Auto Actions sind vorprogrammierte Aktionen die zeitlich relativ zu einem Buchungszeitpunkt, Check-in oder Check-out Datum ausgeführt werden.
Auto Actions haben einen oder mehrere Auslöserbedingungen und eine oder mehrere Aktionen. Sie können für unterschiedliche Bedingungen ausgelöst werden, z.B. in Bezug auf die Unterkunft, Zeit oder Buchungsinformationen. Aktionen können eine vorbereitete Email an einen Gast, eine SMS oder eine Änderung der Buchungsinformation sein.
Gehen Sie zu KONFIGURATION -> GÄSTEMANAGEMENT -> AUTO ACTION und klicken auf "Bearbeiten" um eine bestehende Auto Action zu verändern oder um eine "Neue Auto Action" zu erstellen.
Sie können wählen, ob sie die Auto Action automatisch oder manuell versenden:
Automatisches Senden:
Automatische Aktion werden von der E-Mail-Adresse des Kontos gesendet, mit dem die automatische Aktion erstellt wurde. Dies ist das Konto, das Sie in EINSTELLUNGEN-BENUTZERKONTO-VERSAND E-MAIL eingerichtet haben. Automatische Aktionen werden alle 15 Minuten ausgelöst.
Manuelles Senden:
Wenn Sie über Klicken auf die Schaltfläche "Senden" in der Buchung senden, müssen Sie sicherstellen, dass Sie bei dem Konto angemeldet sind, das die E-Mail-Adresse verwendet, von der Sie senden möchten.
Bevor Sie eine Auto Action einrichten, beachten Sie bitte:
Um diese Funktion zu nutzen müssen Sie unter KONFIGURATION->BENUTZERKONTO->VERSANDEMAIL einstellen, dass der EMail Versand über Ihre eigene EMail Adresse erfolgt.
Der Versand erfolgt pro Account.
Wenn Sie Subaccounts haben und Auto Actions für mehrere Accounts oder Unterkünfte nutzen, dann erstellen Sie die Auto Action im Master Account, konfigurieren „Unterkunft = Alle im Account sichtbaren“ und gewährleisten, dass der Master Account Zugang zu der Unterkunft hat.
Buchungsbestätigungen werden automatisch an Gäste gesendet. Sie können unter KONFIGURATION ->UNTERKÜNFTE->BESTÄTIGUNGEN individualisiert werden.
Angelegte Auto Actions sind im Reiter „MAIL“ jeder Buchung verfügbar worüber Sie auch manuell versendet werden können. Wenn Sie ihre eigene Email zum Versand nutzen, werden Auto Actions für Buchungen und Rechnungen ausgeführt bevor Mails versendet werden.
2 Auslöser
Hier stellen -sie ein, was die Aktion auslöst und worauf Sie angewendet wird.
Buchungsherkunft "Direkt" beinhaltet alle Buchungen von der eigenen Website, manuell eingegebene Buchungen und Buchungen welche über die API (nicht den Channel Manager) eingespielt werden.
Um eine Auto Action nur für manuell eingegebene Buchungen zu nutzen, geben Sie zusätzlich im Feld "Referer" ihren Benutzernamen ein.
3 Aktionen
3.1 Nachrichten/Email
Email Vorlagen die hier erstellt werden können automatisch eine bestimmte Periode nach der Buchung, vor Ankunft oder nach Abreise oder manuell versendet werden.
Über Template Variablen können Informationen aus der Buchung eingefügt werden.
Um Mails automatisch zu versenden müssen sie ihre Email Adresse als Absender einrichten. Gehen sie hierzu auf KONFIGURATION -> BENUTZERKONTO -> VERSAND EMAIL. Wenn dies nicht möglich ist, öffnet sich ihr Email Programm in einem Pop-Up worüber sie über ihr Desktop Programm versendet werden können. In diesem Fall sehen sie die Mail in ihrem Ausgangsfolder
Manuell können sie Emails direkt aus der BUCHUNG über den Reiter MAIL versenden.
