Auto Actions

Aus Beds24 Wiki
Zur Navigation springen Zur Suche springen
Auto Actions
Diese Seite ist über das Menü    (KONFIGURATION) > GÄSTEMANAGEMENT > AUTO ACTIONS und erklärt wie Sie Auto Actions einrichten und nutzen.

Inhaltsverzeichnis

1 Generelle Informationen und Einrichtung

Auto Actions sind vorprogrammierte Aktionen die zeitlich relativ zu einem Buchungszeitpunkt, Check-in oder Check-out Datum ausgeführt werden.

Auto Actions haben einen oder mehrere Auslöserbedingungen und eine oder mehrere Aktionen. Sie können für unterschiedliche Bedingungen ausgelöst werden, z.B. in Bezug auf die Unterkunft, Zeit oder Buchungsinformationen. Aktionen können eine vorbereitete Email an einen Gast, eine SMS oder eine Änderung der Buchungsinformation sein.

Gehen Sie zu KONFIGURATION -> GÄSTEMANAGEMENT -> AUTO ACTION und klicken auf "Bearbeiten" um eine bestehende Auto Action zu verändern oder um eine "Neue Auto Action" zu erstellen.

Sie können wählen, ob sie die Auto Action automatisch oder manuell versenden:

Automatisches Senden:

Automatische Aktion werden von der E-Mail-Adresse des Kontos gesendet, mit dem die automatische Aktion erstellt wurde. Dies ist das Konto, das Sie in EINSTELLUNGEN-BENUTZERKONTO-VERSAND E-MAIL eingerichtet haben. Automatische Aktionen werden alle 15 Minuten ausgelöst.

Manuelles Senden:

Wenn Sie über Klicken auf die Schaltfläche "Senden" in der Buchung senden, müssen Sie sicherstellen, dass Sie bei dem Konto angemeldet sind, das die E-Mail-Adresse verwendet, von der Sie senden möchten.

Bevor Sie eine Auto Action einrichten, beachten Sie bitte:

Um diese Funktion zu nutzen müssen Sie unter KONFIGURATION->BENUTZERKONTO->VERSANDEMAIL einstellen, dass der EMail Versand über Ihre eigene EMail Adresse erfolgt.

Der Versand erfolgt pro Account.

Wenn Sie Subaccounts haben und Auto Actions für mehrere Accounts oder Unterkünfte nutzen, dann erstellen Sie die Auto Action im Master Account, konfigurieren „Unterkunft = Alle im Account sichtbaren“ und gewährleisten, dass der Master Account Zugang zu der Unterkunft hat.

Buchungsbestätigungen werden automatisch an Gäste gesendet. Sie können unter KONFIGURATION ->UNTERKÜNFTE->BESTÄTIGUNGEN individualisiert werden.

Angelegte Auto Actions sind im Reiter „MAIL“ jeder Buchung verfügbar worüber Sie auch manuell versendet werden können. Wenn Sie ihre eigene Email zum Versand nutzen, werden Auto Actions für Buchungen und Rechnungen ausgeführt bevor Mails versendet werden.

2 Auslöser

Hier stellen -sie ein, was die Aktion auslöst und worauf Sie angewendet wird.

Buchungsherkunft "Direkt" beinhaltet alle Buchungen von der eigenen Website, manuell eingegebene Buchungen und Buchungen welche über die API (nicht den Channel Manager) eingespielt werden.

Um eine Auto Action nur für manuell eingegebene Buchungen zu nutzen, geben Sie zusätzlich im Feld "Referer" ihren Benutzernamen ein.

3 Aktionen

3.1 Nachrichten/Email

Email Vorlagen die hier erstellt werden können automatisch eine bestimmte Periode nach der Buchung, vor Ankunft oder nach Abreise oder manuell versendet werden.

Über Template Variablen können Informationen aus der Buchung eingefügt werden.

  • Um Mails automatisch zu versenden müssen sie ihre Email Adresse als Absender einrichten. Gehen sie hierzu auf KONFIGURATION -> BENUTZERKONTO -> VERSAND EMAIL. Wenn dies nicht möglich ist, öffnet sich ihr Email Programm in einem Pop-Up worüber sie über ihr Desktop Programm versendet werden können. In diesem Fall sehen sie die Mail in ihrem Ausgangsfolder
  • Manuell können sie Emails direkt aus der BUCHUNG über den Reiter MAIL versenden.

