Auto Actions: Unterschied zwischen den Versionen

  Diese Seite ist über das Menü  {{#fas:cog}}  (KONFIGURATION) > GÄSTEMANAGEMENT > AUTO ACTIONS und erklärt wie Sie Auto Actions einrichten und nutzen.

Gehen Sie zu {{#fas:cog}} KONFIGURATION -> GÄSTEMANAGEMENT -> AUTO ACTION und klicken auf "Bearbeiten" um eine bestehende Auto Action zu verändern oder um eine "Neue Auto Action"  zu erstellen.

Gehen Sie zu {{#fas:cog}}  (KONFIGURATION)  BENUTZERKONTO ->  VERSAND EMAILund folgen Sie den Anleitungen, um Ihre E-Mail-Adresse/Konto mit Beds24 zu verbinden.

<span style="color:#fe746c;“ >{{#fas:exclamation-triangle}}  </span> Um diese Funktion zu nutzen müssen Sie unter {{#fas:cog}} KONFIGURATION->BENUTZERKONTO->VERSANDEMAIL einstellen, dass der EMail Versand über Ihre eigene EMail Adresse erfolgt.

<span style="color: #f3e504; font-size: 200%;" >{{#fas:lightbulb}} </span> Buchungsbestätigungen werden automatisch an Gäste gesendet. Sie können unter {{#fas:cog}} KONFIGURATION ->UNTERKÜNFTE->BESTÄTIGUNGEN individualisiert werden.

Es ist möglich, bestimmte Beds24-Einheit IDs auszuschließen; die Einheit IDs finden Sie in der {{#fas:cog}} (KONFIGURATION) UNTERKÜNFTE -> EINHEITEN -> EINRICHTEN.  

*Um Mails automatisch zu versenden müssen sie ihre Email Adresse als Absender einrichten. Gehen sie hierzu auf KONFIGURATION -> BENUTZERKONTO -> VERSAND EMAIL. Wenn dies nicht möglich ist, öffnet sich ihr Email Programm in einem Pop-Up worüber sie über ihr Desktop Programm versendet werden können. In diesem Fall sehen sie die Mail in ihrem Ausgangsfolder

Bei multiplen Unterkünften kann die Anforderung, unterkunftsspezifische Informationen in den an den Messages/Emails zu Gästen/housekeeping/Besitzer zu haben, mit Hilfe von Template Variablen erfüllt werden.

Wenn Sie eine Unterkunft/Einheit in Beds24 erstellen, wird die Einrichtung der Unterkunft/des Raums in der Datenbank gespeichert und kann über Template Variablen aufgerufen werden. Zum Beispiel in {{#fas:cog}} (KONF IGURATION)> UNTERKÜNFTE > BESCHREIBUNG, richten Sie die unterkunftsspezifischen Details ein.

Gehen Sie zu {{#fas:cog}} (KONFIGURATION)> UNTERKÜNFTE > BESCHREIBUNG >PROPERTY TEMPLATES, um die Liste der verfügbaren Property Templates zu sehen.

Wenn Sie jeden Zimmertyp/ Einheit erstellen, werden die Informationen in raum-/einheit Variablen gespeichert.

Die vollständige Liste der Raum/Einheit-Template Variablen finden Sie unter [[Template_Variables#Einheit|Einheit Variables]]

Siehe die vollständige Liste der Vorlagenvariablen [[Template_Variables |Template Variables]].

 

Dieser Ansatz reduziert den Verwaltungsaufwand: Aktualisieren Sie eine Auto Aktion und diese wird für alle/ausgewählte Unterkünfte gelten, anstatt mehrere Auto Aktions mit derselben Nachricht zu bearbeiten.

Gehen Sie zu {{#fas:cog}} (KONFIGURATION)> UNTERKÜNFTE > BESCHREIBUNG >PROPERTY TEMPLATES > Unterkunft Template 1 und geben Sie den Building Access Code ein, verwenden Sie dasselbe Feld in jeder Unterkunft und stellen Sie den entsprechenden Code ein.  

Gehen Sie zu {{#fas:cog}} (KONFIGURATION)> UNTERKÜNFTE > BESCHREIBUNG >PROPERTY TEMPLATES > Unterkunft Template 5 geben Sie die E-Mail-Adresse für das Housekeeping-/Reinigungsteam ein.  

Auto Actions testen bis zu 1000 Buchungen pro Zyklus. Wenn Ihre Auslöserbedingung mehr als 1000 Buchungen umfasst, werden die nächsten 1000 beim nächsten Zyklus getestet usw.

