Quick Setup

Grundeinrichtung

Diese Seite erklärt, was Sie tun müssen, um Beds24 einzurichten

1 Was Sie wissen und tun sollten, bevor Sie anfangen

Dieser Selbst-Einrichtungsleitfaden unterstützt Sie bei Ihrer ersten Einrichtung. Beds24 ist als Selbstbedienungssystem konzipiert, so dass Sie alle Funktionen selbst einrichten und jederzeit ändern können.

Wenn Sie Hilfe benötigen klicken Sie auf die Icons für Information zu einer Einstellung oder auf HILFE im Menü oben rechts oder nutzen Sie dieses Wiki.

• Es gibt einige (teilweise englischsprachige) Video Tutorials. Es gibt auch eine Youtube Playlist.
• Hier finden Sie Aufzeichnungen und Ankündigungen unserer Webinare.
• Wir empfehlen, die Setup Wizards als Unterstützung bei der Einrichtung zu benutzen.
• Das Zahlenformat im Control Panel ist das englische Zahlenformat, d.h. Dezimalstellen sind durch einen Punkt (nicht durch ein Komma) zu trennen.

Tipp Wenn Sie dieses Symbol sehen, können Sie darauf klicken und dann den Wert dieser Einstellung auf andere Zimmer oder Unterkünfte kopieren.

1.1 Untekünfte & Einheiten

Unterkünfte können eine Vielzahl von Einrichtungen umfassen, darunter Hotels, Hostels, Bed & Breakfasts, Ferienhäuser, Ferienwohnungen, Apartmenthäuser und Campingplätze. Sie haben die Möglichkeit, entweder eine einzelne Unterkunft oder mehrere Unterkünfte verschiedener Typen zu besitzen.

Einheiten bieten eine Möglichkeit, Ihre Unterkunft in separat buchbare Bereiche aufzuteilen. Diese Einheiten müssen nicht unbedingt physische Räume sein, sondern können verschiedene Aspekte Ihrer Unterkunft darstellen, wie beispielsweise Schlafzimmer in einem Hotel oder Bed & Breakfast, Ferienwohnungen, Ferienhäuser, Betten in Hostel-Schlafsälen, Campingplätze, Hausboote, Hütten, Touren, Kurse oder sogar Autos.

Selbst wenn Sie Ihre Unterkunft als Ganzes vermieten, beispielsweise eine Ferienwohnung, benötigen Sie dennoch eine Einheit, die der Gast buchen kann.

Eine Unterkunft kann entweder nur eine Einheit haben, wie etwa eine einzelne Ferienwohnung, oder eine Vielzahl von "Einheitstypen oder -kategorien", wie es bei einem Hotel, Bed & Breakfast, Hostel oder Aparthotel der Fall ist.

Jede Einheit oder Einheitstyp/-kategorie kann wiederum über mehrere Inventare verfügen.

1.2 Multiple Einheiten oder multiple Unterkünfte

Wenn Sie den Channel Manager nutzen, empfehlen wir, Ihr Buchungssystem so ähnlich wie Ihre verschiedenen Buchungskanäle einzurichten. Sollten Ihre Unterkünfte unterschiedliche Hotel- oder Unterkunftscodes für Plattformen wie Booking.com haben, ist es erforderlich, diese als separate Unterkünfte in Beds24 einzurichten, um eine reibungslose Verbindung herzustellen.

Durch das Einrichten verschiedener Unterkünfte können Sie für jeden Unterkunft eine eigene Buchungsseite erstellen, die individuell angepasst werden kann. Oder Sie können eine zentrale Buchungsseite für multiple Unterkünfte einrichten, die erweiterte Suchfunktionen wie Einrichtungen und Standorte bietet und alle verfügbaren Optionen auflistet.

Ferienwohnungen und -häuser Wenn Sie Ihre Unterkunft als Ganzes vermieten, müssen Sie immer noch ein "Zimmer" definieren, das in Ihrem Fall Ihre gesamte Unterkunft darstellt.

