in der Buchung
  • Status = Nur wenn Sie die Statusfunktion verwenden. Fügen Sie den Status hinzu, den Sie für die ausstehende Zahlung anwenden möchten (optional).
  • Betrag = 100 (Wenn Sie 100% vom zu zahlenden Betrag einziehen möchten)
  • Zahlungsregel = Auto
  • Zahlung fällig = check in -3

Markierung, wenn eine Buchung storniert wird

Reiter Auslöser

  • Auslösender Event = Buchung
  • Auslöser Zeit = 1 Stunde
  • Auslöser Zeitfenster = 365 Tage
  • Buchungsherkunft = Alle
  • Buchungsstatus = Storniert


Reiter Buchung::

  • Ausführung = Nur einmal
  • Status der Buchung = Keine Modifikation
  • Markierung Text = geben Die den gewünschten Text ein
  • Markierung Farbe = wählen Sie die gewünschte Farbe


Email oder SMS an den Gast, wenn die Buchung mehr als 10 Tage im Voraus erfolgte

Reiter Auslöser

  • Auslösender Event = Check-in
  • Auslöser Zeit = -365 Tage
  • Auslöser Zeitfenster = 365 Tage
  • Buchungsherkunft = Alle
  • Buchungsstatus = Alle nicht stornierten

Reiter Buchung::

  • Ausführung = Nur einmal
  • Status der Buchung = Keine Modifikation


Reiter Nachrichten oder SMS:

  • Geben die die gewünschten Daten ein


Email mit Zugangscode für eine spezielle Einheit am Tag vor dem Check-in

Reiter Auslöser

  • Auslösender Event = Check-in
  • Auslöser Zeit = -1 Tag
  • Auslöser Zeitfenster = 1 Tag
  • Buchungsherkunft = Alle
  • Buchungsstatus = Alle nicht stornierten
  • Untereinheit = Wählen die die Untereinheit. Beachten Sie, dass die Zahl den Index nicht den Namen der Untereinheit repräsentiert.

Reiter Buchung::

  • Ausführung = Nur einmal
  • Status der Buchung = Keine Modifikation

Reiter Nachrichten oder SMS:

  • Geben die die gewünschten Daten ein

Wenn Sie unter KONFIGURATION->UNTERKÜNFTE->EINHEITEN -> SETUP "Namen Untereinheit" zusätzliche Informationen hinzugefügt haben, können Sie diese als Template Variablen hier einfügen.

Beispiel: Ihre Zimmernummer ist [UNITNAME]. Check-in ab: [UNITNAME:1]. Ihr Key Code ist: [UNITNAME:2]

Die Template Variablen funktionieren nur, wenn die Inhalte unter KONFIGURATION->UNTERKÜNFTE->EINHEITEN -> SETUP "Namen Untereinheit" angelegt sind. Die Kontext Hilfe für diese Einstellung erklärt, wie sie das machen.


Markierung setzen für alle Buchungen von einem OTA, die Frühstück beinhalten

Reiter Auslöser

  • Auslösender Event = Nach Buchung
  • Auslöser Zeit = Sofort
  • Buchungsherkunft = Booking.com (zum Beispiel)
  • Feld in der Buchung enthält - wählen Sie "API Message" im nächsten Feld geben Sie ein: meal_plan=Breakfast (nehmen die den Text, den der Channel verwendet)

Reiter Buchung:

  • Ausführung = nur einmal
  • Markierung Text = geben Sie den Text ein, den Sie anzeigen wollen
  • Markierung Farbe = wählen Sie eine Farbe

Wenn Sie auch eine Mail versenden wollen, legen Sie diese im Reiter "Email" an.

Änderungen an der Buchung werden ausgeführt bevor die Email versendet wird.

Sie verwenden "Offline Zahlung" und möchten dem Gast, der Offline Zahlung gewählt hat, die Zahlungstermine bestätigen

Reiter Auslöser

  • Auslösender Event = Check-in
  • Auslöser Zeit = -1 Tag
  • Zeitfenster = 365 Tage
  • Buchungsherkunft = Alle
  • Buchungsstatus = Alle nicht stornierten
  • Feld in der Buchung enthält - wählen Sie "Notizen" im nächsten Feld geben Sie ein: Offline Payment Instruction Accepted

Reiter Buchung::

  • Ausführung = Nur einmal
  • Status der Buchung = Keine Modifikation

Reiter Nachrichten:

  • Geben die den gewünschten Text ein.

Die Template Variable [DEPOSIT] fügt den Anzahlungsbetrag ein.

Zahlungstermine vor Anreise können Sie mit dieser Template Variable kalkulieren: [FIRSTNIGHT:-10days]


Zahlungsaufforderung versenden

Reiter Auslöser

  • Auslösender Event = Check-in
  • Auslöser Zeit = -10 Tage (zum Beispiel)
  • Zeitfenster = 365 Tage
  • Buchungsherkunft = Alle
  • Buchungsstatus = Alle nicht stornierten
  • Rechungssaldo = Positiv

Reiter Buchung::

  • Ausführung = Nur einmal
  • Status der Buchung = Keine Modifikation

Reiter Nachrichten:

  • Geben die den gewünschten Text ein.

