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1 So funktioniert der Channel Manager

Mit dem Channel Manager können Sie die angeschlossenen Vertriebskanäle zentral über Beds24 aktualisieren. Damit sparen Sie Zeit bei der Administration. Wenn Sie eine Buchung über Ihre Website erhalten, reduziert sich Ihr Inventar automatisch. Die Information wird an die verbundenen Buchungskanäle gesendet so dass ich auch dort das verkaufbare Inventar reduziert. Andersherum reduziert sich das Inventar auf Ihrer Website, wenn Sie eine Buchung über einen Buchungskanal erhalten.

Mit Booking.com, Expedia, Hostelworld, Agoda und vielen anderen OTA´s haben wir Zwei-Wege XML Verbindungen über die Beds24 Inventar und Preise exportieren und Buchungen und Modifikationen an Buchungen importieren kann.

Ein einfaches Beispiel, wie es funktioniert:

Nehmen wir an, Sie haben eine Pension mit neun Doppelzimmern. Dieses Inventar wird an die Buchungskanäle exportiert. Sowohl ihre Website als auch die Buchungskanäle bieten neun Doppelzimmer an. Wenn Sie eine Buchung auf ihrer Website bekommen, reduziert das System ihr Inventar automatisch auf acht Doppelzimmer. Es sendet das neue Inventar zu den Buchungskanälen womit sich dort das Inventar auch auf ein Doppelzimmer reduziert.

Anders herum funktioniert es genau so. Wenn Sie eine Buchung durch einen Buchungskanal bekommen, wird die Information an Beds24 gesendet. Das Inventar reduziert sich auf acht Doppelzimmer.

2 Bevor Sie den Channel Manager einrichten

• Legen Sie ihre Einheiten/Zimmer an. Wenn sie Einheiten in unterschiedlichen Konstellationen anbieten benötigen Sie virtuelle Einheiten.
• Legen Sie Preise an.
• Lesen Sie bitte unbedingt unsere Allgemeinen Geschäftsbedingungen.

Nachdem der Channelmanager aktiviert ist wird Beds24 ihr Masterkalender für Verfügbarkeiten und exportiert diese an alle verbundenen Kanäle.

2.1 Vorhandene Buchung importieren

Der Channel-Manager kann nur Buchungen ab dem Zeitpunkt importieren, an dem die Verbindung aktiviert wurde. Wenn Sie frühere oder andere Buchungen außerhalb des Beds24-Systems haben, haben Sie diese Möglichkeiten:

• Für einige Kanäle können wir anstehende Buchungen importieren. Wenn dies möglich ist, finden Sie in den kanalspezifischen Hilfeseiten.
• Um gebuchte Termine zu blockieren, gehen Sie zum KALENDER in Ihrem Control Panel und ändern Sie das Inventar für die Termine, für die Sie Buchungen haben.
• Wenn Sie die Buchungsdetails in Beds24 benötigen, müssen Sie die Buchungen manuell eingeben. Wenn Sie mit .csv-Dateien umgehen können, können Sie die Daten über unsere API in Beds24 importieren. (https://api.beds24.com).

3 Verbindungsarten

3.1 2-Wege API Schnittstellen

Der Channel-Manager bietet zertifizierte 2-Wege-API-Verbindungen und ist bevorzugter Partner führender OTAs.

Je nach den technischen Möglichkeiten der Verbindung können wir die Verfügbarkeit, einen Preis oder mehrere Preise senden. Für einige Kanäle können wir sogar Inhalte wie Beschreibungen oder Bilder senden und Inseratet erstellen. Diese Tabelle gibt einen

Diese Liste zeigt die Möglichkeiten im Überblick.

3.2 Einrichtung

Um den Channelmanager zu benutzen, benötigen Sie Accounts für die Buchungskanäle, die Sie nutzen möchten.

Dann gehen Sie zu (KONFIGURATION) > -> CHANNEL MANAGER. Jeder OTA hat eigene Anforderungen. Details sehen Sie, wenn Sie auf die HILFE (Menue oben rechts) für den jeweiligen Kanal klicken.

3.3 Preise anpassen

Sie haben die Möglichkeit die Preise um einen Faktor anzupassen z.B. für Währungsumrechnung oder um die Provision zu berücksichtigen.

