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1 Bestätigungen für direkte Online Buchungen auf der Buchungsseite

Bestätigungen werden automatisch für alle Buchungen über die eigene Buchungsseite und von Vrbo verschickt, jedoch nicht für manuell eingegebene Buchungen und Buchungen von OTAs, welche selbst Buchungsbestätigungen versenden (fast alle) es sei denn diese fordern dies explizit (z.B. Tripadvisor).

Wenn Sie nicht Ihre eigene Email Adresse benutzen möchten, werden die Nachrichten mit Absender Beds24 verschickt.

Unter (KONFIGURATION) BENUTZEKONTO > VERSAND EMAIL können Sie Ihren Email Account verbinden so dass Emails von Ihrer Email Adresse gesendet werden. Subaccounts können erstellt werden um unterschiedliche Versand Email Adressen für einzelne Unterkünfte in einem Benutzerkonto einzurichten.

1.1 Email und Bildschirmanzeige

Sie haben die Möglichkeit, die Nachrichten, die Ihr Gast nach der Buchung erhält zu individualisieren.

Dies ist optional, die wesentlichen Informationen werden automatisch am Bildschirm angezeigt und an den Gast gemailt.

Über Template Variablen können Informationen aus der Buchung eingefügt werden. Klicken Sie auf den Link oben rechts um die Liste der verfügbaren Variablen zu sehen.

1.2 Spezifische Nachrichten für Buchungsperioden

Sie haben die Möglichkeit zusätzliche Informationen für verschiedenen Buchungsperioden zu ergänzen.

• Normale Buchungen
• Kurzfristige Buchungen
• Besondere Buchungsperiode

1.3 Spezifische Nachrichten für Buchungstypen

Wenn Sie unter (KONFIGURATION) UNTERKÜNFTE -> REGELN oder in PREISE verschiedene Buchungstypen definiert haben, können Sie für jeden Typ spezielle Nachrichten erstellen.

• Automatisch bestätigte Buchungen
• Buchungen mit Kreditkarte
• Anfragen
• Buchungen mit Anzahlungen

1.4 Reihenfolge in der Nachricht

1. Buchungsgasbestätigung (erster Teil) ( (KONFIGURATION) GÄSTEMANAGEMENT->BESTÄTIGUNGEN)

2. Buchungstyp ( (KONFIGURATION) GÄSTEMANAGEMENT->BESTÄTIGUNGEN->BUCHUNGSTYP)

3. Zeitraum ( (KONFIGURATION) GÄSTEMANAGEMENT->BESTÄTIGUNGEN->ZEITAUM)

4. Buchungsgasbestätigung (letzter Teil) ( (KONFIGURATION) GÄSTEMANAGEMENT->BESTÄTIGUNGEN)

Unten auf der Seite Diese Seite ist über das Menue (KONFIGURATION) BUCHUNGSSEITE > BESTÄTIGUNGEN > ZEITRAUM können Sie festlegen, wie viel Platz Sie zwischen den einzelnen Abschnitten lassen möchten.

1.5 Anzahlungen

Wenn Sie unter KONFIGURATION->UNTERKÜNFTE->ANZAHLUNGEN Zahlungsoptionen aktiviert haben, wird die "Anleitung", welche Sie dort eingegeben haben, der Buchungsbestätigung hinzugefügt. Die Reihenfolge der Anzeige ist:

1. Buchungsgasbestätigung (erster Teil) ( (KONFIGURATION) GÄSTEMANAGEMENT->BESTÄTIGUNGEN)

2. Anleitung für Anzahlung (wenn eingegeben) ( (KONFIGURATION) UNTERKÜNFTE->ZAHLUNGEN VON GÄSTEN>PAYPAL/STRIPE/KREDITKARTE......)

3. Buchungstyp ( (KONFIGURATION) GÄSTEMANAGEMENT->BESTÄTIGUNGEN->BUCHUNGSTYP)

4. Zeitraum ( (KONFIGURATION) GÄSTEMANAGEMENT>BESTÄTIGUNGEN-> GÄSTEMANAGEMENT->ZEITRAUM)

5. Buchungsgasbestätigung (letzter Teil) ( (KONFIGURATION) GÄSTEMANAGEMENT->BESTÄTIGUNGEN)

Wenn Sie den "Buchungsstatus bei nicht erfolgter Zahlung" in KONFIGURATION->ZAHLUNGEN->ZAHLUNGSEINZUG = Anfrage eingestellt haben, sendet das System in manchen Fällen zwei Bestätigungen.

Die erste wird gesendet, nachdem der Gast "Kostenpflichtig Buchen" geklickt hat.

Für die Zahlungsmethoden "Offline Zahlung", "Kreditkarte" und "Externes Gateway" sendet das System zwei Bestätigungen, wenn unter (KONFIGURATION) ZAHLUNGEN->ZAHLUNGSDIENSTLEISTER->OFFLINE ZAHLUNG/KREDITKARTE eine Anleitung eingegeben ist. Die zweite wird nach erfolgreichem Zahlvorgang, Eingabe der Kreditkartendaten bzw. Bestätigung der Zahlungsmethode gesendet und enthält die "Anleitung".