Wenn Sie die schnellste Geschwindigkeit benötigen, stellen Sie sicher, dass Ihr Auslöser so konzipiert ist, dass er weniger als 1000 Buchungen testet.

Am einfachsten geht das in der Regel, indem Sie das Testfenster auf das kleinste notwendige Maß reduzieren und die Triggerbedingung so anpassen, dass sie am besten passt.

Zum Beispiel wird ein Auslöer, der alle Buchungen ab der Buchungszeit für 1 Jahr testet, viele Buchungen testen, während ein Auslöser, der nur die 7 Tage vor dem Check-in testet, weniger Buchungen testet und schneller arbeitet.

Der Reiter "Test" hat einen Button, die Ihnen zeigt, wie viele und welche Buchungen von der Auto Action getestet werden.

Es ist auch möglich, eine Buchungsnummer anzugeben und zu testen, ob die Auto Action n bei dieser Buchung ausgelöst wird, wobei einige Diagnoseinformationen angezeigt werden, die bei der Fehlersuche helfen.

== Troubleshooting ==

  '''Wenn Auto Actions nicht ausgeführt werden:'''

  Im Reiter "Mail" der Buchung können Sie überprüfen, warum eine Auto Action ausgeführt/nicht ausgeführt wurde. Häufige Ursachen sind:  

  *Funktioniert die Versand Email? Gehen Sie zu KONFIGRUATION->BENUTZERKONTO -> VERSANDEMAIL und klicken auf "Test Email senden".

  *Ist die Auto Action für automatischen Versand eingestellt?

  *Gibt es eine valide Email Adresse des Gastes (Reiter "Mails" der Buchung)?

  *Sind Auto Actions für diese Buchung erlaubt (Reiter "Mails" der Buchung)?

  *Treffen alle Trigger der Auto Action auf diese Buchung zu?

  '''Auto Action ist nicht editierbar'''

  Um Schreibzugriff auf eine Auto Action zu haben muss der Account Schreibzugriff auf alle Unterkünfte haben, für welche die Auto Action gilt. Dies kann nicht der Fall sein, wenn Subaccounts benutzt werden und Auto Actions für alle Unterkünfte auslösen.  

  '''You don't have permission to access control2.php on this server''' Fehlermeldung wenn der "Speichern" button geklickt wird

  Wahrscheinlich wird etwas im Inhalt der Auto Action von unserer Firewall blockiert.

  Geben Sie den Inhalt Stück für Stück ein bis Sie den problematischen Inhalt gefunden haben.

  Häufig ist dies ein Script oder HTML code den die Firewall als mögliche Hacker Attacke einstuft.  

  Es kann auch eine harmlos aussehende Kombination von Zahlen und Wörtern sein, die häufig von Hackern für SQL Injections genutzt wird.  

  Versuchen Sie für die problematischen Inhalte eine alternative Formulierung zu finden.

Wenn Sie unter KONFIGURATION->UNTERKÜNFTE->EINHEITEN -> SETUP "Namen Untereinheit" zusätzliche Informationen hinzugefügt haben, können Sie diese als Template Variablen hier einfügen.  

Die  Template Variablen funktionieren nur, wenn die Inhalte unter KONFIGURATION->UNTERKÜNFTE->EINHEITEN -> SETUP "Namen Untereinheit"  angelegt sind. Die Kontext Hilfe für diese Einstellung erklärt, wie sie das machen.

Wenn Sie die Funktion "Zusätzliche Informationen" in KONFIGURATION >  UNTERKÜNFTE  > EINHEITEN  > EINRICHTEN " Namen Untereinheit" verwenden, können Sie Template-Variablen verwenden

Die Template-Variablen funktionieren nur, wenn Sie Text unter KONFIGURATION > UNTERKÜNFTE  > EINHEITEN  > EINRICHTEN " Namen Untereinheit" eingegeben haben. In der Kontexthilfe für diese Einstellung wird erläutert, wie dies durchgeführt wird.

Gehen Sie zu  KONFIGURATION >  BENUTZERKONTO  > EINSTELLUNGEN-> BUCHUNGEN -> Info Codes Werte UND FÜGEN Sie  MULTIPLE ein.