Manche Systeme limitieren den Umfang von Mails auf 2.000 Zeichen. Wenn sich die Email nicht öffnen lässt, versuchen Sie sie zu kürzen.
3.1.1 Email Anlagen
Sie können auswählen, dass einer Email eine Rechnung oder ein Buchungsausdruck als pfd Anlage hinzugefügt wird.
Wenn Sie Emails mit pdf Anlagen (Rechnung, Buchungsausdruck) an Alias-Email Addressen von Channels versenden, kann es sein, dass der Channel die Anlage herausfiltert so dass sie dem Gast nicht zugestellt wird.
Andere Dateien können nicht angehangen werden. Nutzen Sie hierfür einen Link zu einer Datei, die Sie auf Ihre Web Site hochladen.
3.2 SMS
Sie können automatisch SMS Nachrichten versenden. Bitte beachten Sie, dass pro SMS eine Gebühr anfällt, wenn diese Funktion aktiviert ist.
HINWEIS: Die SMS wird in der Sprache des Accounts versendet, nicht in der Sprache der Buchung. In Beispiel 14 wird erklärt, wie die Sprache der SMS variiert werden kann.
3.3 Buchung
Klicken Sie auf Buchungen um automatisch Modifikationen an einer Buchung vorzunehmen.
3.4 Buchung Info
Automatisches Hinzufügen oder Entfernen von Info Codes.
3.5 Rechnung
Klicken Sie auf Rechnung um automatisch Rechnungsposten und ausstehende Zahlungen hinzuzufügen.
3.6 API
Richten Sie Auto Actions ein, die eine HTTP POST Benachrichtigung auslösen.
3.7 Webhook
Richten Sie Auto Actions ein, die einen Webhook Benachrichtigung auslösen.
4 Test
Hier können Sie testen warum eine Auto Action nicht ausgelöst wurde.
5 Troubleshooting
Wenn Auto Actions nicht ausgeführt werden:
Im Reiter "Mail" der Buchung können Sie überprüfen, warum eine Auto Action ausgeführt/nicht ausgeführt wurde. Häufige Ursachen sind:
*Funktioniert die Versand Email? Gehen Sie zu KONFIGRUATION->BENUTZERKONTO -> VERSANDEMAIL und klicken auf "Test Email senden".
*Ist die Auto Action für automatischen Versand eingestellt?
*Gibt es eine valide Email Adresse des Gastes (Reiter "Mails" der Buchung)?
*Sind Auto Actions für diese Buchung erlaubt (Reiter "Mails" der Buchung)?
*Treffen alle Trigger der Auto Action auf diese Buchung zu?
Auto Action ist nicht editierbar
Um Schreibzugriff auf eine Auto Action zu haben muss der Account Schreibzugriff auf alle Unterkünfte haben, für welche die Auto Action gilt. Dies kann nicht der Fall sein, wenn Subaccounts benutzt werden und Auto Actions für alle Unterkünfte auslösen.
You don't have permission to access control2.php on this server Fehlermeldung wenn der "Speichern" button geklickt wird
Wahrscheinlich wird etwas im Inhalt der Auto Action von unserer Firewall blockiert.
Geben Sie den Inhalt Stück für Stück ein bis Sie den problematischen Inhalt gefunden haben.
Häufig ist dies ein Script oder HTML code den die Firewall als mögliche Hacker Attacke einstuft.
Es kann auch eine harmlos aussehende Kombination von Zahlen und Wörtern sein, die häufig von Hackern für SQL Injections genutzt wird.
Versuchen Sie für die problematischen Inhalte eine alternative Formulierung zu finden.