Wenn Sie den Channel Manager benutzen, empfehlen wir Beds24 analog zu Ihrem Set up in den Kanälen einzurichten. Wenn Ihre Unterkünfte z.B. verschiedene Hotel Codes bei Booking.com etc. haben müssen Sie auch in Beds24 als separate Unterkünfte angelegt werden.

Für weitere Informationen siehe hier.

Hotels, B&B´s, Hostels

Hotels, B&B's und Gasthöfe werden in der Regel als eine Unterkunft mit einer Anzahl von Zimmern eingerichtet. Wenn Sie mehrere unabhängige Unterkünfte haben, z. B. Apartments oder Villen, können Sie diese dennoch als Zimmer einrichten, wenn dies Ihrer Marketingstrategie entspricht. Für jedes Zimmer (das auch eine Wohnung, ein Haus usw. sein kann) können Sie eigene Preis- und Buchungsregeln festlegen.

2 Schritt-für-Schritt-Einrichtung

2.1 Schritt 1 - Allgemeine Account-Einstellungen

Klicken Sie auf (KONFIGURATION) > BENUTZERKONTO und vervollständigen Sie Ihre Daten

2.1.1 Ansichten und Einstellungen

Um das Aussehen Ihres Control Panels einzustellen, gehen Sie zu (KONFIGURATION) > BENUTZERKONTO > EINSTELLUNGEN und überprüfen Sie die Einstellungen für Ihr Control Panel.

Die meisten Einstellungen können mit dem Standardwert belassen werden, für weitere Informationen zu jeder Einstellung, verwenden Sie (?) für die Kontexthilfe.

2.1.2 Versand E-Mail

Richten Sie in, dass Ihre eigene Email Adresse zum Versand von Mails an Gäste genutzt wird KONFIGURATION->BENUTZERKONTO->VERSAND EMAIL.

Wenn Sie Auto Actions zur Automatisierung von Workflows nutzen wollen müssen Sie Ihre eigene E-Mail Adresse verwenden.

2.1.3 Host-Benachrichtigungen

Standardmäßig werden E-Mail-Benachrichtigungen über neue Buchungen und Systembenachrichtigungen an die Administrator-E-Mail-Adresse von (KONFIGURATION) > BENUTZERKONTO > ACCESS gesendet.

Wenn Sie mehrere Unterkünfte haben, können Sie (KONFIGURATION) > BENUTZERKONTO > BENACHRICHTIGUNGEN > Buchungsbenachrichtigungs-E-Mails gesendet an"=Administrator und Cc: Unterkunft' einstellen, um eine Kopie der Bestätigung an die Unterkunft zu senden. Die verwendete E-Mail-Adresse ist diejenige, die in (KONFIGURATION) > UNTERKÜNFTE > BESCHREIBUNG eingegeben wurde.

Systembenachrichtigungen sind Fehlermeldungen, Antworten auf Support-Tickets und andere Nachrichten, die nicht direkt mit einer Buchung zusammenhängen.

Wir empfehlen, verschiedene E-Mail-Adressen zum Senden und Empfangen zu verwenden, da einige E-Mail-Programme (z.B. gmail) eingehende E-Mails verbergen, wenn sie von derselben E-Mail-Adresse stammen.

2.1.4 Account-Zugang und Sicherheit

Der Zugang einschließlich API und Sicherheitseinstellungen kann über dieses Menü verwaltet werden.

Gehen Sie zu (KONFIGURATION) > BENUTZERKONTO > ACCOUNT ACCESS

• Passwort ändern
• Administrator-E-Mail
• Zusätzlicher Login
• 2Factor-Authentifizierung
• API-Schlüssel

2.1.5 Datenschutz

Datenschutzregeln für die Datenverwaltung sollten über dieses Menü verwaltet werden. Wir bieten Einstellungen, die es Ihnen ermöglichen, zu steuern, wie die Daten Ihrer Gäste in Beds24 gespeichert werden.

Gehen Sie zu (KONFIGURATION) > BENUTZERKONTO > DATENSCHUTZ und klicken Sie auf (?) für weitere Informationen.