Um den PIN-Code für jede Einheit einzurichten, gehen Sie zu  (KONFIGURATION) UNTERKÜNFTE -> EINHEITEN -> EINRICHTEN,  

Richten Sie Ihre Rechnung oder Buchungsausdruck in KONFIGURATION > GÄSTEMANAGEMENT  > RECHNUNGEN oder in KONFIGURATION >  GÄSTEMANAGEMENT  > BUCHUNGSAUSDRUCK ein.

Dieses Beispiel verwendet feste Werte, die Sie in {{#fas:cog}} (KONFIGURATION) UNTERKÜNFTE -> EINHEITEN -> EINRICHTEN > EINHEIT TEMPLATES eingegeben haben, sowie Standard-Template Variablen, die in den Unterkünfte/Zimmern festgelegt wurden. Dies ist ein nützlicher Weg, um die Template Variablen und verschiedene Werte zu nutzen, anstatt Auto Actions zu duplizieren.  

Dieses Beispiel verwendet feste Werte, die Sie in {{#fas:cog}} (KONFIGURATION) UNTERKÜNFTE -> EINHEITEN -> EINRICHTEN > EINHEIT TEMPLATES eingegeben haben, sowie Standard-Template Variablen, die in den Unterkünfte/Zimmern festgelegt wurden. Dies ist ein nützlicher Weg, um die Template Variablen und verschiedene Werte zu nutzen, anstatt Auto Actions zu duplizieren.

Dieses Beispiel verwendet feste Werte, die Sie in {{#fas:cog}} (KONFIGURATION) UNTERKÜNFTE -> EINHEITEN -> EINRICHTEN > EINHEIT TEMPLATES eingegeben haben, sowie Standard-Template Variablen, die in den Unterkünfte/Zimmern festgelegt wurden. Dies ist ein nützlicher Weg, um die Template Variablen und verschiedene Werte zu nutzen, anstatt Auto Actions zu duplizieren.

Dieses Beispiel verwendet feste Werte, die Sie in {{#fas:cog}} (KONFIGURATION) UNTERKÜNFTE -> EINHEITEN -> EINRICHTEN > EINHEIT TEMPLATES eingegeben haben, sowie Standard-Template Variablen, die in den Unterkünfte/Zimmern festgelegt wurden. Dies ist ein nützlicher Weg, um die Template Variablen und verschiedene Werte zu nutzen, anstatt Auto Actions zu duplizieren.

Gehen Sie zu KONFIGURATION >  CHANNEL MANAGER und setzen Sie Ungültige Karten automatisch melden zu „Ja“ ein.  

Erstellen Sie die individuelle Frage als Kästchen in (KONFIGURATION) UNTERKÜNFTE > BUCHUNGSFRAGEN

===Fügen Sie Rechnungsposten zu einer Buchung hinzu ===

 

<div class="headline-collapse" >  

 

====Automatische Gebühr für Buchungen von einem bestimmten OTA====

 

Reiter Auslöser :-

 

*Auslösender Event = Booking

*Auslöser Zeit = Sofort

*Buchungsstatus = Alle nicht stornierten

 

*Typ = Betrag

*Beschreibung = Reinigungsgebühr (zum Beispiel)

*Betrag = 50 (zum Beispiel)

*Pro = Einheit

*Zeitraum = einmalig

*MwSt = 19% (als Beispiel - geben Sie den Mehrwertsteuerbetrag ein, falls zutreffend)

 

Die Gebühr wird bei der nächsten Ausführung der Auto Aktionen hinzugefügt.  

 

<div class="headline-collapse" >

 

==== Fügen Sie einer Gebühr (Penalty) zu allen Buchungen mit einem ausstehenden Saldo hinzu====

 

Sie möchten eine Gebühr von 2,2 % zu allen Buchungen hinzufügen, wenn 2 Tage vor dem Check-in ein offener Saldo besteht.

Reiter Auslöser :-  

*Status = Alle nicht storniert

*Rechnungssaldo = Nicht Null

*Typ = Betrag

*Beschreibung = Zahlungsgebühr [INVOICEBALANCE:2.2%]

*Betrag = 0 (auf 0 belassen, damit der Wert aus der Berechnung im Feld Beschreibung übernommen wird)

*Zeitraum = einmalig

*MwSt = 19% (als Beispiel - geben Sie den Mehrwertsteuerbetrag ein, falls zutreffend)

</div>

</div>

<div class="mw-collapsible mw-collapsed">

<div class="headline-collapse" >

====Fügen Sie einen negativen Wert zu Direktbuchungen für Stripe-Gebühren hinzu====

Uhrzeit :

*Auslöser Zeit = Sofort

*Zeitfenster  = 1 Tag

Buchungsbedingungen:

*Buchungsherkunft = Direkt

Reiter Rechnung:

Die Gebühr wird bei der nächsten Auslösen der Auto Aktion hinzugefügt.

====Ausstehende Zahlung hinzufügen====

Reiter Auslöser  

*Auslösender Event = Nach Buchung oder vor Check-in

*Auslöser Zeit = Zeitpunkt zu dem die Zahlung ausgelöst werden soll

*Buchungsstatus = Alle (z.B. Sie können auch eigene Auto Actions für jeden Channel erstellen)

*Zahlungsart = Wählen Sie aus, worauf die Zahlung berechnet wird.

*Beschreibung = Der Text, den Sie im Reiter "Kosten und Zahlungen" sehen.

*Status = Wenn Sie die Statusfunktion verwenden, fügen Sie den Status hinzu, den Sie für die ausstehende Zahlung anwenden möchten (optional).

*Betrag = Geben Sie den Betrag oder Prozentsatz ein, den Sie einziehen möchten.

*Zahlungsregel = Automatisch oder manuell  - wenn Sie Zahlungsregeln in KONFIGURATION->ZAHLUNGEN->ZAHLUNGSREGELN eingerichtet haben, sind diese hier verfügbar.

*Zahlung fällig = Stellen Sie ein, wann die Zahlung fällig ist.

====Ausstehende Zahlung hinzufügen – Legen Sie mithilfe einer Berechnung den Wert der Kaution basierend auf dem Preis der Buchung fest====

Reiter Buchung: Optional

*Buchung Info Code = PENDPAY

*Buchung Info Text = Ausstehende Zahlung hinzugefügt

*Zahlungsart  = fester Betrag

*Beschreibung = Kaution||[IF<=:[INVOICEFIRSTITEMNUM]:800:200|[INVOICEFIRSTITEMNUM][/.0]4]

(Kaution ist die Beschreibung, dann 2 | Zeichen, dann die Berechnung für den zu setzenden 'Betrag'.)

Diese Berechnung testet, ob der erste Rechnungspostenwert (normalerweise der Unterkunftswert) größer oder = 800 ist, wenn dies der Fall ist, wird der Kautionsbetrag = ein viertel des ersten Rechnungspostenwerts, andernfalls = 200 gesetzt.

<span class="" style="color: #f3e504; font-size: 150%;" >{{#fas:lightbulb}} </span>  <span style="font-weight: bold;" >Tip</span> Nach einem zweiten Pipe-Symbol (|) kann ein Preiswert für die Rechnungsposition angegeben werden, der zur Berechnung eines Preises mithilfe von Template Variablen verwendet werden kann. Wenn der Preiswert im Beschreibungsfeld Null ist oder fehlt, wird der numerische Wert aus dem Betragsfeld verwendet.

*Betrag = 0

*Zahlungsregel = Verwenden Sie auto oder manuell  - wenn Sie Zahlungsregeln eingerichtet haben bei {{#fas:cog}} (KONFIGURATION) Zahlungen > Zahlungsregeln werden diese hier verfügbar

Go to Konfiguration > Zahlungen > Zahlungsregeln

Name = Geben Sie den Titel ein - Nicht storniert (zum Beispiel)

Auslöser :

*Status der Buchung  = Alle nicht storniert

*Info Code = optional

*Alle Info Codes = optional

*Info Code ausschließen  = optional (virtuelle Kreditkarten ausschließen, finden Sie den Buchungsinfocode in der Buchung)

<div class="mw-collapsible mw-collapsed">

*Auslöser Event = Nach Buchung

*Buchungsherkunft = Alle (oder Sie erstellen verschiedene Regeln für verschiedene Kanäle)

<div class="mw-collapsible mw-collapsed">

==== Rechnungsnummern automatisch erzeugen ====

*Auslösender Event = Check-out

*Info Code = CHECKOUT (optional nur, wenn Sie die Check-Out-Funktion verwenden, wenn Sie nicht belassen Sie das Feld leer)

*Rechnungsnummer erzeugen = Ja

<div class="mw-collapsible mw-collapsed">

*Auslösender Event = Nach Buchung oder vor Check-in

Reiter Booking Info :- Optional:

*Markiert Text= PaymentDue1 (zum Beispiel), setzen Sie mehrere, wenn mehrere Zahlungen erforderlich sind.  