6.3 Automatische Markierung für Buchungen von einem bestimmten OTA
Reiter Auslöser
Auslösender Event = Nach Buchung
Auslöser Zeit = Sofort
Buchungsherkunft = Booking.com (zum Beispiel)
Reiter Buchung:
Markierung Text = geben Sie den Text ein, den Sie anzeigen wollen
Markierung Farbe = wählen Sie eine Farbe
Änderungen der Buchung werden vorgenommen, bevor die Email versendet wird so dass die Template Variable für die Markierung in der Email berücksichtigt werden kann.
6.6 Automatische Email an den Gast, wenn sich der Status der Buchung auf "Storniert" ändert
Reiter Auslöser
Auslösender Event = Check-in
Auslöser Zeit = -365
Auslöser Zeitfenster: 365
Buchungsherkunft: Alle (z.B.)
Status der Buchung: Storniert
Reiter Nachrichten:
Auslöser Aktion = Automatisch
Email senden = Gast
Hinweis: Wenn Sie automatisierte Anzahlungen entgegennehmen, stellen Sie sicher, dass KONFIGURATION->ZAHLUNGEN->ZAHLUNGSEINZUG "Status bei Nichtzahlung" = Anfrage eingestellt ist.
Auslösender Event = Nach Buchung oder vor Check-in
Auslöser Zeit = Zeitpunkt zu dem die Zahlung ausgelöst werden soll
Buchungsstatus = Alle (z.B. Sie können auch eigene Auto Actions für jeden Channel erstellen)
Reiter Rechnung:
Zahlungsart = Wählen Sie aus, worauf die Zahlung berechnet wird.
Beschreibung = Der Text, den Sie im Reiter "Kosten und Zahlungen" sehen.
Status = Wenn Sie die Statusfunktion verwenden, fügen Sie den Status hinzu, den Sie für die ausstehende Zahlung anwenden möchten (optional).
Betrag = Geben Sie den Betrag oder Prozentsatz ein, den Sie einziehen möchten.
Zahlungsregel = Automatisch oder manuell - wenn Sie Zahlungsregeln in KONFIGURATION->ZAHLUNGEN->ZAHLUNGSREGELN eingerichtet haben, sind diese hier verfügbar.
Zahlung fällig = Stellen Sie ein, wann die Zahlung fällig ist.
6.7.2 Beispiel: Die Kreditkarte wird zum Zeitpunkt der Buchung erfasst und Sie möchten einen Betrag für Kaution blocken.
Reiter Auslöser:
Auslöser Event = Nach Buchung
Auslöser Zeit = Sofort
Buchungsherkunft = Alle (oder Sie erstellen verschiedene Regeln für verschiedene Kanäle)
Reiter Rechnung:
Zahlungsart = Fester Betrag
Beschreibung = Kaution (den Text, den Sie auf der Reiter "Kosten und Zahlungen" sehen möchten) Status = Wenn Sie die Statusfunktion verwenden, fügen Sie den Status hinzu, den Sie auf die ausstehende Zahlung anwenden möchten (optional).
Betrag = 100 (Der Restbetrag ist der volle Preis, also 100% des Restbetrags)
Zahlungsregel = Kaution (Erstellen Sie eine Zahlungsregel in Konfiguration > Zahlungen > Zahlungsregeln)
6.14 Email mit Zugangscode für eine spezielle Einheit am Tag vor dem Check-in
Reiter Auslöser
Auslösender Event = Check-in
Auslöser Zeit = -1 Tag
Auslöser Zeitfenster = 1 Tag
Buchungsherkunft = Alle
Buchungsstatus = Alle nicht stornierten
Untereinheit = Wählen Sie die Untereinheit. Beachten Sie, dass die Zahl den Index, nicht den Namen der Untereinheit repräsentiert.
Reiter Buchung::
Ausführung = Nur einmal
Status der Buchung = Keine Modifikation
Reiter Nachrichten oder SMS:
Geben die die gewünschten Daten ein
Wenn Sie unter KONFIGURATION->UNTERKÜNFTE->EINHEITEN -> SETUP "Namen Untereinheit" zusätzliche Informationen hinzugefügt haben, können Sie diese als Template Variablen hier einfügen.