2.1.6 Abrechnung

Sie können die monatlichen Servicegebühren und Nutzungsgebühren einsehen, Zahlungsdetails für Ihren Account einrichten und Ihre Rechnung generieren und herunterladen, nachdem Sie eine Zahlung getätigt haben.

2.1.7 Buchungsseite Sprachen

Wenn Sie eine andere Sprache als Englisch auf Ihrer Buchungsseite verwenden möchten, gehen Sie zu (KONFIGURATION) BUCHUNGSMASCHINE > INTERNATIONALISIERUNG und markieren Sie diejenigen, die Sie verwenden möchten. Wenn Sie mehr als eine Sprache aktivieren, sehen Sie Tabs für jede Sprache in Ihren Beschreibungen, Informationen auf Ihrer Buchungsseite und Benachrichtigungen. Beschreibungen müssen in jedem Sprach-Tab eingegeben werden.

2.2 Schritt 2 - Unterkünfte und Einheiten einrichten

Jedes Benutzerkonto hat automatisch eine Unterkunft und eine Einheit mit einem Preis.

Weiter Unterkünfte und Einheiten können bei Bedarf hinzugefügt werden.

2.2.1 Import von Airbnb

Wenn Sie Inserate auf Airbnb haben, können Sie über einen Import zu Beds24 entweder eine neue Unterkunft mit einer neuen Einheit erstellen oder eine Einheit zu in einer Unterkunft hinzufügen, die Sie bereits in Beds24 haben. Eine Anleitung finden Sie hier.

2.2.2 Import von Booking.com

Sie können Unterkunft von Booking.com importieren.

2.2.3 Manuelle Anlage

2.2.3.1 Schritt 1 - Unterkunft erstellen

• In KONFIGURATION -> UNTERÜNFTE können Sie Unterkünfte anlegen.
• Dann geben Sie KONFIGURATION -> UNTERÜNFTE -> BESCHREIBUNG die Informationen zur Unterkunft ein.

2.2.3.2 Schritt 2 - Einheiten und Offerten definieren

• In KONFIGURATION -> UNTERÜNFTE -> EINHEITEN legen Sie manuell vermietete Einheiten (Zimmer, Apartments..) an.
• In KONFIGURATION -> UNTERÜNFTE -> EINHEITEN -> SETUP können Sie Ihre Einheiten konfigurieren.

Wenn Sie Dorms/Schlafsäle haben in denen Gäste einzelne Betten buchen können nutzen Sie die Anleitung für die Einrichtung von Dorms/Schlafsälen.

• In KONFIGURATION -> UNTERÜNFTE -> OFFERTEN definieren Sie Ihre Offerten. Eine Offerte ist ein Preis in Kombination mit bestimmten Konditionen. Offerte 1 ist das Standardangebot, welches immer angeboten wird. Sie können drei weitere Offerten anlegen um Gästen verschiedene Preisoptionen z.B. Stornierbar/Nicht stornierbar, Pakete anzubieten. Jede Offerte kann einen eigenen "Buchungstyp" haben.

Unterkünfte und Einheiten können kopiert werden. Dadurch werden alle Einstellungen automatisch übertragen. Wenn Sie die selben Preise für verschiedene Einheiten nutzen wollen, löschen Sie die Preise bevor Sie kopieren und legen Sie erst an, wenn alle Einheiten erstellt sind.

2.3 Schritt 3 - Preise anlegen

Dieser Wizard hilft Ihnen bei der Einrichtung.

Das System kann nur Verfügbarkeiten anzeigen oder senden, wenn gültige Preise vorhanden sind.

Preise können "verbunden" werden so dass Sie mit oder ohne Anpassung für verschiedene Einheiten gelten.

Das System kennt zwei Arten von Preisen:

• Tagespreise
• Fixpreise

Tagespreise (empfohlen) sind Preise für ein Datum. Sie können KALENDER eingegeben werden. Sie können mehrere Tagespreise mit verschiedenen Regeln anlegen.

Mehr Info Informationen zu Tagespreisen.

