Quick Setup

Grundeinrichtung

Diese Seite erklärt, was Sie tun müssen, um Beds24 einzurichten

1 Einrichtungs-Hilfen

Wenn Sie Hilfe benötigen klicken Sie auf die Icons für Information zu einer Einstellung oder auf HILFE im Menü oben rechts oder nutzen Sie dieses Wiki.

Es gibt einige (englischsprachige) Video Tutorials.

Tipp Wenn Sie dieses Icon sehen können Sie darauf klicken und dann die gewählte Einstellung auf andere Zimmer oder Unterkünfte übertragen.

Tipp Wir empfehlen, die Setup Wizards als Unterstützung bei der Einrichtung zu benutzen.

1.1 Terminologie

Eine Unterkunft kann beispielsweise ein Hotel, ein Hostel, ein Ferienhaus oder eine Ferienwohnung sein.

Eine Unterkunft ist in buchbare Einheiten aufgeteilt. Einheiten können Zimmer, Appartements, Bungslows, Hostelbetten, Stellplätze aber auch Aktivitäten wie Touren, Kurse oder Autovermietung sein.

Wenn Sie Ihre Unterkunft (z.B. ein Ferienhaus) als Ganzes vermieten müssen Sie trotzdem eine Einheit anlegen. Diese repräsentiert dann die komplette Unterkunft.

Eine Offerte ist ein Preis in Kombination mit bestimmten Konditionen. Offerte 1 ist das Standardangebot, welches immer angeboten wird.

2 Multiple Einheiten oder multiple Unterkünfte

Hotels, Pensionen oder B&B´s werden normalerweise als eine Unterkunft mit mehreren Einheiten/Zimmern angelegt. Wie Sie mehrere unabhängige Unterkünfte wie Ferienwohnungen oder Ferienhäuser anlegen, hängt von der Marketingstrategie ab. Jede Einheit kann eigene Preise und Konditionen haben.

Wenn mehrere Unterkünfte erstellt werden, kann jede eine Buchungsseite mit eigenem Design haben. Eine Agenturseite mit Suchfunktion kann genutzt werden, um alle Unterkünfte anzuzeigen.

Wenn Sie den Channel Manager benutzen, empfehlen wir Beds24 analog zu Ihrem Set up in den Kanälen einzurichten. Wenn Ihre Unterkünfte z.B. verschiedene Hotel Codes bei Booking.com etc. haben müssen Sie auch in Beds24 als separate Unterkünfte angelegt werden.

Beachten Sie auch diese Hilfeseite.

2.2 Schritt 1 - Benutzerkonto einrichten

Geben Sie auf KONFIGURATION:

• Klicken Sie auf BENUTZERKONTO und geben Ihre Accountdaten ein.

• Wenn sie eine mehrsprachige Buchungsseite möchten, aktivieren Sie dies unter KONFIGURATION -> BUCHUNGSMASCHINE -> INTERNATIONALISIERUNG. Wenn Sie mehrere Sprachen aktivieren, sehen Sie in allen Einstellungen in denen sie Freitext eingeben können Reiter für die aktivierten Sprachen. Dort können Sie für jede Sprachversion die entsprechenden Texte eingeben.

2.3 Schritt 2 - Unterkünfte und Einheiten einrichten

Jedes Benutzerkonto hat automatisch eine Unterkunft und eine Einheit mit einem Preis.

Weiter Unterkünfte und Einheiten können bei Bedarf hinzugefügt werden.

2.3.1 Import von Airbnb

Wenn Sie Inserate auf Airbnb haben, können Sie über einen Import zu Beds24 entweder eine neue Unterkunft mit einer neuen Einheit erstellen oder eine Einheit zu in einer Unterkunft hinzufügen, die Sie bereits in Beds24 haben. Eine Anleitung finden Sie hier.

2.3.2 Import von Booking.com

Sie können Unterkunft von Booking.com importieren.

2.3.3 Importieren einer .csv-Datei über Beds24 API

Wenn Sie eine .csv-Datei importieren möchten, müssen Sie zunächst unter (KONFIGURATION) BENUTZERKONTO > ZUGANG gehen und "API ohne API Key" = Alle IPs erlauben

Der eigentliche Vorgang ist direkt in der API dokumentiert.