Manche Systeme limitieren den Umfang von Mails auf 2.000 Zeichen. Wenn sich die Email nicht öffnen lässt, versuchen Sie sie zu kürzen.

3.1.1 Email Anlagen

Sie können auswählen, dass einer Email eine Rechnung oder ein Buchungsausdruck als pfd Anlage hinzugefügt wird.

Wenn Sie Emails mit pdf Anlagen (Rechnung, Buchungsausdruck) an Alias-Email Addressen von Channels versenden, kann es sein, dass der Channel die Anlage herausfiltert so dass sie dem Gast nicht zugestellt wird.

Andere Dateien können nicht angehangen werden. Nutzen Sie hierfür einen Link zu einer Datei, die Sie auf Ihre Web Site hochladen.

3.2 SMS

Sie können automatisch SMS Nachrichten versenden. Bitte beachten Sie, dass pro SMS eine Gebühr anfällt, wenn diese Funktion aktiviert ist.

HINWEIS: Die SMS wird in der Sprache des Accounts versendet, nicht in der Sprache der Buchung. In Beispiel 14 wird erklärt, wie die Sprache der SMS variiert werden kann.

3.3 Buchung

Klicken Sie auf Buchungen um automatisch Modifikationen an einer Buchung vorzunehmen.

3.4 Buchung Info

Automatisches Hinzufügen oder Entfernen von Info Codes.

3.5 Rechnung

Klicken Sie auf Rechnung um automatisch Rechnungsposten und ausstehende Zahlungen hinzuzufügen.

3.6 API

Richten Sie Auto Actions ein, die eine HTTP POST Benachrichtigung auslösen.

3.7 Webhook

Richten Sie Auto Actions ein, die einen Webhook Benachrichtigung auslösen.

4 Test

Hier können Sie testen warum eine Auto Action nicht ausgelöst wurde.

5 Troubleshooting

Wenn Auto Actions nicht ausgeführt werden:
 Im Reiter "Mail" der Buchung können Sie überprüfen, warum eine Auto Action ausgeführt/nicht ausgeführt wurde. Häufige Ursachen sind: 
*Funktioniert die Versand Email? Gehen Sie zu KONFIGRUATION->BENUTZERKONTO -> VERSANDEMAIL und klicken auf  "Test Email senden".
*Ist die Auto Action für automatischen Versand eingestellt?
*Gibt es eine valide Email Adresse des Gastes (Reiter "Mails" der Buchung)?
*Sind Auto Actions für diese Buchung erlaubt (Reiter "Mails" der Buchung)?
*Treffen alle Trigger der Auto Action auf diese Buchung zu?
Auto Action ist nicht editierbar
Um Schreibzugriff auf eine Auto Action zu haben muss der Account Schreibzugriff auf alle Unterkünfte haben, für welche die Auto Action gilt. Dies kann nicht der Fall sein, wenn Subaccounts benutzt werden und Auto Actions für alle Unterkünfte auslösen. 
You don't have permission to access control2.php on this server Fehlermeldung wenn der "Speichern" button geklickt wird
Wahrscheinlich wird etwas im Inhalt der Auto Action von unserer Firewall blockiert.
Geben Sie den Inhalt Stück für Stück ein bis Sie den problematischen Inhalt gefunden haben.
Häufig ist dies ein Script oder HTML code den die Firewall als mögliche Hacker Attacke einstuft. 
Es kann auch eine harmlos aussehende Kombination von Zahlen und Wörtern sein, die häufig von Hackern für SQL Injections genutzt wird. 
Versuchen Sie für die problematischen Inhalte eine alternative Formulierung zu finden.