Fixpreise haben ein Start- und Enddatum so dass sie einen Zeitraum abdecken. Wenn es für ein Datum mehrere Fixpreise gibt, bestimmen die Regeln in den Fixpreisen, welche herangezogen wird.

Nutzen Sie Fixpreise nur:

• Wenn Sie Ihre Preise lange Voraus fixieren und nicht kurzfristig anpassne sowie keine oder wenig Saisonalitäten haben
• Wenn Anfragen erlaubt sein sollen falls kein Preis für die Auswahl des Gastes gefunden wird
• Um einen Referrer Rabatt zu gewähren

Mehr Informationen zu Fixpreise.

Kombination von Fixpreise und Tagespreisen

Es ist nicht notwendig, sowohl Tagespreise als auch Fixpreise zu verwenden, aber eine Kombination kann zur Feinabstimmung der Preisstrukturen verwendet werden.

• Sie können Tagespreise verwenden, um Fixpreisefür einzelne wenige einzelne Daten zu überschreiben. Wenn Sie häufig Preise anpassen, verwenden Sie nur Tagespreise.
• Sie können einen Lückenfüller hinzufügen, um Lücken zu füllen die entstehen, wenn Sie Tagespreisen mit Mindestaufenthalten haben.

'Klicken Sie auf den "Preis Checker" Button auf der KALENDER oder SUPPORT Seite und dann auf "Kalkulieren" um zu sehen warum kein Preis gefunden wird oder wie ein Preis kalkuliert wird.

Regeln in Fixpreisen haben keinen Einfluss auf die Tagespreise.

2.4 Schritt 4 - Vorhandene Buchungen einfügen

Um Doppelbuchungen zu vermeiden müssen vorhandene Buchungen eingegeben oder gebuchte Termine blockiert werden werden.

• Von Airbnb, Booking.com Expedia können künftige Buchungen automatisch importiert werden. Eine Anleitung finden Sie auf den Hilfeseiten der OTAs (KONFIGURATION) CHANNEL MANAGER > AIRBNB/BOOKING.COM/EXPEDIA. Wir empfehlen, diese Methode zu verwenden, da wir dann bei direkt importierten Buchungen Änderungen automatisch importieren können.
• Andere Buchungen können als .csv-Datei in (KONFIGURATION) UNTERKÜNFTE hochgeladen werden.

• Um Buchungen oder blockierte Termine manuell hinzuzufügen klicken Sie auf das Koffer Icon im KALENDER oder auf den "Buchung hinzufügen" Button.

• Wenn Sie die eigentliche Buchung nicht benötigen, können Sie die Verfügbarkeit im KALENDER in der Zeile "Inventar" anpassen. Die Zahl zeigt die noch zu verkaufenden Zimmer an. Sie können bearbeitet werden, um Ihre Verfügbarkeit schnell zu ändern. Doppelklicken Sie darauf, um ein Pop-up zu öffnen und die Änderungen zu speichern. (es ist nur möglich, die Anzahl auf der Grundlage des Wertes in (KONFIGURATION) UNTERKÜNFTE > EINHEITEN > EINRICHTEN "Anzahl dieses Typs " und bestehender Buchungen zu verringern).

2.5 Schritt 5 - Zahlungseinzug aktivieren(optional)

Um Zahlungen einziehen zu können müssen Sie in KONFIGRUATION->ZAHLUNGEN einen Zahlungdienstleister verbinden. Stripe ist unser bevorzugter Partner, der die beste Funktionalität bietet.

2.6 Schritt 6 - Channel Manager einrichten (optional)

Richten Sie den Channel Manager ein, um Ihre Vertriebskanäle zu synchronisieren.

Hier einige Beispielvideos. Für detaillierte Anleitungen nutzen Sie:

• Synchronisation mit Airbnb
• Preise und Verfügbarkeiten mit Booking.com synchronisieren
• Preise und Verfügbarkeiten mit Expedia synchroniesieren
• FewoDirekt/Vrbo verbinden
• Liste aller channels mit Links zu detaillierten Anleitungen

2.7 Schritt 9 - Buchungsseite individualisieren

Gehen Sie zu (KONFIGURATION) BUCHUNGSMASCHINE um das Aussehen der Buchungsmaske an den Look Ihrer Website anzupassen.