Beispiel: Ihre Zimmernummer ist [UNITNAME]. Check-in ab: [UNITNAME:1]. Ihr Key Code ist: [UNITNAME:2]
Die Template Variablen funktionieren nur, wenn die Inhalte unter KONFIGURATION->UNTERKÜNFTE->EINHEITEN -> SETUP "Namen Untereinheit" angelegt sind. Die Kontext Hilfe für diese Einstellung erklärt, wie sie das machen.
6.15 Markierung setzen für alle Buchungen von einem OTA, die Frühstück beinhalten
Reiter Auslöser
Auslösender Event = Nach Buchung
Auslöser Zeit = Sofort
Buchungsherkunft = Booking.com (zum Beispiel)
Feld in der Buchung enthält - wählen Sie "API Message" im nächsten Feld geben Sie ein: meal_plan=Breakfast (nehmen die den Text, den der Channel verwendet)
Reiter Buchung:
Ausführung = nur einmal
Markierung Text = geben Sie den Text ein, den Sie anzeigen wollen
Markierung Farbe = wählen Sie eine Farbe
Wenn Sie auch eine Mail versenden wollen, legen Sie diese im Reiter "Email" an.
Änderungen an der Buchung werden ausgeführt bevor die Email versendet wird.
Geben die die gewünschten Daten ein.
Wenn Sie die Funktion "Zusätzliche Informationen" in KONFIGURATION > UNTERKÜNFTE > EINHEITEN > EINRICHTEN " Namen Untereinheit" verwenden, können Sie Template-Variablen verwenden
Beispiel: Ihre Zimmernummer ist [UNITNAME]. Check-in ab: [UNITNAME:1]. Ihr Key Code ist: [UNITNAME:2]
Die Template-Variablen funktionieren nur, wenn Sie Text unter KONFIGURATION > UNTERKÜNFTE > EINHEITEN > EINRICHTEN " Namen Untereinheit" eingegeben haben. In der Kontexthilfe für diese Einstellung wird erläutert, wie dies durchgeführt wird.
6.20 Senden Sie Ihren Gästen XX Tage nach der Buchung automatisch eine Zahlungsaufforderung
Sie erlauben Ihren Gästen, X Anzahlungen für ihre Buchung zu leisten.
Sie können die Auto Aktion nicht mehrmals auslösen, es sei denn, Sie verwalten dies manuell. Daher müssen Sie mehrere Auto Actions erstellen. Wenn Sie also 3 Zahlungen für deren Buchung zulassen, benötigen Sie 3 Auto Actions.
Sie müssen jeder Buchung, die Sie zugestimmt haben, um X-Zahlungen zuzulassen, manuell einen Info Code hinzufügen.
Erstellen Sie die erste Auto Action:
Reiter Auslöser:
Auslösender Event = Buchung aber nicht nach Check-in
Auslöser Zeit = +7 Tage
Zeitfenster = 1 Tag
Buchungsherkunft = Alle
Buchungsstatus = Alle nicht stornierten
Rechungssaldo = Nicht Null
Info Code = MULTIPLE (zum Beispiel) Dies kann verwendet werden, wenn Sie nur einigen Gästen erlauben, mehrere Zahlungen zu leisten.
Reiter Nachrichten:
Nachricht senden: Wählen Sie die entsprechende Option aus
Betreff - Betreff der Auto Action Email.
HTML Nachricht:- Geben die den gewünschten Text ein und fügen Sie die Template Variable [PAYLINK] mit ein. [PAYLINK] fügt einen Link (HTML A Tag) über den Betrag, den Sie im Feld "Anzahlung" im Reiter "Kosten und Zahlungen" der Buchung eingetragen haben angefordert. Wenn Sie dort keinen Betrag eingegeben haben, nimmt das System den "Zu zahlen" Betrag.