3.4 Generelle Einstellungen

Neben den spezifischen Einstellungen für einzelne Channel können Sie unter (KONFIGURATION) > CHANEL MANAGER globale Einstellungen vornehmen, die für alle Unterkünfte im Account und für alle Channels, welche die Funktion unterstützen gelten:

• Datenexport = 1 oder 2 Jahre. Wenn Sie Preise für bis zu 2 Jahre exportieren wollen achten Sie darauf, dass Sie in den Raten den gewünschten Vorlauf einstellen bzw. Tagespreise haben. Bitte beachten Sie, dass viele OTSs keine Preise für zwei Jahre im voraus akzeptieren

• Channel Collect Zahlungen importieren - Wenn Sie Channels nutzen, die Zahlungen von Gästen entgegennehmen, können die Werte importiert werden, wenn Sie "Ja" einstellen

• Sprache aus Land ableiten - wenn die Sprache des Gastes nicht übermittelt wurde, das Herkunftsland jedoch kann die Sprache aus dem Land abgeleitet werden.

4 iCal Verbindungen

iCal ist ein digitales Dateiformat, das die Synchronisierung von Kalenderereignisinformationen ermöglicht. iCals kann für verschiedenen Kalenderanwendungen genutzt werden.

Unsere iCal-Synchronisierung aktualisiert alle Kalender, die das weit verbreitete iCal-Format einschließlich Google-Kalender und Outlook unterstützen. Obwohl nicht für Channel Management konzipiert, wird iCal heute von vielen Ferienvermietungs-Websites verwendet.

Nutzen Sie iCal nur für Portale, für die keine API Schnittstelle verfübar ist.

4.1 2-Wege Synchronization via iCal

Für viele Kanäle einschließlich Airbnb, VRBO, TripadvisorRentals bieten wir speziell konstruierte iCal-Synchronisationsoptionen an, die 2-Wege sind.

Für andere Kanäle können Sie unseren iCal-Export verwenden, um die Verfügbarkeit an den Kalender zu senden und den iCal-Import, um Buchungen zu Beds24 zu importieren.

5 FAQ

5.1 Bekomme ich Benachrichtigungen über neue Buchungen?

Nachdem sie den Channel manager aktiviert haben erhalten Sie von Beds24 Benachrichtigungen zu jeder neuen Buchung oder Änderung.

5.2 Bekommen Gäste eine Bestätigung?

Der Channel bestätigt dem Gast die Buchung. Beds24 sendet normalerweise keine Buchungsbestätigung. Wenn Sie eine zusätzliche Bestätigung senden möchten können Sie eine Auto Action Email einrichten. Es ist eine Vorlage verfügbar, die Sie weiter anpassen können. Verwenden Sie die Kontexthilfe (?Icons) in der Auto Action und auf der Hilfeseite (klicken Sie auf ?Hilfe" im Menü oben rechts) für weitere Anweisungen.

5.3 Wie ändere oder storniere ich eine Buchung?

Buchungen, die von einem Channel importiert wurden müssen im Channel modifiziert werden. Den Status einer Buchung in Beds24 auf "Storniert" zu ändern löst kein Storno beim Channel aus und kann zu Überbuchungen führen (Ausnahme: VRBO/Homeaway/FewoDirekt XML Buchungen können über Beds24 storniert werden).

Zimmeränderungen haben keine Auswirkungen auf den Channel. Für den Channel verbleibt die Buchung im dort gebuchten Zimmer.

Wenn Sie Änderungen in Beds24 machen müssen und vermeiden wollen, dass diese Änderungen mit dem nächsten Import überschrieben werden, öffnen Sie die Buchung und setzten "Änderungen durch Kanal zulassen" = Nein oder "Alle außer Zimmeränderungen". Sie können dies entweder global in (KONFIGURATION) > CHANNEL MANAGER oder pro Buchung im Reiter "Details" der Buchung machen.

5.4 Wo finde ich Kreditkartendetails?

Manche OTAs senden Kreditkartendetails. So können Sie Kreditkartendetails ansehen.