2.8 Schritt 9 - Installieren Sie ein Buchungswidget

Buchungs-Widgets verbinden Ihre Website mit Ihrer Buchungsseite. Es gibt eine Auswahl einschließlich Buchungsknöpfe, Buchungskästen, Buchungsstreifen, Kalender. Gehen Sie zu KONFIGURATION -> BUCHUNGSSEITE-> WIDGETS . Wählen Sie das Widget aus, das Sie verwenden möchten. Bei Bedarf können Sie das Aussehen individuell gestalten. Wenn Sie Hilfe benötigen, klicken Sie bitte auf die HILFE-Taste oben rechts auf der Widget-Seite.

Kopieren Sie Ihr Widget auf Ihre Website. Um die Buchungs-Widgets auf Ihrer Website zu installieren, benötigen Sie die Möglichkeit, das HTML Ihrer Seite zu bearbeiten. Dies kann das Kennen der Passwörter für Ihren Webserver und die Fähigkeit zur Übertragung Ihrer Dateien beinhalten. Ihr Webhosting-Dienst sollte in der Lage sein, Ihnen Informationen zu liefern und Ihnen dabei zu helfen.

2.9 Schritt 10 - Machen Sie einige Testbuchungen um zu überprüfen, dass alles funktioniert, wie Sie möchten

1. Eigene Website Klicken Sie auf das 'Bildschirm' Icon oben rechst im Control Panel oder gehen sie zu KONFIGURATION->BUCHUNGSMASCHINE um die Buchungsseite zu überprüfen. Machen Sie einige Testbuchungen.

Über den Button 'Preis Checker' im KALENDER oder SUPPORT können Sie testen, welche Preise und Regeln für bestimmte Buchungskonstellationen angewendet werden und warum andere nicht angewendet werden. Geben Sie die Buchungskonstellation ein und klicken dann auf 'Berechnen'.

2. Channels Channels zu denen Beds24 Preise sendet: Gehen Sie zu KONFIGURATION CHANNEL MANAGER > BOOKING.COM (zum Beispiel) und klicken auf 'Daten anzeigen' um zu überprüfen, was wir senden. Wen Sie keine Fehlermeldungen sehen oder per Email erhalten und die Anzeige direkt im Portal korrekt ist funktioniert die Verbindung.

Channels die nur Verfügbarkeiten von Beds24 erhalten: Überprüfen Sie, dass die Verfügbarkeit auf der Website des Channels mit der Seite KALENDER in Beds24 übereinstimmt.

Herzlichen Glückwunsch! Sie erhalten jetzt Onlinebuchungen. Neue Onlinebuchungen werden automatisch hinzugefügt. Sie können neue Buchungen auch manuell eingeben, indem Sie auf "Buchung hinzufügen" auf der Seite BUCHUNGEN klicken.

2.10 Schritt 11 - Laden Sie die Beds24 App für IOS oder Android runter (optional)

Die kostenlose Beds24 App hilft Ihnen Ihre Buchungen im Blick zu behalten, wenn Sie nicht an Ihrem Schreibtisch sind. Weitere Informationen zur App.

3 Individuelle Anpassungen

• Individualisieren Sie Ihrer Buchungsseite unter (KONFIGURATION) BUCHUNGSMASCHINE an Ihre Website an.
• Optional können Sie die Buchungsbenachrichtigungen an Gäste individualisieren.
• die Anzeige im Control Panel KALENDER individualisieren. ( KONFIGURATION->BENUTZERKONTO->KALDNER).
• das Erscheinungsbuld des Control Panels individualisieren. ( KONFIGURATION->BENUTZERKONTO->EINSTELLUNGEN).

4 Weitere Funktionen

Wenn Sie auf FUNKTIONEN unter SUPPORT klicken, finden Sie Links zu den Menueseiten wesentlicher Funktionen. Oder schauen Sie auf die Startseite dieses Support-Wikis.