Die Template Variable [PAYLINK:100%] fordert den gesamten ausstehenden Betrag an. Weitere Optionen finden Sie hier.


Markierung setzen, wenn eine Zahlung erfolgt ist

Reiter Auslöser

  • Auslösender Event = Buchung
  • Auslöser Zeit = Sofort
  • Auslöser Zeitfenster = 365 Tage
  • Buchungsherkunft = Alle
  • Buchungsstatus = Alle
  • Rechungssaldo = Beliebige Zahlung

Reiter Buchung::

  • Ausführung = Nur einmal
  • Status der Buchung = je nach Bedarf, entweder "Keine Modifikation" oder "Bestätigt"
  • Markierung Text = geben Sie den gewünschten Text ein
  • Markierung Farbe = wählen Sie die gewünschte Farbe

Info Code und oder Icon setzen, wenn eine Zahlung erfolgt ist

Reiter Auslöser

  • Auslösender Event = Buchung
  • Auslöser Zeit = Sofort
  • Auslöser Zeitfenster = 365 Tage
  • Buchungsherkunft = Alle
  • Buchungsstatus = Alle
  • Rechungssaldo = Beliebige Zahlung

Reiter Buchung Info:

  • Ausführung = Nur einmal
  • Status der Buchung = je nach Bedarf, entweder "Keine Modifikation" oder "Bestätigt"
  • Buchung Info = geben Sie den Info Code ein, den Sie unter KONFIGURATION-BENUTZERKONTO-EINSTELLNGEN erstellt haben.

Eine SMS in einer bestimmten Sprache (falls diese in der Buchung vom Gast verwendet wurde) oder in einer Standardsprache senden

Es wird eine Smart-Templatevariable verwendet. In diesem Beispiel wird überprüft, ob der Gast auf Deutsch gebucht hat. Falls ja, bekommt er eine SMS auf Deutsch, falls nein, eine SMS auf Englisch.

Reiter Auslöser: Egal

Reiter Buchung: Egal

Reiter SMS:

  • Phone Number = [GUESTMOBILE]
  • SMS Message = [IF=:[GUESTLANGUAGE]:de:Deutsch_Text|Englisch_Text]

Rechnungsnummern automatisch erzeugen

Reiter "Auslöser":

  • Auslösender Event = Check-out
  • Auslöser Zeit = Sofort
  • Info Code = CHECKOUT (optional nur, wenn Sie die Check-Out-Funktion verwenden, wenn Sie nicht belassen Sie das Feld leer)

Reiter Rechnung:

  • Rechnungsnummer erzeugen = Ja


Gruppen Check-in

Hierzu muss die Master-Buchung über die Check-in Funktion eingecheckt sein.

Reiter "Auslöser":

  • Auslösender Event = Nach Buchung
  • Auslöser Zeit = Sofort
  • Buchungsherkunft = Alle
  • Buchungsstatus = Alle nicht stornierten
  • Gruppenbuchung = Alle auf Master auslösen
  • Info Code = CHECKIN

Reiter "Buchung Info" :

  • Info Code = CHECKIN

Troubleshooting

Wenn Auto Actions nicht ausgeführt werden:
 Im Reiter "Mail" der Buchung können Sie überprüfen, warum eine Auto Action ausgeführt/nicht ausgeführt wurde. Häufige Ursachen sind: 
*Funktioniert die Versand Email? Gehen Sie zu KONFIGRUATION->BENUTZERKONTO -> VERSANDEMAIL und klicken auf  "Test Email senden".
*Ist die Auto Action für automatischen Versand eingestellt?
*Gibt es eine valide Email Adresse des Gastes (Reiter "Mails" der Buchung)?
*Sind Auto Actions für diese Buchung erlaubt (Reiter "Mails" der Buchung)?
*Treffen alle Trigger der Auto Action auf diese Buchung zu?
Auto Action ist nicht editierbar
Um Schreibzugriff auf eine Auto Action zu haben muss der Account Schreibzugriff auf alle Unterkünfte haben, für welche die Auto Action gilt. Dies kann nicht der Fall sein, wenn Subaccounts benutzt werden und Auto Actions für alle Unterkünfte auslösen. 
You don't have permission to access control2.php on this server Fehlermeldung wenn der "Speichern" button geklickt wird
Wahrscheinlich wird etwas im Inhalt der Auto Action von unserer Firewall blockiert.
Geben Sie den Inhalt Stück für Stück ein bis Sie den problematischen Inhalt gefunden haben.
Häufig ist dies ein Script oder HTML code den die Firewall als mögliche Hacker Attacke einstuft. 
Es kann auch eine harmlos aussehende Kombination von Zahlen und Wörtern sein, die häufig von Hackern für SQL Injections genutzt wird. 
Versuchen Sie für die problematischen Inhalte eine alternative Formulierung zu finden.