Reiter Buchung:
Ausführung = Nur einmal
Status der Buchung = Keine Modifikation
Markierung Text = geben Sie den Text ein, den Sie anzeigen wollen
Markierung Farbe = wählen Sie eine Farbe
Wenn Sie auch eine Mail versenden wollen, legen Sie diese im Reiter "Email" an.
Änderungen an der Buchung werden ausgeführt bevor die Email versendet wird.
Erstellen Sie zusätzliche Auto Actions für jede Periode, die Sie auslösen möchten
Erstellen Sie die zweite Auto Action:
Auslöser Zeit = +7 Tage
Zeitfenster = 1 Tag
Erstellen Sie eine Info Code
Gehen Sie zu KONFIGURATION > BENUTZERKONTO > EINSTELLUNGEN-> BUCHUNGEN -> Info Codes Werte UND FÜGEN Sie MULTIPLE ein.
Aktualisieren Sie die Buchung, um mehrere Zahlungen zu ermöglichen.
Öffnen Sie die Buchung.
Gehen Sie zur Registerkarte Info und wählen Sie aus der Dropdown-Liste den Wert 'MULTIPLE' (oder den Wert, den Sie zum Auslösen verwenden möchten).
6.25 Info Code und oder Icon setzen, wenn eine Zahlung erfolgt ist
Reiter Auslöser
Auslösender Event = Buchung
Auslöser Zeit = Sofort
Auslöser Zeitfenster = 365 Tage
Buchungsherkunft = Alle
Buchungsstatus = Alle
Rechungssaldo = Beliebige Zahlung
Reiter Buchung Info:
Ausführung = Nur einmal
Status der Buchung = je nach Bedarf, entweder "Keine Modifikation" oder "Bestätigt"
Buchung Info = geben Sie den Info Code ein, den Sie unter KONFIGURATION-BENUTZERKONTO-EINSTELLNGEN erstellt haben.
6.26 Eine SMS in einer bestimmten Sprache (falls diese in der Buchung vom Gast verwendet wurde) oder in einer Standardsprache senden
Es wird eine Smart-Templatevariable verwendet. In diesem Beispiel wird überprüft, ob der Gast auf Deutsch gebucht hat. Falls ja, bekommt er eine SMS auf Deutsch, falls nein, eine SMS auf Englisch.
6.27 Senden Sie eine E-Mail in der Sprache des Gastes an eine interne E-Mail-Adresse:
Dies verwendet eine Smart Template Variable. Bei diesem Beispiel prüfen wir, ob der Gast auf Französisch gebucht hat. Wenn ja, senden wir einen französischen Text. Wenn nein, senden wir einen englischen Text.
Reiter Auslöser:
Feld in der Buchung enthält - Wählen Sie im nächsten Feld "Sprache" aus. Geben Sie Folgendes ein: die Länderabkürzung für die Sprache, für die diese Auto Aktion bestimmt ist.
Reiter Nachrichten:
Geben Sie die Nachricht in der entsprechenden Sprache unter Ihrer Standardsprache ein.
Sie können Ihren Gästen Anhänge zu Rechnungen oder Buchungsausdrücke senden.
Richten Sie Ihre Rechnung oder Buchungsausdruck in KONFIGURATION > GÄSTEMANAGEMENT > RECHNUNGEN oder in KONFIGURATION > GÄSTEMANAGEMENT > BUCHUNGSAUSDRUCK ein.
Reiter Auslöser:
Auslösender Event = Check-out
Auslöser Zeit = Sofort
Auslöser Zeitfenster = 1 Tag
Buchungsstatus = Alle nicht stornierten
Buchungsherkunft = ALLE
Gruppenbuchungen = Alle auf Master auslösen
Info Code = CHECKOUT
Reiter Nachrichten:
Nachricht senden = Gast
Anlage = Wählen Sie eine Option aus der Dropdown-Liste.
HTML Nachricht = Geben Sie die gewünschten Daten ein.