2.3.4 Manuelle Anlage

a) Unterkünfte

• In KONFIGURATION -> UNTERÜNFTE können Sie weitere Unterkünfte anlegen.

In KONFIGURATION -> UNTERÜNFTE -> BESCHREIBUNG geben Sie Informationen zur Unterkunft ein.

b) Einheiten

• In KONFIGURATION -> UNTERÜNFTE -> EINHEITEN legen Sie manuell vermietete Einheiten (Zimmer, Apartments..) an.

• In KONFIGURATION -> UNTERÜNFTE -> EINHEITEN -> SETUP können Sie Ihre Einheiten konfigurieren.

Wenn Sie Dorms/Schlafsäle haben in denen Gäste einzelne Betten buchen können nutzen Sie die Anleitung für die Einrichtung von Dorms/Schlafsälen.

• In KONFIGURATION -> UNTERÜNFTE -> OFFERTEN definieren Sie Ihre Offerten. Eine Offerte ist ein Preis in Kombination mit bestimmten Konditionen. Offerte 1 ist das Standardangebot, welches immer angeboten wird. Sie können drei weitere Offerten anlegen um Gästen verschiedene Preisoptionen z.B. Stornierbar/Nicht stornierbar, Pakete anzubieten. Jede Offerte kann einen eigenen "Buchungstyp" haben.

Unterkünfte und Einheiten können kopiert werden. Dadurch werden alle Einstellungen automatisch übertragen. Wenn Sie die selben Preise für verschiedene Einheiten nutzen wollen, löschen Sie die Preise bevor Sie kopieren und legen Sie erst an, wenn alle Einheiten erstellt sind.

2.4 Schritt 3 - Preise anlegen

Das System kann nur Verfügbarkeiten anzeigen oder senden, wenn gültige Preise vorhanden sind.

'Klicken Sie auf den "Preis Checker" Button auf der KALENDER oder SUPPORT Seite und dann auf "Kalkulieren" um zu sehen warum kein Preis gefunden wird oder wie ein Preis kalkuliert wird.

Preise können "verbunden" werden so dass Sie mit oder ohne Anpassung für verschiedene Einheiten gelten.

Tagespreise sind Preise für ein Datum. Sie werden im KALENDER eingegeben. Weitere Informationen finden Sie hier

Tagespreise können benutzt werden:

• Wenn Preise täglich angepasst werden sollen
• Wenn keine Last-Minute oder Frühbucherpreise benutzt werden

Wenn Sie komplexere Regeln haben, nutzen Sie Raten.

Raten haben ein Start- und Enddatum so dass Sie einen Zeitraum abdecken. Raten können diverse Konditionen haben und im Menuepunkt RATEN angelegt werden. Für jede Einheit können mehrere Raten definiert werden. Durch die Kombination von Tagespreisen und Raten können komplexe Preisstrukturen angelegt werden. Siehe hier

Raten können benutzt werden:

• Extrapreise für zusätzliche Gäste oder zusätzliche Kunden
• wenn die Buchung mehr als einen Tag vor Check-in erfolgen muss
• wenn der Preis nur eine bestimmte Anzahl an Tagen im voraus gilt (z.B. Last-Minute oder Frühbucher)
• wenn Anfragen erlaubt werden falls kein Preis für die Auswahl des Gastes gefunden wird
• wenn Sie Extras (Upselling) haben, die nur für einzelne Zimmer gelten

Wenn Sie Raten benutzen brauchen Sie keine Tagespreise anzulegen, es sei denn Sie wollen Ihre Raten an einzelnen Daten überschreiben.

Der Raten Wizard unterstützt Sie bei der Erstellung von Preisen.

Der Raten Wizard unterstützt Sie bei der Erstellung von Preisen.

Gehen Sie zu KONFIGURATION-BUCHUNGSMASCHINE und überprüfen Sie die Darstellung.

2.5 Schritt 4 - Geben Sie bereits vorhandene Buchungen ein

Um Doppelbuchungen zu vermeiden müssen vorhandene Buchungen eingegeben oder gebuchte Termine blockiert werden werden. Dafür gibt es folgende Möglichkeiten:

• Von Airbnb, Booking.com Expedia können künftige Buchungen automatisch importiert werden. Eine Anleitung finden Sie auf den Hilfeseiten der OTAs ( KONFIGURATION->CHANNEL MANAGER->AIRBNB XML/BOOKING.COM/EXPEDIA.
• Um Buchungen oder blockierte Termine manuell hinzuzufügen klicken Sie auf das Koffer Icon im KALENDER oder auf den "Buchung hinzufügen" Button im Menü BUCHUNGEN.
• Wenn Sie geübt im Umgang mit .csv Dateien sind, können Sie Buchungen über unsere API (https://api.beds24.com) einspielen. Buchungen müssen einen Check-in zwischen 1 Jahr in der Vergangenheit und 5 Jahren in der Zukunft haben. Um die API zu benutzen müssen Sie unter KONFIGURATION->BENUTZERKONTO -> ACCOUNT ZUGANG den API Zugriff erlauben.

2.6 Schritt 5 - Zahlungsdienstleister verbinden (optional)

Verbinden Sie in KONFIGRUATION->ZAHLUNGEN einen Zahlungdienstleister, um Zahlungen zu automatisieren. Stripe ist unser bevorzugter Partner, der die beste Funktionalität bietet.

2.7 Schritt 6 - Channel Manager einrichten (optional)

Richten Sie den Channel Manager ein, um Ihre Vertriebskanäle zu synchronisieren.

2.8 Schritt 7 - Eigene E-mail Adresse verwenden (optional)

Richten Sie in, dass Ihre eigene Email Adresse zum Versand von Mails an Gäste genutzt wird ( KONFIGURATION->BENUTZERKONTO->VERSAND EMAIL).

Wenn Sie Auto Actions zur Automatisierung von Workflows nutzen wollen müssen Sie Ihre eigene E-Mail Adresse verwenden.

2.9 Schritt 8 - Buchungsseite individualisieren

Gehen Sie zu KONFIGURATION ->BUCHUNGSMASCHINETE um das Aussehen der Buchungsmaske an den Look Ihrer Website anzupassen.

2.10 Schritt 9 - WIDGET auf Ihrer Website installieren

Über Widgets ist Ihre Website mit dem Buchungssystem verbunden. In KONFIGURATION -> BUCHUNGSSEITE->WIDGETS können Sie ein Widget auswählen oder Ihren eigenen Button oder Bild benutzen.

Um Widgets auf Ihrer Website zu installieren, müssen Sie oder Ihre Webdesigner den Code Ihrer Website bearbeiten. Hierzu können Passwörter notwendig sein. Dies bekommen Sie über Ihren Hosting Provider.

2.11 Schritt 10 - Machen Sie einige Testbuchungen um zu überprüfen, dass alles funktioniert, wie Sie möchten

1. Eigene Website Klicken Sie auf das 'Bildschirm' Icon oben rechst im Control Panel oder gehen sie zu KONFIGURATION->BUCHUNGSMASCHINE um die Buchungsseite zu überprüfen. Machen Sie einige Testbuchungen.

Über den Button 'Preis Checker' in RATEN, KALENDER oder SUPPORT können Sie testen, welche Raten und Regeln für bestimmte Buchungskonstellationen angewendet werden und warum andere nicht angewendet werden. Geben Sie die Buchungskonstellation ein und klicken dann auf 'Berechnen'.

2. Channels Channels zu denen Beds24 Preise sendet: Gehen Sie zu KONFIGURATION->CHANNEL MANAGER->BOOKING.COM (zum Beispiel) und klicken auf 'Daten anzeigen' um zu überprüfen, was wir senden. Wen Sie keine Fehlermeldungen sehen oder per Email erhalten und die Anzeige direkt im Portal korrekt ist funktioniert die Verbindung.

Channels die nur Verfügbarkeiten von Beds24 erhalten: Überprüfen Sie, dass die Verfügbarkeit auf der Website des Channels mit der Seite KALENDER in Beds24 übereinstimmt.

3 Individuelle Anpassungen

• Optional können Sie die Buchungsbenachrichtigungen an Gäste individualisieren.
• die Anzeige im Control Panel KALENDER individualisieren. ( KONFIGURATION->BENUTZERKONTO->KALDNER).
• das Erscheinungsbuld des Control Panels individualisieren. ( KONFIGURATION->BENUTZERKONTO->EINSTELLUNGEN).

4 Weitere Funktionen

Wenn Sie auf FUNKTIONEN unter SUPPORT klicken, finden Sie Links zu den Menueseiten wesentlicher Funktionen.