* Markiert Farbe = wählen Sie die Farbe, die in der Kalender-/Buchungsliste sichtbar sein wird

*Beschreibung = der Text, den Sie auf der Reiter "Kosten und Zahlungen" sehen

*Zahlungsregel = Manuell - wenn Sie Zahlungsregeln in {{#fas:cog}} ONFIGURATION) ZAHLUNGEN > ZAHLUNGSEINZUG eingerichtet haben, sind sie hier verfügbar

Der Bericht "Ausstehende Zahlungen" ist unter Buchungen > Ausstehende Zahlungen verfügbar. Dieser Bericht kann verwendet werden, um ausstehende Zahlungen zu sehen.

</div>

<div class="mw-collapsible mw-collapsed">

<div  class="headline-collapse" >

==== Aktualisieren Sie das Feld Beschreibung einer Rechnungsposition ====

<div class="mw-collapsible-content">

In einigen Fällen haben Kanalbuchungen unterschiedliche Beschreibungen für dieselbe Rechnungsposition - z. B. Reinigung, aktualisieren Sie das Beschreibungsfeld in der Rechnungsposition, damit sie alle übereinstimmen, indem Sie das Format (findthisinvoicedescription^replacewiththisdescription) verwenden

* Auslösender Event = Nach Buchung

* Buchungsherkunft  = Expedia (Beispiel)  

* Rechnungsposten hinzufügen = Nur Aktualisieren

* Rechnungsempfänger = Ignorieren (ansonsten können Sie einen bestimmten Rechnungsempfänger hinzufügen, um die Suche einzuschränken)

</div>

</div>

==== Alle Werte einer Rechnungsposition aktualisieren ====

 

*Auslösender Event = Nach Buchung

*Auslöser Zeit = Sofort

*Check-in bis = Wählen Sie das letzte Datum der Sommersaison

<div  class="headline-collapse">

====Gruppen Check-in ====

Hierzu muss die Master-Buchung über die Check-in Funktion eingecheckt sein.  

====Fügen Sie den Info Code CHECK IN zu den Buchungen hinzu:====

Wenn Sie den Info Code CHECKIN / CHECKOUT für Berichte / andere Auto Actions verwenden müssen, können Sie den Info Code festlegen, anstatt das Anwesende Gäste Modul im Dashboard zu verwenden.

*Info Code = CHECKIN

*Info Text = Auto Checkin

====Fügen Sie den Info Code CHECKOUT zu den Buchungen hinzu:====

Reiter Auslöser:

*Auslösender Event = Check-out

*Auslöser Zeit = Sofort

*Auslöser Zeitfenster = 1 Tag

*Buchungsstatus = Alle nicht stornierten

*Buchungsherkunft = ALLE

*Gruppenbuchungen = Alle auf Master auslösen

*Info Text = Auto Checkout

====Info Code und oder Icon setzen, wenn eine Zahlung erfolgt ist====

</div>

<div class="mw-collapsible-content">

 

Reiter Auslöser

*Auslösender Event = Buchung

*Auslöser Zeit = Sofort

*Auslöser Zeitfenster = 365 Tage

*Buchungsherkunft = Alle

*Buchungsstatus = Alle  

*Rechungssaldo = Beliebige Zahlung

 

Reiter Buchung Info:

*Ausführung = Nur einmal

*Status der Buchung = je nach Bedarf, entweder "Keine Modifikation" oder "Bestätigt"  

*Buchung Info = geben Sie den Info Code ein, den Sie unter KONFIGURATION-BENUTZERKONTO-EINSTELLNGEN erstellt haben.</div>

</div>

</div>

 

===Statusänderungen===

<div class="mw-collapsible mw-collapsed">

<div  class="headline-collapse" >

====Nach drei Tagen den Status aller Buchungen von "Anfrage" automatisch auf "Storniert" ändern====

</div>

<div class="mw-collapsible-content">

 

Reiter Auslöser  

*Auslösender Event = Nach Buchung

*Auslöser Zeit = 3 Tage

*Status der Buchung = Anfrage

 

Reiter Buchung:

*Ausführung = Nur einmal

*Status der Buchung = Storniert

</div>

</div>

 

<div class="mw-collapsible mw-collapsed">

<div  class="headline-collapse" >

====Automatische Änderung des Status aller Buchungen, die über Ical Importiert wurden, auf  "Anfrage"====

</div>

<div class="mw-collapsible-content">

Reiter Auslöser  

*Auslösender Event = Nach Buchung

*Auslöser Zeit = Sofort