6 Beispiele

Ausklappen

6.1 Nach drei Tagen den Status aller Buchungen von "Anfrage" automatisch auf "Storniert" ändern

Ausklappen

6.2 Automatische Änderung des Status aller Buchungen, die über Ical Importiert wurden, auf "Anfrage"

Ausklappen

6.3 Automatische Markierung für Buchungen von einem bestimmten OTA

Ausklappen

6.4 Wenden Sie eine Markierung an, wenn eine Zahlung erfolgt ist:

Ausklappen

6.5 Status aller künftigen Direktbuchungen auf "Storniert" ändern und eine E-Mail an den Gast senden

Ausklappen

6.6 Automatische Email an den Gast, wenn sich der Status der Buchung auf "Storniert" ändert

Ausklappen

6.7 Ausstehende Zahlung hinzufügen

Ausklappen

6.7.1 Beispiel Ausstehende Zahlung: Kreditkarten-Daten werden bei Buchung übernommen und 3 Tage vor Ankunft ist die vollständige Zahlung fällig.

Ausklappen

6.7.2 Beispiel: Die Kreditkarte wird zum Zeitpunkt der Buchung erfasst und Sie möchten einen Betrag für Kaution blocken.

Ausklappen

6.8 Markierung, wenn eine Buchung storniert wird

Ausklappen

6.9 Wenden Sie eine Markierung an, wenn eine Zahlung bei Stripe nicht erfolgt ist:

Ausklappen

6.10 Wenden Sie eine Markierung in Booking.com Buchungen an, und melden Sie automatisch Kreditkarten, die ungültige sind.

Ausklappen

6.11 Email oder SMS an den Gast, wenn die Buchung mehr als 10 Tage im Voraus erfolgte

Ausklappen

6.12 Email oder SMS an den Gast, wenn die Buchung mehr als 7 Tage im Voraus erfolgte

Ausklappen

6.13 Email oder SMS an den Gast, wenn die Buchung weniger als 6 Tage vor Check-in erfolgte

Ausklappen

6.14 Email mit Zugangscode für eine spezielle Einheit am Tag vor dem Check-in

Ausklappen

6.15 Markierung setzen für alle Buchungen von einem OTA, die Frühstück beinhalten

Ausklappen

6.16 Senden eine Email an den Gast, wenn eine Zahlung erfolgt ist

Ausklappen

6.17 Senden eine Email an den Gast von Kanäle

Ausklappen

6.18 Sie verwenden "Offline Zahlung" und möchten dem Gast, der Offline Zahlung gewählt hat, die Zahlungstermine bestätigen

Ausklappen

6.19 Senden Sie an den Gästen automatisch XX Tage vor Ankunft eine Zahlungsaufforderung

Ausklappen

6.20 Senden Sie Ihren Gästen XX Tage nach der Buchung automatisch eine Zahlungsaufforderung

Ausklappen

6.21 Wenden Sie eine Markierung an, wenn eine Zahlung vor dem Check-in erfolgt ist:

Ausklappen

6.22 Versand von Remotelock PIN / Nuki PIN /Chekin Link

Ausklappen

6.23 Zahlungsaufforderung versenden

Ausklappen

6.24 Markierung setzen, wenn eine Zahlung erfolgt ist

Ausklappen

6.25 Info Code und oder Icon setzen, wenn eine Zahlung erfolgt ist

Ausklappen

6.27 Senden Sie eine E-Mail in der Sprache des Gastes an eine interne E-Mail-Adresse:

Ausklappen

6.28 Senden Sie eine E-Mail mit einem PDF-Anhang:

Ausklappen

6.29 Rechnungsnummern automatisch erzeugen

Ausklappen

6.30 Gruppen Check-in

Ausklappen

6.31 Senden Sie automatisch eine Nachricht (E-Mail oder SMS) an Gäste, die 30 Tage oder länger ausgecheckt haben:

Ausklappen

6.32 Fügen Sie den Info Code CHECK IN zu den Buchungen hinzu:

Ausklappen

6.33 Fügen Sie den Info Code CHECKOUT zu den Buchungen hinzu:


6.34 Rechnungsposten zu einer Buchung hinzufügen

Ausklappen

6.34.1 Automatische Gebühr für Buchungen von einem bestimmten OTA

6.35 API/Webhook

Ausklappen

6.35.1 API/Webhook benutzen, um das Feld 'Nachricht' zu beschreiben

Ausklappen

6.35.2 API/Webhook benutzen, um den Wert des Feldes 'Provision' in einen neuen Rechnungsposten einzusetzen