Wir vermuten, dass Sie die Checkin / Checkout-Funktion im Dashboard verwenden. Andernfalls können Sie Ihre Buchungen entweder manuell Checkout hinzufügen (Reiter Info) oder eine Auto Aktion erstellen, um die Info Codes zu den Buchungen hinzuzufügen.
Wenn Sie E-Mails mit PDF-Anhang (Rechnung, Buchungsausdruck) an Automatisch-Generierte E-Mail-Adressen senden, die von Kanälen erstellt wurden, blockiert der Kanal möglicherweise den Anhang, sodass er nicht an den Gast gesendet wird. Fragen Sie Ihren Kanal nach den diesbezüglichen Richtlinien.
Andere Dateien können nicht angehängt werden. Wir empfehlen Ihnen, einen Link zu einer Datei zu verwenden, die Sie auf Ihre Website hochladen.
6.32 Fügen Sie den Info Code CHECK IN zu den Buchungen hinzu:
Wenn Sie den Info Code CHECKIN / CHECKOUT für Berichte / andere Auto Actions verwenden müssen, können Sie den Info Code festlegen, anstatt das Anwesende Gäste Modul im Dashboard zu verwenden.
6.33 Fügen Sie den Info Code CHECKOUT zu den Buchungen hinzu:
Wenn Sie den Info Code CHECKIN / CHECKOUT für Berichte / andere Auto Actions verwenden müssen, können Sie den Info Code festlegen, anstatt das Anwesende Gäste Modul im Dashboard zu verwenden.
6.35.1 API/Webhook benutzen, um das Feld 'Nachricht' zu beschreiben
Sie können mittels eines Webhooks in Verbindung mit der API-JSON-Funktion setBooking das Feld 'Nachricht' beschreiben. Zunächst müssen Sie den Zugriff über die API aktivieren.
Sie brauchen zwei Zugangsschlüssel für die API-JSON-Funktionen - einen für die API selbst und einen spezifischen für die Unterkunft. Die Schlüssel müssen mindestens 16 Stellen lang sein, aber ansonsten können Sie diese frei bestimmen. API-Schlüssel:
Konfiguration > Benutzerkonto > Account Zugang > API Key 1:
API Key = my_very_secret_api_key
API Key Zugang = alle IPs erlauben
IP Whitelist = [leer lassen]
Schreibrecht = Ja
Zugang Unterkunft = Owned by this account only Unterkunft-Schlüssel:
Konfiguration > Unterkünfte > Zugang > API Zugang > propKey = secret_key_for_prop_XXXXXX
Jetzt legen Sie eine Auto-Action an mit den Triggern, die Sie brauchen, zum Beispiel:
6.35.2 API/Webhook benutzen, um den Wert des Feldes 'Provision' in einen neuen Rechnungsposten einzusetzen
Man kann eine Auto-Action erstellen, die den Wert aus dem 'Provision'-Feld für einen neuen Rechnungsposten übernimmt. Der Wert wird mit einem Minus-Zeichen versehen, damit er vom Preis abgezogen wird. Das geht mit der API-JSON-Funktion setBooking. Zunächst müssen Sie den Zugriff auf die API gewähren:
Sie brauchen zwei Zugangsschlüssel für die API-JSON-Funktionen - einen für die API selbst und einen spezifischen für die Unterkunft. Die Schlüssel müssen mindestens 16 Stellen lang sein, aber ansonsten können Sie diese frei bestimmen. API-Schlüssel:
Konfiguration > Benutzerkonto > Account Zugang > API Key 1:
API Key = my_very_secret_api_key
API Key Zugang = alle IPs erlauben
IP Whitelist = [leer lassen]
Schreibrecht = Ja
Zugang Unterkunft = Owned by this account only Unterkunft-Schlüssel:
Konfiguration > Unterkünfte > Zugang > API Zugang > propKey = secret_key_for_prop_XXXXXX
Setzen Sie die Auslöser, die Sie brauchen, zum Beispiel: