Agentur und Multihotel Setup

Diese Seite erklärt, wie ein Account mit mehreren Unterkünften oder ein Agenturaccount eingerichtet wird.

1 Allgemein

Ein Benutzerkonto kann eine oder mehrere Unterkünfte haben. Jede Unterkunft hat eigene Einstellungen für:

• Buchungseite
• Regeln
• Fragen bei Buchung
• Upselling
• Regeln für Zahlungen von Gästen und Zahlungsdienstleister
• Buchungsbenachrichtigungen
• Auto Actions und Auto Action Emails
• Yield Optimierer Regeln

Wenn der Channel Manager benutzt wird, hat jede Unterkunft ein eigenes Mapping.

Anderen Benutzerkonten kann voller (lesen und schreiben) oder begrenzter Zugang (nur lesen) gewährt werden.

In welcher Reihenfolge die Accounts eingerichtet wird hängt davon ab, wie die Unterkünfte eingerichtet und verwaltet werden.

'User Icon' oben rechts und dann auf 'Account Management' (im alten Control Panel gehen Sie zu SUB ACCOUNTS im Menu oben rechts) klicken und die Seite nach unten scrollen, sehen Sie Buttons, mit über die Sie Informationen zu Unterkünften als .csv-Datei herunterladen können.

2 Mehrere Unterkünfte in einem Masteraccount

2.1 Unterkünfte anlegen und einrichten

Fügen Sie die Unterkünfte über den Button "UNTERKUNFT HINZUFÜGEN" im Menue (KONFIGURATION) UNTERKÜNFTE hinzu oder kopieren Sie eine bereits bestehende Unterkunft. Wenn Sie eine Unterkunft kopieren werden alle Einheiten und Raten automatisch mit kopiert.

Für die Einrichtung der Unterkünfte können Sie den Setup Guide benutzen. Wenn die Unterkünfte ähnlich sind, empfiehlt es sich zunächst eine Unterkunft komplett einzurichten und diese dann zu kopieren. In der Kopie müssen dann i.d. Regel nur noch wenige Anpassungen vorgenommen werden.

Alternativ können Daten über die API (api.beds.com) hochgeladen werden. Weitere Informationen zur API finden Sie hier.

Emails an Gäste werden gemäß den Email Einstellungen des Masteraccounts versendet. Klicken Sie hier für mehr Informationen. Will eine Unterkunft Ihre eigene Email Adresse benutzen, müssen Sie für die Unterkunft einen Subaccount einrichten, damit Sie eine individuelle Versand-Email-Adresse einrichten können.

Einstellungen übertragen

Tipp Wenn Sie dieses Icon sehen können Sie darauf klicken und dann die gewählte Einstellung auf andere Zimmer oder Unterkünfte übertragen.

Zusätzlich gibt es eine "Klon" verfügbar, die es erlaubt ausgewählte Einstellungen von einer Unterkunft auf eine andere zu kopieren. Klicken Sie auf das 'User Icon' oben rechts und dann auf 'Account Management' (im alten Control Panel gehen Sie zu SUB ACCOUNTS im Menu oben rechts).

2.2 Falls notwendig Subaccounts für Unterkünfte anlegen

Subaccounts können über das 'User Icon' oben rechts und dann auf 'Account Management' (im alten Control Panel gehen Sie zu SUB ACCOUNTS im Menu oben rechts) angelegt werden. Jeder Subaccount hat einen eigenen Benutzernamen und Passwort. Subaccounts können vollen oder beschränkten Zugang zu Unterkünften oder anderen Accounts haben. Klicken Sie hier für mehr Informationen zu Subaccounts.

3 Besitzer- und Benutzerverwaltung

Wenn Besitzer oder Mitarbeiter einen eigenen Zugang zu einer oder mehreren Unterkünften benötigen, können Sie hierfür Subaccounts anlegen.

3.1 Subaccounts anlegen

Klicken Sie auf das 'User Icon' oben rechts und dann auf 'Account Management' (im alten Control Panel gehen Sie zu SUB ACCOUNTS im Menu oben rechts). Dort können Sie Subaccounts für weitere Benutzer anlegen. Jeder Subaccount hat einen eigenen Benutzernamen und Passwort. Subaccounts können vollen oder beschränkten Zugang zu Unterkünften oder anderen Accounts haben. Klicken Sie hier für mehr Informationen zu Subaccounts.

Für jeden Subaccount kann kann individuell festgelegt werden, über welche Email Adresse Mails an Gäste verschickt werden. Klicken Sie hier für mehr Informationen.

3.2 Unterkünfte anlegen und konfigurieren

Loggen Sie sich in jeden Subaccount ein und richten Sie mit Hilfe des Setup Guides ein.

3.3 Zugang für Eigentümer

Klicken Sie auf das 'User Icon' oben rechts und dann auf 'Account Management' (im alten Control Panel gehen Sie zu SUB ACCOUNTS im Menu oben rechts). Dort können Sie Subaccounts für Eigentümer anlegen. Über vordefinierte Rollen, die Sie bei Bedarf weiter individualisieren können, beschränken Sie den Zugang zu Informationen. Ein gute Ausgangspunkt sollte die Rolle "Eigentümer" sein. Klicken Sie hier für mehr Informationen zu Subaccounts.

3.4 Provision

Wenn Sie Provisionen kalkulieren möchten können sie einen Individuellen Bericht anlegen, der der Provision kalkuliert.

3.5 Ausgaben

Wenn Sie Ausgaben erfassen möchten, können Sie dies tun, indem Sie eine Unterkunft "Ausgaben" mit einer Einheit in (KONFIGURATION) UNTERKUENFTE > EINHEITEN anlegen. Fügen Sie jede Ausgabe als eine Buchung mit einem negativen Wert hinzu. Sie können dann individuelle Berichte erstellen, die alle Ausgaben auflisten.

Wenn Sie mehr Funktionalität benötigen, können Sie eine Integration mit VRScheduler oder einem anderen Dienst einrichten, der solche Funktionen anbietet.

4 Buchungsseite für multiple Unterkünfte

Eine Buchungsseite mit allen Unterkünften in einem Masteraccount wird automatisch generiert. Diese zeigt Ihre Unterkünfte und verlinkt auf die Buchungsseiten der einzelnen Unterkünfte, wo der Gast die Buchung vornehmen kann.

In (KONFIGURATION) BUCHUNGSMASCHINE > MULTI BUCHUNGSSEITE > können Sie den Look der Agenturbuchungsseite anpassen. Weitere Informationen.

Um den Code für einen Iframe für multiple Unterkünfte zu generieren gehen Sie zu (KONFIGURATION) BUCHUNGSMASCHINE > WIDGETS > IFRAME GENERATOR und stellen "Unterkunft" = Alle ein.

Wenn Sie Ihren Gästen erlauben wollen, nach Suchkriterien zu suchen:

• Gehen Sie zu (KONFIGURATION) BUCHUNGSMASCHINE > MULTI BUCHUNGSSEITE > SUCHKRITERIEN um Suchbegriffe zu definieren. Sie können insgesamt vier Kriteriensets definieren beispielsweise Lage, Ausstattung, Art der Unterkunft.
• In (KONFIGURATION) BUCHUNGSMASCHINE > MULTI BUCHUNGSSEITE > EINSTELLUNGEN UNTERKUNFT können Sie definieren, wie und unter welchen Suchkriterien jede Unterkunft auf der Agenturbuchungsseite präsentiert wird.

5 Widgets und iFrame

Wenn Sie Ihre Suchkriterien erstellt und zugeordnet haben können Sie:

• Widgets in (KONFIGURATION) BUCHUNGSMASCHINE WIDGETS erstellen. Stellen Sie "Unterkunft" = Alle ein und stellen Sie sicher, dass Sie die Einstellung für "Filter" entsprechend geändert wird. Generieren Sie den Code für das Widget und kopieren den Code (Stellen Sie den Wordpress Editor auf "Text") an die Stelle, wo sie das Widget anzeigen wollen.

• Den Code zur Einbettung der Buchungsseite in (KONFIGURATION) BUCHUNGSMASCHINE > WIDGETS > IFRAME GENERATOR erstellen. Stellen Sie "Unterkunft" = Alle ein. Generieren Sie den Code für das Widget, kopieren den Code und fügen ihn ein wo Sie die Buchungsseite anzeigen wollen.

Wenn Sie WordPress benutzen lesen Sie bitte auch die Hilfeseiten für WordPress.

6 Gruppen von Unterkünften im Control Panel

Sie können Gruppen bilden, indem Sie Unterkünften in (KONFIGURATION) UNTERKÜNFTE > BESCHREIBUNG das selbe unter "Filter" das selbe Keyword geben.

7 Einstellungen von einer Unterkunft auf eine oder mehrere Andere übertragen

Tip Wenn Sie dieses -Symbol sehen, können Sie darauf klicken und den Wert dieser Einstellung zu anderen Einheiten oder Unterkünften kopieren.

Es gibt eine "Klon" Funktion verfügbar, über die Sie Einstellungen von einer Unterkunft auf eine andere übertragen können.

Klicken Sie auf das 'User Icon' oben rechts und dann auf 'Account Management' (im alten Control Panel gehen Sie zu SUB ACCOUNTS im Menu oben rechts) dann auf "Account bearbeiten" dann auf "Einstellungen Unterkunft klonen".

8 Preise verwalten

Wenn Sie Raten benutzen können Sie Raten für eine Unterkunft einrichten und diese mit oder ohne Anpassung auf andere Unterkünfte anwenden. Die Funktion ist im Reiter "Einheiten" der Raten verfügbar.