Wenn Sie nur eine Bestätigung senden wollen, stellen Sie "Buchungsstatus bei nicht erfolgter Zahlung" = Storniert

1.6 Email Betreff

Die Standardeinstellung zeigt "Ihre Reservierung für" gefolgt vom Namen der Unterkunft.

Der Betreff kann für jede genutzte Sprache individualisiert werden. Über Template Variablen können Informationen aus der Buchung eingefügt werden.

1.7 AGB und Stornos

Sie können ihre Bedingungen unter (KONFIGURATION) UNTERKÜNFTE->BESCHREIBUNG eingeben. Die Template Variablesn [PROPERTYLEGALPOLICY] oder [PROPERTYCANCELPOLICY] fügen diese Text in die Bestätigung ein

Alternativ können sie einen Link zu den AGB auf ihrer Website setzen.

Wenn sie Gästen erlauben über das System zu stornieren ohne sie vorher zu konstatieren können sie den dafür notwendigen Link über die Template Variable [CANCELURL] einfügen. Wenn Gäste stornieren erhalten sie eine Systembestätigung über das Storno. Bei Bedarf können sie eine zusätzliche Auto Action Email unter (KONFIGURATION) GÄSTEMANAGEMENT -> AUTO ACTIONS anlegen.

1.8 Emails Bestätigungen überprüfen

Unter (KONFIGURATION) GÄSTEMANAGEMENT->BESTÄTIGUNGEN->->SIMULATOR können sie die kompletten Emails einsehen. Wenn sie eine Buchungsnummer eingeben, sehen sie den exakten Text für diese Buchung.

2 Bestätigungen für manuell eingegebene Buchungen und Buchungen über Channels

Bestätigungsmails werden nur an Buchungen über ihre eigene Buchungsseite geschickt. OTA´s senden ihre eigenen Bestätigungen. Sie haben die Möglichkeit, Auto Action Emails für Buchungen über OTS´s zu erstellen, wenn sie zusätzlich eine eigene Bestätigung oder weitere Informationen senden möchten.

3 Andere Nachrichten

Für alle anderen Nachrichten können Auto Action Emails einrichten.

4 Versand überprüfen

Wenn Sie überprüfen möchten, ob die Nachricht an den Gast gesendet wurde. Öffnen Sie die Buchung, gehen Sie auf die Registerkarte Mail & Actions, dort sehen Sie verschiedene Mails/Aktionen, die für die Buchung ausgelöst werden können.

Die Tabelle ist in Abschnitte unterteilt, der oberste Abschnitt sind die E-Mails, dann andere Aktionen wie SMS, Buchung, Buchungsinfocodes, Rechnungen/ausstehende Zahlungen).

Sie sehen, ob die Auto Action ausgelöst wurde, wann sie ausgelöst wurde und warum, wenn sie noch nicht ausgelöst wurde. In der letzten Spalte haben Sie die Möglichkeit, die Aktion manuell auszulösen und bei Bedarf erneut eine E-Mail zu senden.

Mit einer Auto Action können Sie mehrere Vorgänge auslösen, z. B. eine E-Mail senden, eine SMS senden, eine ausstehende Zahlung zu einer Buchung hinzufügen, einen Buchungsinfo-Code hinzufügen usw.

Sie können die Elemente einzeln auslösen, indem Sie in der Liste nach unten zur Aktion gehen und dann auf "Jetzt tun" oder "Wiederholen" klicken.

Wenn Ihre Auto Actions eine "E-Mail" und andere Aktionen umfassen, klicken Sie auf "Jetzt senden" oder "Wiederholen" für die E-Mail-Aktion. Im Popup-Fenster sehen Sie dann die anderen Elemente (Häkchen), die ausgelöst werden können/sollen. Sie können auswählen, welche Aktionen mit der E-Mail ausgelöst werden können, das Häkchen entfernen oder alle Kästchen lassen, um alle erneut auszulösen.

5 Troubleshooting

Der Gast hat keine Bestätigungsnachricht erhalten

Bestätigungsnachrichten werden nur für Buchungen auf Ihrer eigenen Website gesendet, nicht aber für manuell hinzugefügte Buchungen und Buchungen von Kanälen, die ihre eigene Bestätigung senden ( fast alle Kanäle) und von Beds24 nicht verlangen, eine zusätzliche zu senden (z.B. Tripadvisor). Wenn dies der Fall ist, bitten Sie den Gast, seinen Spam-Ordner zu überprüfen. 

Die Bestätigung wurde von [email protected] gesendet
Wenn Sie nicht eingestellt haben, dass von Ihrer eigenen E-Mail-Adresse gesendet wird oder das Senden von Ihrer eigenen E-Mail-Adresse nicht funktioniert, erhalten die Gäste ihre Bestätigungsnachricht von [email protected].  Gehen Sie zu  (KONFIGURATION) BENUTZEKONTO > VERSAND EMAIL und überprüfen Sie, ob Ihre ausgehende E-Mail eingerichtet ist.