Kategorie:Buchungen

Diese Seite ist über das Menue BUCHUNGEN

1 Buchungen hinzufügen

Buchungen kommen in das System:

• online durch Buchungen von Gästen über Ihre Website
• manuelle Einträge durch Sie
• aus anderen Kanälen über den Channel Manager

"Neu" sind Buchungen, die noch nicht geöffnet wurden. Nachdem eine Buchung geöffnet und gespeichert wurde ändert sich der Status automatisch zu "Bestätigt".

1.1 Buchungen manuell hinzufügen

• Klicken sie oben rechts im Control Panel auf "Neue Buchung".

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To add a booking for multiple rooms or to check for available rooms click on "Price Check"

klicken sie um eine Beispiel zu sehen

• Im KALENDER können Sie über eine Buchung direkt in eine Einheit oder sogar direkt an einem Tags hinzufügen.

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2 Buchungen managen

Unter BUCHUNGEN können Sie Ihre Buchungen verwalten. Sie können zwischen einer Kalender und einer Listen-Ansicht wählen. Als Voreinstellung sehen Sie die Buchungen ab dem aktuellen Tag. Über die Sektoren können Sie einstellen welchen Zeitrum und wofür Sie Buchungen sehen möchten.

Ein Klick auf die Buchung öffnet öffnet die Buchung zum Bearbeiten. Diese Ansicht hat mehrere Reiter:

2.1 Info

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Info enthält eine komplett individualisierbare Zusammenfassung der Buchungsinformationen sowie Info Codes die der Buchung hinzugefügt werden können.

Die Zusammenfassung kann mit Template Variablen in KONFIGURATION->BENUTZERKONTO->EINSTELLUNGEN "Buchungsinfo" individualisiert werden.

Presets für Info Codes können in KONFIGURATION->BENUTZERKONTO->EINSTELLUNGEN "Info Codes" erstellt werden

Der Buchung können neben Info Codes als auch manuelle Notizen hinzugefügt werden.

Info Codes können individuellen reports genutzt werden um bestimmte Buchungen anzuzeigen und können auch in Auto Actions genutzt werden.

Beispiel: Sie benutzen den Code "CHECKEDIN" ein Gast eincheckt und "CHECKEDOUT" wenn ein Gast auscheckt. Sie können dann einen Bericht mit allen Buchungen erstellen, die den Info Code "CHECKEDIN" enthalten aber nicht den Info Code "CHECKEDOUT".

Um den Reiter "Info" zu verbergen gehen sie zu SUB ACCOUNTS (Menue oben rechts) "Account bearbeiten" und geben das Wort 'bookedit-info unter "Control Panel Seiten verbergen" ein.

2.2 Zusammenfassung

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Dieser Reiter zeigt die wichtigsten Informationen wie Status der Buchung, Einheit, Aufenthalt, Kontaktdaten und Nachrichten des Gastes.

Über die"Slice" Funktion kann eine Buchung in einzelne Buchungen mit unterschiedlichem Start- und Enddatum geteilt werden. Diese Funktion ist nützlich wenn z.B. ein Gast während des Aufenthaltes das Zimmer wechselt.

Über einen Klick auf "Template 1" kann das Anmeldeformular erzeugt werden.

Welche Informationen angezeigt werden hängt von den Einstellungen in KONFIGURATION->UNTERKÜNFTE->BUCHUNGSFRAGEN ab.

2.3 Detail

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Die Einstellung "Markiert" können Sie benutzen um Buchungen zu markieren, die besonderer Aufmerksamkeit bedürfen. Der Text wird mit den anderen Informationen angezeigt. Die Variable [FLAG] kann unter Notizen eingefügt werden, um den "Markiert" Text im KALENDER anzuzeigen, wenn Sie mir der Maus über die Buchung fahren.

Welche Informationen angezeigt werden hängt von den Einstellungen in KONFIGURATION->UNTERKÜNFTE->BUCHUNGSFRAGEN ab.

2.4 Kosten und Zahlungen

Hier können zusätzliche Kosten manuell ergänzt werden. Geben Sie Kosten als positive Zahl und Zahlungen als negative Zahl ein. Über berechnen wird der Preis aktualisiert und eine neue Zeile eingefügt. Zum Entfernen markieren Sie die Zeile durch einen Haken in der Tickbox und klicken dann "berechnen".

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2.5 Rechnung

Im Reiter Rechnung können sie ein Rechnungsformular ausdrucken.

Das Rechnungsformular können Sie unter KONFIGURATION -> GÄSTEMANAGEMENT -> RECHNUNG individualisieren.

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Hier können sie auch Gruppenbuchungen anlegen und managen. Änderungen werden in den einzelnen Buchungen vorgenommen.

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2.6 Mail

Im Reiter Mail können die Standard E-Mails verschickt werden, die Sie unter KONFIGURATION -> GÄSTEMANAGEMENT -> EMAIL VORLAGEN angelegt haben.

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2.7 Gast Historie

Hier können sie Informationen aus der Gästedatenbank sehen (GÄSTE im oberen Menue)

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2.8 Logs

Hier sehen Sie alle Änderungen, die an einer Buchung vorgenommen wurden.

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Klicken sie auf SUB ACCOUNT (Menue oben rechts) dann auf "Account Bearbeiten" dann auf "Unterkunft bearbeiten" dann auf "Einheit" bearbeiten. Dort können sie den Status für multiple Buchungen ändern. Um Buchungen zu löschen müssen sie zunächst storniert werden. Bitte beachten sie dass alle Löschungen unwiderruflich sind. Gelöschte Buchungen sind unwiderbringlich aus dem System entfernt und können nicht wiederhergestellt werden.

2.9 Buchungen löschen

Wenn der eine Buchung gelöscht wird wird sie unwiderbringlich aus dem System entfernt. Status mehrerer/aller Buchungen ändern

Um den Status mehrer Buchungen auf einmal zu ändern klicken sie auf SUB ACCOUNT (Menue oben rechts) dann auf "Account Bearbeiten" dann auf "Unterkunft bearbeiten" dann auf "Einheit" bearbeiten.

Um Buchungen zu löschen müssen sie zunächst storniert werden. Bitte beachten sie dass alle Löschungen unwiderruflich sind. Gelöschte Buchungen können nicht wiederhergestellt werden.

3 Template Variablen

Über Template Variablen können Informationen aus der Buchung in Buchungsbestätigungen, Auto Action Emails, Buchungsbenachrichtigungen oder Rechnungen eingefügt werden.