5.5 Wie zahlen Gäste?

Zahlungen für Buchungen über Buchungskanäle werden direkt über die Buchungskanäle abgewickelt. Jeder Buchungskanal handhabt dies nach seinen Regeln bzw. der Vereinbarung mit dem Vermieter. Wenn ein Kanal die Zahlung des Gastes entgegennimmt können Sie wählen diesen in als Zahlung in die Buchung zu importieren.

Manche OTAs übermitteln Kreditkartendaten an Beds24. Wenn Sie Stripe als Provider nutzen, können Kreditkartendaten die von OTAs übermittelt werden direkt an Stripe gesendet und bei Bedarf dort belastet werden.

5.6 Wie kann ich eine Promotion oder einen Sonderpreis anlegen?

Promotions werden nicht über den Channel Manager synchronisiert. Alle Promotions müssen direkt im Extranet des Channels angelegt werden.

5.7 Kann ich verschiedene Preise für unterschiedliche Mindestaufenthalte oder Belegungen senden?

Das hängt von den Möglichkeiten des Channels ab. Schauen Sie auf der Hilfeseite der Channels nach, die Sie nutzen.

5.8 Kann ich unterschiedliche Verfügbarkeiten senden?

Ja. In (KONFIGURATION) CHANNEL MANAGER > CHANNEL KONTINGENTE können Sie die Verfügbarkeit anpassen.

5.9 Ich habe mehrere Unterkünfte. Wie richte ich das ein?

Über das System können multiple Unterkünfte in einem Benutzerkonto verwaltet werden Wie sie das einrichten hängt vom Channel ab. Schauen Sie auf der Hilfeseite der Channels nach, die Sie nutzen.

5.10 Was mache ich wenn ich eine Überbuchung habe?

• Prüfen Sie, ob Sie Fehlermeldungen bekommen. Fehler müssen umgehend behoben werden, da Sie dazu führen können, dass Updates nicht gesendet werden können.
• Wenn Sie den selben Code für mehrere Einheiten nutzen kann dies zu Überbuchungen führen. Achten Sie auf Warnungen.

Wenn Sie kein Problem sehen können, senden Sie uns ein Support Ticket mit der Buchungsnummer.

5.11 Warum wurde eine Buchung nicht importiert?

• Überprüfen Sie, ob die Einheit für die diese Buchung ist korrekt gemappt it.

Wenn Sie kein Problem sehen können, senden Sie uns ein Support Ticket mit der Buchungsnummer.

5.12 Warum ist der Preis der Buchung falsch?

• Eine Promotion oder ein im Extranet des Channels angelegter Sonderpreis kann den vom Channel Manager gesendeten Preis reduzieren.
• Sie haben verbundene (linked) Raten im Channel.
• Ihre Preise sind nicht so angelegt, wie Sie erwarten.
• Der Channel Manager kann nicht von allen OTAs Preise importieren. Wenn Sie in (KONFIGURATION) > UNTERKÜNFTE > EINHEITEN > SETUP einen "Mindestpreis" eingesetzt haben, setzt das System diesen Preis ein.

5.13 Was ist pool allotment?

Die Idee ist, dass alle Zimmer in einem Pools sind aus dem alle verbundenen OTAs sich bedienen können. Der Pool ist leer, wenn alle Zimmer gebucht sind. Dann wird das Zimmer in allen OTAs automatisch geschlossen.

5.14 Was sind contracted rooms oder base allocation?

Das ist eine Vereinbarung zwischen ihnen und einem Channel, mit der Sie sich verpflichten ein bestimmtes Kontingent zur Verfügung zu stellen. Das bedeutet, dass Sie diese Zimmer nicht direkt oder auf einem anderen Channel verkaufen können.

5.15 Was mache ich wenn ein Gast nicht anreist?

Um ein No Show an Booking.com zu senden öffnen Sie die Buchung und klicken auf den dafür vorgesehenen Button im Reiter "Details". Für alle anderen OTAs kontaktieren Sie bitte ihren Account Manager oder Support.

5.16 Kann ich für Buchungen von bestimmten Channels ein eigenes Rechnungstemplate erstellen?

Ja. Nutzen Sie diese Hilfeseite für weitere Informationen.